Tujuan

1. Pengenalan mengenai manajemen bencana
2. Memahami peran sektor kesehatan pada penanggulangan bencana
3. Mampu melakukan preparedness dengan
   1. Membuat analisa situasi,
   2. Menyiapkan organisasi, dan
   3. Membuat plan of action.
4. Mampu menyiapkan respon dan recovery

Hari 1: Sabtu, 27 Mei 2006

Alarming and Declare

Pukul 05.50
Terjadi gempa di Bantul dan Klaten. RS Sardjito yang berlokasi di Yogyakarta utara hanya mengalami kerusakan fisik yang tidak berarti. Karyawan RS yang bertugas malam sudah mengetahui adanya gempa dari media, kontak pribadi dan karena merasakan sendiri goncangan gempa yang cukup besar. Saat itu RS dalam keadaan persiapan letusan merapi. Pasien pertama yang masuk adalah seorang pengendara sepeda motor yang jatuh karena jalan yang bergoyang saat gempa.

Pertanyaan:

1. Apakah terjadi bencana?
2. Siapa yang harus memberi peringatan kemungkinan terjadi bencana dan kepada siapa?

Pukul 07.00

Anggota tim bencana Merapi RS sudah mulai berdatangan. Selanjutnya pasien dari Bantul mulai berdatangan masuk ke RS, ditangani seadanya di UGD. Jumlah pasien meningkat terus. Sehingga pada pkl. 10.00 pasien sudah mencapai 500 orang

Pertanyaan:

1. Siapa yang harus menyatakan keadaan bencana?
2. Siapa yang harus menjadi komandan saat itu?

Strategy in Chaos

Pukul 10.00
Pasien sudah mencapai 500. Pada saat itu tim bencana melakukan koordinasi dan pembagian tugas. Keadaan yang dihadapi tidak sesuai dengan persiapan. Kebutuhan jauh melebihi resources. Beberapa anggota inti tim bencana juga tidak berada di tempat. Perlu diketahui bahwa sebagian dokter bedah dan dokter anestesi saat itu tidak berada di tempat karena ada pertemuan di Bandung, Surabaya dan Makasar.

Pukul 14.00
Pasien sudah mencapai 1500. Terjadi kekacauan dalam penanganan pasien. Pasien dan petugas sama-sama ketakutan untuk memasuki bangunan karena takut roboh, sehingga diputuskan untuk membuat tenda di luar. Pasien rawat inap kosong karena semuanya diungsikan keluar ruangan semua atau memilih untuk pulang. Operasi di UGD mulai pukul 14.00. Logistik untuk pasien sudah mulai didistribusikan.

Pukul 16.00
Tercatat pasien sekitar 2000 orang. Operasi sudah mulai dikerjakan di OK UGD dan OK darurat di gedung poliklinik baru. Petugas yang melakukan pertolongan adalah petugas jaga malam yang belum pulang, jaga pagi dan petugas lain yang sukarela datang ke RS. Banyak petugas lain yang menjadi korban hidup bencana. Sebagai contoh, dari instalasi bedah pusat hanya 3 orang yang masuk kerja. Keadaan kacau karena tidak dapat dilakukan isolasi arus masuk korban dan pengunjung tidak teratur. Ruang bedah pusat tidak digunakan karena masalah keamanan/keraguan kekuatan bangunan.

Pertanyaan:

1. Apakah triase sudah terlaksana dg baik?
2. Jumlah tempat tidur RS adalah 700, sedangkan pasien masuk 2500 orang. Apa yang harus dilakukan?

Koordinasi Intern dan Tenaga Bantuan

Pukul 18.00
Tim konsultan datang dari Jakarta. Semua unit kerja di RS melakukan aktivitas sendiri-sendiri, secara reaktif, sesuai kemampuannya, tanpa ada koordinasi terpusat dari RS. Triase tidak jelas arahnya, mobilisasi juga tidak berjalan. Baru malam itulah mulai dilakukan re-triase, setelah pukul 18.00.

Pukul 20.00
Rapat koordinasi dilakukan oleh tim bencana RS dan relawan-relawan medis. Hasil rapat antara lain: melanjutkan apa yang sudah berjalan dengan menunjuk personel tertentu sebagai pimpinan dan melengkapi susunan tim bencana yang sebenarnya berasal dari tim bencana Merapi. Sebagai kontak person tim medis bantuan ditunjuk kepala UGD. Pendataan pasien sudah mulai dilakukan sejak pagi dikoordinir oleh bagian MR. Proses triase tidak berjalan karena jumlah korban yang jauh melebihi kemampuan.

