Konsep penanganan pandemi COVID-19 ini pada dasarnya sama dengan konsep penanganan bencana. Perbedaannya hanya ada di prinsip dasar penanganan karena perbedaan sifat agen kausatifnya. Sudah saatnya rumah sakit mengaktifkan ICS yang sudah dibentuk untuk menangani pandemi COVID-19. ICS yang dibentuk dapat dikatakan sudah berjalan jika sudah memenuhi 3 fungsi yaitu what doing what (pembagian tugas), communication (alur komunikasi), dan what if (rencana cadangan).
Permasalahan yang sering dihadapi oleh rumah sakit adalah sudah memiliki SK satuan tugas penanganan COVID-19 beserta tugas dan fungsinya, namun belum memiliki alur komunikasi internal dan alur komunikasi eksternal. Misalnya bidang logistik sudah masuk dalam ICS dan sudah memiliki tugas fungsi yang jelas, namun ketika ada masalah kekurangan APD, bidang logistik tidak mengetahui kemana harus berkoordinasi, apakah langsung meminta ke pihak eksternal atau melalui komandan internal dulu. Alur komunikasi ini penting untuk dipahami oleh tim ICS untuk memudahkan koordinasi secara sistematis antar bidang (internal) dan diluar tim (eksternal). Dengan demikian semua informasi kebutuhan dan pelaporan kegiatan bisa terpenuhi dengan baik.
Apa yang Terjadi Saat Ini dalam Komunikasi Saat Wabah?
Cara berkomunikasi yang saat ini sangat populer adalah WhatssApp Group (WAG). Kemudahan dan kecepatan WAG dapat diandalkan. Akan tetapi WAG mempunyai masalah karena dirancang untuk komunikasi sosial, bukan untuk alat komunikasi mengelola bencana yang sangat kompleks. Terjadi banyak tumpukan pesan, sehingga harus scrolling ke atas untuk mencari berita atau kejadian.
Dalam konteks keterbatasan WAG, ada sistem baru yang disebut Slack yang dirancang mempunyai kanal – kanal untuk diskusi. Kanal – kanal tersebut dapat mendukung komunikasi di dalam sebuah sistem manajemen yang kompleks. Diharapkan akan ada perbaikan komunikasi dengan menggunakan Slack dalam manajemen Wabah COVID-19 ini.
Tujuan Workshop
Divisi Manajemen Bencana Kesehatan akan mengadakan workshop komunikasi dalam ICS Penanganan COVID-19 di rumah sakit, workshop ini akan membahas dasar – dasar komunikasi dalam ICS, alur komunikasi, SOP komunikasi dan alat/platform komunikasi berbasis online (aplikasi Slack). Dalam kondisi bencana, rapat koordinasi klaster kesehatan biasanya dilakukan setiap hari dimana dalam rapat koordinasi tersebut semua sub klaster kesehatan menyampaikan laporan kegiatan dan list kebutuhan melalui pertemuan langsung. Namun dalam kondisi sekarang ini, dengan pandemi COVID-19 yang memiliki karakter penularan sangat tinggi, maka alat komunikasi yang digunakan untuk koordinasi harus berbasis online. Salah satu aplikasi yang dapat digunakan adalah aplikasi Slack.
Workshop ini bertujuan untuk memudahkan dan memperbaiki sistem komunikasi dalam ICS Penanganan COVID-19 di rumah sakit
Output Kegiatan
Peserta memahami alur komunikasi dalam ICS
Peserta memiliki SOP komunikasi internal dan komunikasi eksternal
Peserta memiliki alat komunikasi ICS berbasis online (aplikasi Slack)
Peserta dan Persyaratan
Peserta workshop adalah peserta yang telah mengikuti workshop Aktivasi Hospital Disaster Plan berbasis Incident Command System. Diikuti oleh sejumlah komponen yang terdiri dari :
Komandan ICS RS dalam Penanganan COVID-19
Staf lainnya yang tergabung dalam ICS RS dalam Penanganan COVID-19
Waktu Pelaksanaan
Hari/Tanggal : Selasa dan Kamis/7 April dan 9 April 2020 Pukul : 10.30 – 12.00 WIB
Catatan: Hari Rabu merupakan masa untuk mengerjakan tugas dari Hari 1.