Pukul 21.00
Tim medis dari Surabaya/Jatim sudah masuk ke RS. Komunikasi keluar dan masuk Yogya masih terganggu. Pasien terus berdatangan. Tim medis bantuan dari luar kota sudah menyatakan kesediaannya untuk datang melalui berbagai kontak person pribadi (tidak teratur koordinasinya) selain melalui kontak person RS. Tiga kamar OK UGD dioperasikan untuk 7 meja pasien ditambah 4 meja operasi darurat di gedung poliklinik baru.

Pukul 23.00
Petugas lokal sudah tidak sanggup melakukan pekerjaan. Pelayanan medis dilakukan oleh tim medis bantuan dan sebagian kecil petugas lokal yang baru datang.

Pukul 24.00
Pasien baru masih terus berdatangan. Bangunan masih dianggap belum layak untuk ditempati. Sampai hari sabtu berakhir, pihak RS masih menyatakan bangunan tidak layak pakai, walaupun tim konsultan dari Jakarta pada pukul 18.00 menyatakan bahwa semua bangunan di RS masih layak dipakai. Penggunaan fasilitas medis belum bisa maksimal. Zoning menggunakan koridor dan lain-lain berjalan situasional, tidak seperti yang direncanakan maupun kaidah zoning. Area di RS belum bisa diisolasi. Sebagian korban besar korban adalah kasus patah tulang (kurang lebih 80%), internal bleeding 10%, cedera kepala 5%, lain-lain 5%. Tidak terdapat ICU karena ICU dikosongkan sehingga tidak berfungsi.

Pertanyaan:

1. Siapa yang harus menetapkan apakah bangunan RS masih layak huni atau tidak?
2. Bagaimana sikap yang harus diambil menghadapi keraguan kelayakan bangunan RS?
3. Apa yang mungkin terjadi dengan pelayanan kesehatan seperti itu?
4. Unit kerja di RS apakah yang harus difungsikan segera?
5. Aspek medicolegal apa yang mungkin timbul?

Hari 2: Minggu, 28 Mei 2006

Manajemen Krisis pada Bencana

Pukul 00.00
Pasien baru masih datang. Dimulai usaha untuk memasukkan pasien ke ruangan namun mengalami kesulitan karena tidak ada transporter. RS kotor karena tidak ada yang membersihkan. Pasien dewasa dimasukkan ke IRNA namun pasien tetap menolak untuk masuk. Pelayanan operasi dan penanganan pasien menurun karena petugas yang kelelahan.

Pukul 03.00
Usaha untuk memasukkan pasien ke IRNA berhasil, sekitar 40 orang bisa dimasukkan dikerjakan oleh relawan. Pasien yang bersedia masuk ke bangsal jumlahnya tidak signifikan.

Pukul 04.30
Operasi pasien terakhir di OK UGD.

Pukul 08.00
Ada berita bahwa ada perintah untuk evakuasi pasien ke kota-kota besar karena RS di Yogya dianggap tidak sanggup memberikan pelayanan penanganan pasien dengan baik.

Pukul 09.00
Aktivitas pelayanan medis meningkat. Petugas mulai kelelahan sementara pengganti belum datang.

Pukul 12.00
Pasien yang masuk keruangan belum bertambah. Sebagian pasien dievakuasi ke gedung PSIK FK UGM.

Pukul 20.00
Tenaga bantuan mulai bertambah banyak. Sebagian disalurkan ke luar RS dan keluar DIY, karena tenaga di RS mulai terpenuhi dan kamar OK belum mulai bekerja. Kesulitan transporter dan tenaga untuk bersih-bersih belum terpenuhi. Koordinasi relawan non-medis belum berjalan. Bantuan konsumsi bertambah banyak. Pencatatan medis masih terus berlangsung. Hujan mendorong pasien untuk mau masuk ruangan. Mulai terjadi kekurangan bahan medis tertentu seperti ATS dan antibiotik. ICU mulai berfungsi.

Pertanyaan:

1. Mengapa pasien “menumpuk“ di RS? Apakah ada kemacetan pelayanan?
2. Apakah evakuasi perlu dilakukan/tidak? Pertimbangan evakuasi tidak berdasar apa?
3. Apakah fasilitas RS sudah dimanfaatkan secara maksimal?
4. Apakah kelurga korban perlu diurus? Siapa yang seharusnya mengurus?
5. Apakah problem yang kira-kira timbul pada hari kedua untuk pasien, keluarga pasien, petugas, relawan dan tim bencana RS?

Hari 3: Senin, 29 Mei 2006

Manajemen Tanpa Arah

Pukul 08.00

• GBST belum bisa difungsikan, karena pipa air pecah sehingga air belum bisa masuk ke GBST. NGO mulai masuk ke Sardjito. Bantuan lebih banyak yang datang, semakin tidak terkoordinir dengan baik.
• Mulai timbul kesulitan karena tim medis bantuan yang datang jumlahnya melebihi yang diperlukan.
• Timbul masalah kompetensi antara dokter bedah umum dan ortopedi, dan antar spesialis lainnya (inter disipliner).
• Timbul masalah pembagian tugas dalam tim RS, ada perbedaan pelaksana antara de Facto dan de Yure, karena setting tim merapi tidak sama dengan tim untuk bantul.
• RS membuat pernyataan bangunan layak dipakai, tapi pasien dan petugas medis banyak yang meragukan.
• Suplai obat dan bahan medis mulai berlebihan.
• Gedung PSIK, mikrobiologi, parkir parasitologi di FK dan RS Soedomo di FKG mulai penuh dengan pasien yang akan dipulangkan (transitory place).

Pukul 12.00

• Rapat koordinasi memutuskan tentang evakuasi dengan deadline bila hari itu GBST tidak bisa melakukan operasi, maka dilakukan evakuasi.
• Belum terlihat adanya strategi menghadapi problem yang jelas.
• Pencatatan medis berjalan terus, tetapi rincian tindakan medis tidak terekam dengan baik.
• Koordinasi relawan non medis (pribadi, kelompok, maupun organisasi) mulai teratur, transporter dan kebersihan teratasi.
• Mulai timbul masalah terhadap pengendalian logistik dan alat medis.
• Pelayanan rutin belum berjalan, keadaan seperti ini bertahan sampai dua minggu.
• Mulai timbul masalah perawatan harian pasien yang dirawat di RS.
• Mulai timbul komplikasi infeksi pada pasien.
• ICU sudah tidak mampu menampung pasien lagi.

Pertanyaan:

1. Apa tindak lanjut timbulnya tetanus?
2. Apa sasaran yang segera harus dicapai?
3. Apakah kelurga korban perlu diurus? Siapa yang seharusnya mengurus?
4. Apakah problem yang kira-kira timbul pada hari ketiga ini untuk pasien, keluarga pasien, petugas, relawan dan tim bencana RS?

Hari 4: Selasa, 30 Mei 2006

Keseimbangan Mulai Tercapai

Pukul 08.00
Pasien 90% sudah masuk ke ruangan, koridor sudah bersih, tenda di halaman RS sudah dibongkar, pasien kelompok hijau mulai dipulangkan.

Pukul 13.00
GBST mulai berjalan dengan 15 kamar operasi berfungsi dengan cukup tenaga karena ada bantuan relawan medis. GBST difungsikan untuk OK elektif. OK sementara di poliklinik baru ditutup, UGD hanya untuk operasi emergency. RSG Prof Soedomo juga ditutup karena tidak diperlukan, pasien sudah cukup ditampung di RS dan FK UGM. Tim medis asing yang baru datang dan tidak bisa bekerja di RS disalurkan ke Bantul.

Pertanyaan:

1. Apakah fase tanggap darurat medis itu?
2. Apakah tanggap darurat medis sudah terlewati hari itu?

Hari 5: Rabu, 31 Mei 2006

Transisi ke Situasi Normal

Masalah baru: pasien yang akan dipulangkan tidak memiliki tempat tinggal, tidak ada keluarga, tidak ada transportasi sehingga banyak pasien tidak mau/bisa pulang. Gedung parkir baru mulai dipakai sebagai ruang rawat inap. Penanganan pasien sudah terprogram, RS sudah bisa menerima rujukan pasien RS lain untuk melakukan operasi.

Pertanyaan:

1. Kapan aturan normal bisa diberlakukan?
2. Kapan pasien “biasa “ seharusnya mulai bisa dilayani?
3. Apa pertimbangan untuk menentukan status siatuasi? Siapa yang menentukan?

Hari 6: Kamis, 1 Juni 2006

Kembali ke Situasi Normal

• Penempatan pasien di ruangan sudah selesai, semua pasien sudah mendapat tempat.
• Mulai timbul masalah pasien rutin non gempa karena poli belum buka
• Komplikasi lebih banyak terjadi.
• Gedung-gedung di FK mulai dikosongkan.
• Mulai dipikirkan untuk mengakhiri masa tanggap darurat medis.
• Timbul masalah logistik medis: beberapa obat yang diperlukan kurang, ada yang tidak diperlukan banyak, ketidaksesuaian, expire, penyimpanan, pencatatan pelaporan, kewenangan menerima (alur penerimaan).

Pertanyaan:

1. Apakah RS perlu melibatkan diri pada penanganan korban di lapangan?
2. Apakah RS perlu melakukan foilow up pasien?
3. Apakah RS perlu melakukan konsolidasi dengan RS lain?
4. Apakah RS perlu aktif dalam proses recovery – development?

Disaster Medical Planning

Multicasualty Incidents and Disaster

Deskripsi

Bencana merupakan kejadian yang tidak dapat diperkirakan kapan mau terjadi, dimana terjadinya, seberapa besar kekuatan bencana, serta siapa yang tertimpa bencana. Berdasarkan peta geologi maupun melihat kejadian-kejadian bencana di negeri kita menunjukkan sebagian besar daerah di Indonesia berada pada daerah bencana dan kemungkinan kejadian bencana dimasa mendatang tetap harus diwaspadai. Salah satu dampak bencana adalah kehancuran dan kerusakan  kehidupan manusia baik fisik maupun mental.

Dari pengalaman kejadian bencana beberapa waktu yang lalu, dan masih dirasakan hingga sekarang, masalah kesehatan, terutama pada periode akut dan rehabilitasi. Untuk dapat memberikan pelayanan kesehatan dengan cepat, tepat memerlukan komponen-komponen antara lain: SDM, sarana-prasarana, logistik-medis (obat-obatan, bahan-bahan & alat medis habis pakai, dll), komunikasi-transportasi. Permasalahan pada logistik medis sangat komplek. Disatu sisi memberikan pelayanan pada para pelaku pelayanan kesehatan (dokter, paramedik, rumah sakit, Puskesmas, Posko Bencana), di sisi lain harus menerima dan menginventarisasi bantuan/donasi logistik-medik dalam waktu yang bersamaan dan volume barang yang besar.

Pada table top kelompok Logistik Medis, para peserta Workshop Manajemen Bencana diharapkan dapat menguji response individu maupun kelompok dalam: mengidentifikasi permasalahan logistik medis, mendalami sejauh mana permasalahan dapat mengganggu pelayanan kesehatan, dapat melakukan perencanaan aksi yang cepat (rapid planning responses) dan mengatasi/memecahkan permasalahan yang muncul dengan cepat dan tepat sesuai dengan lingkungan (rapid problem solving) dan dapat memantau serta melakukan evaluasi ketersediaan logistik medis (recording-monitoring-evaluation-reporting).

Tujuan

1. Menguji respon individu maupun kelompok dalam menghadapi bencana.
2. Menguji kerjasama tim dalam mengidentifikasi, merencanakan aksi-solusi masalah pelayanan dan penerimaan bantuan/donasi logistik medis.
3. Dapat menyusun, mengatur, menyimpan dan mendistribusikan logistik medis secara tepat sasaran, cepat, sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan.
4. Dapat melakukan recruitment SDM, sesuai dengan kualitas dan kuantitas yang diperlukan.
5. Dapat melakukan pencatatan, pemantauan, assessment, dan membuat laporan logistik medis yang diterima, disimpan, didisrtibusikan dan yang digunakan.

(Referensi: Catatan Harian Kepala Gudang Farmasi (GFK) Kabupaten Bantul Dalam Penanganan Bencana Gempa Bumi 27 Mei 2006)

Hari 1: Sabtu, 27 Mei 2006

Setelah mendapat informasi bahwa sumber gempa berasal dari laut 37 km selatan Yogyakarta dengan kedalaman 33 km, kekuatan 5,9 SR, maka berdasar informasi tersebut muncul pikiran “Bagaimanakah Gudang Farmasi Kabupaten Bantul”, karena jaraknya relatif lebih dekat ke laut selatan. Namun ternyata saat itu tidak dapat melakukan komunikasi dan koordinasi dengan petugas lain melalui telepon karena kemudian saluran telepon putus. Sementara menghubungi petugas GFK yang lain pun sangat sulit karena tidak bisa dihubungi melalui telepon. Saya pribadi tidak membawa kunci, saat itupun juga sedang menolong tetangga yang menjadi korban, di samping itu tidak bisa sesegera mungkin ke kantor menyelesaikan masalah karena kondisi jalan depan rumah yang tertutup reruntuhan tembok tetangga yang roboh sehingga mobil tidak bisa keluar. Tentu sangat panik karena apabila kunci tidak segera datang maka gudang obat akan dibobol apakah membobol tembol, pintu atau yang lain, yang terpenting obat bisa diambil dan setelah itu terserah gudang farmasi tentang keamanannya, bukan tanggung jawab pengambil obat, demikian telepon yang diterima.

Kondisi gudang setelah gempa sangat berantakan karena ada beberapa obat yang berjatuhan dari rak dan beberapa obat dalam kemasan botol kaca yang pecah, belum lagi genteng yang melorot. Keadaan ini tentu menyulitkan bagi petugas dalam melakukan pelayanan untuk memenuhi permintaan obat sesuai peraturan yang berlaku, dimana harus dilakukan pencatatan dalam kartu stok dan sebagainya. Saat itu juga kami melakukan koordinasi untuk menyiapkan GFK siaga 24 jam sehingga apabila Rumah sakit atau Puskesmas memerlukan obat sewaktu-waktu GFK siap melayani. Namun karena petugas GFK sangat sedikit dalam tiap periode hanya bisa menempatkan 2 orang personil jaga.

Pertanyaan-pertanyaan Kunci

1. Kemana memastikan/konfirmasi tentang pernyataan bencana?
2. Bagaimana manajemen dan jalur komando pada fase respons suatu bencana? Menghubungi struktural untuk koordinasi bencana propinsi/kabupaten/kota atau task force yang sudah siap? Secara langsung atau melalui alat telekomunikasi ?
3. Tindakan apa yang harus dilakukan dengan keterbatasan infrastruktur dan harus memberikan pelayanan permintaan-permintaan mendadak dan minta segera dilayani?
4. Bagaimana membangun tim logistik dengan keterlibatan pihak terkait logistik? Kontak person kolega/orang-orang kunci (MKO, Fak. Farmasi, Sekolah SMF, NERS dll), profesi, mengundang lewat media tersedia.
5. Bagaimana struktur organisasi dan tata laksana manajemen logistik yang sesuai kebutuhan? Diperlukan menetapkan koordinator logistik (leadership, koordinatif, mampu melakukan networking), titik utama (penerimaan/seleksi, permintaan eksternal/internal, penataan dan penyimpanan, distribusi) – dapat petugas dinas kesehatan (far-min) atau petugas lain yang mampu.
6. Apakah berwenang untuk melayani posko di luar rumah sakit (swasta)? Kepada siapa saja meminta bantuan dan memberikan pelayanan log-med? Bagaimana memperkirakan jenis dan jumlah kebutuhan?
7. Siapa yang akan melakukan pengiriman obat/log-med ke tempat-tempat pelayanan bencana langsung dalam situasi keterbatasan persediaan obat/log-med, SDM, maupun infrastruktur?
8. Siapa yang diberi tanggungjawab sebagai LO (Laison Officer)? Dinas atau Pemerintah Daerah (Satlak) atau siapa?
9. Keterbatasan persediaan obat/log-med di GFK hanya untuk puskesmas/ RSUD Kabupaten/Kota dengan estimasi untuk jangka waktu tertentu. Bagaimana dengan permintaan–permintaan POSKO dan lainnya?
10. Dijumpai adanya segmentasi pelayanan kesehatan, khususnya log-med dan Obat antara swasta vs pemerintah-Kabupaten/Kota-Propinsi-Nasional, apa dan bagaimana solusinya?

Hari 2: Minggu, 28 Mei 2006

Kondisi GFK semakin tidak karuan karena adanya hujan semalam dan banyak genteng yang jatuh karena gempa. Hari itu beberapa puskesmas mulai mengambil obat untuk penanganan korban gempa. Apalagi sebagian besar puskesmas roboh sehingga obat-obat yang ada tidak dapat digunakan. Saat itu petugas jaga pagi hanya ada 1 orang (bukan tenaga berlatar belakang farmasi), mengingat sebagian petugas juga korban gempa sehingga hal tersebut sangat dimaklumi bila tidak bisa hadir. Pelayanan hanya dilakukan oleh 1 orang Apoteker.

Sampai dengan hari ini obat yang digunakan adalah obat rutin GFK sehingga ada kekhawatiran akan kekurangan obat apabila obat dilepas tidak sesuai sistem distribusi yang ada selama ini. Sekitar jam 15.00 petugas pengganti baru datang, karena motor kehabisan bensin dan sangat sulit mendapatkan bensin, sekali lagi sangat dimaklumi karena semua panik dan semua juga korban.

Hari 3: Senin, 29 Mei 2006

Posko-posko mulai bermunculan demikian pula bantuan mulai berdatangan. GFK bisa mendistribusikan obat tidak hanya ke rumah sakit daerah dan Puskesmas tetapi juga ke posko-posko. Kondisi sudah sangat sibuk karena semakin banyak posko yang memerlukan obat dan juga semakin banyaknya bantuan yang berdatangan. Masalah muncul karena keterbatasan tenaga yang ada, serta bantuan yang datang tidak dilengkapi daftar obat yang diserahkan dan sebagian besar tidak mau dicek obatnya.

Pertanyaan-pertanyaan Kunci

1. Bagaimana cara mengetahui kebutuhan log-med dari yankes yang melayani bencana?
2. Bagaimana cara untuk mencatat kebutuhan maupun log-med yang terdistribusi?
3. Kemana meminta kebutuhan log-med yang kurang?
4. Berapa jumlah dan kriteria tenaga yang diperlukan untuk mendukung manajemen log-med untuk penerimaan, penyimpanan, pengamanan, distribusi dan inventarisasi barang log-med yang diterima? Jenis relawan? Siapa personal kontaknya?
5. Upaya apa yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhan tenaga umum maupun sub-koordinator logistik?
6. Dimana log-med akan ditempatkan sehingga mampu mengakomodasi banyaknya bantuan, memudahkan untuk pengiriman maupun permintaan serta mampu menjaga kualitas log-med?
7. Bagaimana cara distribusi log-med sehingga dapat diterima saat diperlukan di pelayanan/lokasi bencana dengan cepat?
8. Bagaimana cara mengetahui sumberdaya (resources) lokal: gudang perbekalan propinsi, stock nasional dll. Propinsi, donatur, PBF, ”fresh money”?
9. Bagaimana cara menetapkan kuantitas log-med yang dibutuhkan dengan perubahan yang sangat dinamis?
10. Bagaimana cara penataan log-med mengingat banyak variasi bantuan yang datang dengan keterbatasan tempat?

Hari 4: Selasa, 30 Mei 2006

Sudah mulai ada tenaga tambahan yang membantu tugas di GFK, selain dari seksi/subdin lain dalam lingkungan Dinas Kesehatan dan juga relawan dari luar. Sebenarnya saat itu kami sangat membutuhkan tenaga angkat junjung, namun apa boleh buat tenaga yang datang wanita semua. Sumbangan obat untuk penanganan korban bencana datang dari berbagai sumber, baik dalam negeri maupun luar negeri. Seringkali dari pihak pengirim tidak bersedia menunggu untuk dilakukan pengecekan barang yang dikirim, namun sebaliknya dari penerima sering kali pada saat obat datang sedang disibukkan dengan pelayanan pengambilan obat sehingga obat dan perbekalan kesehatan yang dikirim tidak sempat dicek dengan teliti.

Kesulitan semakin kompleks bukan hanya masalah obat yang begitu sangat cepat keluar masuknya, bantuan tenaga mulai ada namun belum ada tenaga teknis yang paham obat. Jumlah tenaga GFK diluar penjaga kantor, sebanyak 5 orang yang harus digilir untuk bisa jaga selama 24 jam. Tenaga teknis yang ada hanya 2 orang  (Apoteker), sementara tenaga lain adalah tenaga umum yang bisa melayani untuk mengambil obat tanpa tahu berapa jumlah yang harus diberikan dan kepada siapa obat tersebut bisa diberikan. Sehingga 2 orang Apoteker harus berjaga dari pagi sampai malam hari, sedang malam sampai pagi karena frekuensi pengambilan obat sedikit, untuk itu ditugaskan tenaga umum lainnya. Sedang relawan yang ada membantu pada pagi sampai siang, dari siang sampai malam hari dan tidak mungkin dilepas tanpa didampingi petugas GFK. Mereka menolak untuk dijadwalkan malam hari sampai pagi meskipun didampingi petugas GFK.

Pertanyaan-pertanyaan Kunci

1. Apa yang dilakukan pada kondisi datangnya bantuan log-med dalam volume besar dan datang bersamaan dengan identitas yang tidak jelas?
2. Bagaimana mencari tenaga profesi yang diperlukan? Perlu manager volunteer?
3. Log-med apa yang perlu disediakan untuk tim medical mobil ke lokasi bencana?
4. Log-med apa yang perlu dikirim untuk daerah lokasi bencana (pelayanan log-med)?
5. Apa yang harus dilakukan staf/petugas log-med agar situasi persediaan dapat diketahui setiap saat?
6. Apa yang harus dilakukan untuk pemantauan/optimalisasi log-med/obat/vaksin dari lokasi/institusi lain? Bagaimana koordinasinya?

Hari 5: Rabu, 31 Mei 2006

Berbagai jalan ditempuh untuk mendapatkan bantuan tenaga, setiap ada informasi dimana kami bisa mendapat bantuan maka kami akan menghubungi, baik lewat satlak yang ternyata memang sangat sulit mendapatkan bantuan karena semua sudah memiliki tugas, lewat organisasi profesi (ISFI), perguruan tinggi (UAD), posko yang mengarahkan tenaga relawan (Posko PKS, Laskar Merah Putih) dan sebagainya. Kendala lain yang muncul, tidak semua pekerjaan bisa dibagi tugas dengan relawan yang bukan tenaga teknis, sehingga pada saat-saat tertentu ada relawan yang siap membantu tetapi ternyata tidak ada kegiatan angkat junjung maupun bongkar muat, dan disaat lain tatkala begitu banyak obat harus turun dari angkutan dan harus dibongkar serta ditata, tidak ada satupun tenaga yang siap untuk membantu. Sementara tenaga yang sudah membantu untuk distribusi obat masih disibukkan dengan pelayanan kepada posko yang memerlukan obat-obatan. Bila kondisi demikian maka tidak jarang terjadi keributan karena tenaga yang ada masih sibuk dan sangat capek, sementara dari pihak pengirim menginginkan segera dibongkar muatannya.

Kesulitan lain yang dialami, karena petugas harus bekerja over time, tidak hanya dari jam 07.30–14.30 tetapi sampai malam maka mau tidak mau harus menyediakan makan siang maupun malam untuk beberapa petugas. Kesulitan muncul karena tidak tersedia dana untuk penanganan obat pasca bencana ini. Selain dikarenakan tidak ada dana, juga kesulitan mendapatkan makanan, karena sebagian wilayah bantul mengalami kerusakan untuk mendapatkan warung yang menjual makanan/nasipun jadi sangat sulit. Bukan sesuatu yang mengherankan bila petugas yang berada di GFK makan siang pada jam 17.00 atau bahkan lebih setiap harinya. Dalam hal ini tentu GFK tidak hanya memikirkan konsumsi pegawai GFK yang berjumlah 7 orang, tetapi juga karyawan Dinas Kesehatan dari Seksi/subdin lain yang membantu serta mahasiswa yang memang diminta untuk membantu. Sehingga dana yang pernah kami terima, walaupun sangat terlambat, sangat jauh dari mencukupi, sedang relawan umum biasanya sudah siap dengan bekal, kami hanya menyediakan minum.

Obat merupakan komoditi yang sangat berbeda dengan barang kebutuhan konsumen lainnya seperti beras, kopi, gula dan sebagainya. Menurut Undang-Undang Kesehatan No: 23 tahun 1992 yang berhak melakukan pengelolaan obat adalah Tenaga Farmasi yang terdiri dari Apoteker atau Asisten Apoteker sejak tanggal 28 Juni 2006 distribusi obat mulai dikembalikan ke sistem yang ada. GFK hanya melayani obat ke Puskesmas dan Rumah Sakit bila memerlukan, sementara pelayanan obat di posko dilayani oleh puskesmas. Pengambilan obat oleh puskesmas ke GFK tidak dibatasi frekuensinya, sepanjang memerlukan obat, puskesmas dapat mengambil obat ke GFK kapan saja. Namun sejak 11 Juni 2006, waktu pelayanan sudah mulai kami batasi hanya sampai jam 17.00 karena kami harus membuat laporan pertanggungjawaban ke donatur maupun ketua satlak, sementara tenaga relawan yang membantupun telah berhenti satu demi satu, dan kondisipun sudah mulai membaik.

Kesulitan yang kami alami tidak hanya berhenti disini, tatkala kami harus membuat pertanggungjawaban mengenai bantuan yang kami terima kesulitan lain muncul. Hal ini terjadi karena keterbatasan tenaga, dan format laporan yang beragam. Untuk itu kami sudah mulai merekap bantuan dan penyaluran dengan menggunakan format yang kami buat sendiri. Sebenarnya untuk rekap bantuan dan penyaluran seawal mungkin sudah dikerjakan dengan dibantu tenaga relawan dan tenaga dari Dinas Kesehatan, namun karena tidak memiliki latar belakang dibidang obat, laporan tersebut setelah dilakukan klarifikasi banyak menemui kejanggalan. Hal ini sangat dimaklumi karena beragamnya nama obat, tidak semua obat dengan nama generik, beragamnya dosis, jenis sediaan, nama obat dari satu obat, sehingga menyulitkan bagi mereka yang tidak kenal obat untuk merekap. Sehingga pekerjaan inipun diulang, dan baru bisa mulai dikerjakan setelah tanggal 11 Juni, setiap hari setelah selesai melakukan pelayanan. Namun dengan adanya format yang diberikan WHO (LSS) kami harus mengganti semua rekap kami, dan ternyata dalam situasi yang masih disibukan dengan pelayanan format yang baru kami kenal ini tidak cukup efektif digunakan, karena harus belajar dulu. Kemudian pada tanggal 26 Juni kami diberitahu bahwa format laporan menggunakan format lain yang mengacu pada pedoman penanganan bantuan bencana dari kementerian sosial. Dengan demikian semua laporan yang telah dibuat tidak diakui dan harus diubah ke format yang baru. Kesulitan yang dialami bahwa item obat yang diterima dan disalurkan terlalu banyak (sekitar 300an), posko yang dilayani juga sangat banyak (200an), sementara obat harus dilaporakan per item dengan waktu pelaporan yang cukup pendek (tanggal 3 Juli harus dikirim).

Setelah permasalahan pelayanan dan pertanggungjawaban selesai, maka tugas yang harus segera dikerjakan oleh GFK adalah menangani obat yang rusak dan kadaluarsa. Mengingat ruang penyimpanan yang terbatas, maka obat yang tidak digunakan itu harus segera ditangani. Untuk pekerjaan ini, dibantu oleh WHO sedang untuk pengurusan administrasi dan perijinan dari pihak otoritas merupakan tugas masing-masing kabupaten. Berbagai kendalapun sempat ditemui dalam penanganan ini karena belum adanya kejelasan aturan dan mekanisme pemusnahan obat ini serta kurangnya dipahami mengenai obat kadaluwarsa oleh pihak terkait.

Pertanyaan-pertanyaan Kunci

1. Apa yang dilakukan pada kedatangan bantuan log-med yang bersamaan dalam volume yang besar?
2. Sistem pencatatan – pelaporan serta pelayanan log-med apa yang dapat dilaksanakan?
3. Bagaimana melaksanakan pemberian informasi ketersediaan log-med pada POSKO, Institusi Pelayanan Kesehatan?
4. Bagaimana melakukan seleksi terhadap log-med kadaluarsa/rusak/ hilang/tidak diperlukan? Apa yang harus dilakukan untuk mengelolanya?
5. Bagaimana Standar pencatatan donasi yang ”auditable”?
6. Bagaimana Pengamanan obat di masyarakat?
7. Apakah penentuan harga perlu disamakan oleh pemerintah (appraisal)?
8. Bagaimana menyiapkan pelaporan yang diminta berbagai instansi termasuk audit?