Agenda Kegiatan
{tab title=”Pertemuan 1″ class=”danger”}
Komunikasi dalam ICS dan Alat Komunikasi Menggunakan Aplikasi Slack
Selasa, 7 April 2020
Tujuan Pembelajaran Umum : Memahami Alur Komunikasi dalam ICS
Narasumber:
1. Gde Yulian Yogadhita M.Epid, Apt 2. dr. Dhite Bayu Nugroho, MSc, PhD
Fasilitator : Happy R Pangaribuan SKM, MPH
TPK (Tujuan Pembelajaran Khusus)
Pokok Bahasan dan
Sub Pokok Bahasan
Metode
Memahami dasar – dasar komunikasi
Memahami dasar – dasar komunikasi :
Prinsip
Elemen
Teknik komunikasi
Ceramah
Tanya jawab
Diskusi
Penugasan
Memahami posisi komunikasi dalam struktur ICS
Memahami posisi komunikasi dalam struktur ICS struktur :
Struktur Organisasi
Tugas dan tanggung jawab
Memahami juklak yang dibutuhkan dalam komunikasi
Memahami juklak yang dibutuhkan dalam komunikasi :
SOP komunikasi internal
SOP komunikasi eksternal
Memahami Alat Komunikasi menggunakan aplikasi Slack
Memahami Alat Komunikasi menggunakan aplikasi Slack
Pengenalan Aplikasi Slack
Langkah – Langkah Pembuatan dan Penggunaan Slack
*Hari/Tanggal : Rabu, 8 April 2020
Materi : Mandiri Penugasan dan Membuat Slack
Tujuan Pembelajaran Umum : Untuk memahami alat komunikasi dalam ICS dengan menggunakan aplikasi Slack
Workshop hari ini dibuka oleh Prof. dr. Laksono Trisnantoro dari PKMK FK – KMK UGM. Workshop ini akan memperkenalkan satu aplikasi yang bisa membantu untuk meningkatkan komunikasi dalam situasi COVID-19. Selama ini komunikasi dibangun melalui WhatsApp Group (WAG) dan aplikasi ini mudah untuk digunakan. Namun penggunaan WAG ini bisa menjadi suatu jebakan untuk komunikasi – komunikasi yang kompleks seperti yang ada di manajemen bencana dengan menggunakan ICS. Kemungkinan akan banyak pesan yang “tertimbun” dan pesan yang banyak ini sering mengalihkan topik diskusi di WAG. Sistem komunikasi di ICS perlu diintegrasikan ke dalam sistem manajemen untuk memperkuat struktur komando dan operasi yang ditetapkan. Salah satu platform komunikasi yang bisa digunakan adalah aplikasi Slack.
Implementasi Komunikasi dan Informasi dalam Struktur ICS HDP
Materi ini disampaikan oleh Gde Yulian Yogadhita M.Epid, Apt dari Divisi Manajemen Bencana Kesehatan PKMK FK – KMK UGM. Materi ini membahas posisi komunikasi dalam struktur ICS dan memahami juklak yang dibutuhkan untuk komunikasi misalnya dengan adanya SOP komunikasi internal maupun eksternal. Komandan dan kepala seksi dalam komunikasi bertugas menyampaikan instruksi yang jelas kepada petugas/kepala seksi/sub seksi/staf di bawahnya. Kemudian staf memberikan feedback berupa laporan menggunakan media komunikasi yang disepakati. Jadi alur komunikasi dari atas ke bawah sudah jelas, apa yang penting diinformasikan, bagaimana menyampaikan informasi tersebut dan kepada siapa informasi tersebut disampaikan.
Pada sesi diskusi, rumah sakit RSUD Selong Lombok Timur menyampaikan bahwa sejauh ini platform komunikasi yang digunakan adalah WAG, namun SOP alur komunikasi belum disusun. RSU Charlie Kendal sedang menyiapkan komunikasi alternatif dengan menggunakan handy talky (HT). RSUD Sleman sudah memiliki juru bicara yang bertugas untuk menyampaikan informasi kepada pihak eksternal, untuk mengelola komunikasi dalam internal belum ditentukan. RSPAU dr.S.Hardjolukito sudah memiliki alur komunikasi yang baik, semua informasi keluar satu pintu jadi atas persetujuan komandan dulu. Komunikasi untuk operasional sudah terbangun dengan baik, misalnya operasional melaporkan terkait penanganan pasien (jumlah dan kondisi pasien yang ditangani) harus disampaikan setiap hari ke pos komando COVID-19.
Dok. PKMK FK-KMK UGM “Penyampaian Materi Implementasi Komunikasi dalam ICS dan Penggunaan Slack”
Tutorial Penggunaan Slack
Materi ini disampaikan oleh dr. Dhite Bayu Nugroho, MSc, PhD. Sesi ini memperkenalkan aplikasi Slack yang bisa digunakan untuk membangun komunikasi dalam ICS pada masa darurat bencana. Slack ini memiliki channel – channel khusus yang dapat mengkategorikan topik informasi yang akan dibahas oleh tim. Misalnya dalam konteks ICS maka bisa dibuat channel sistem komando, bidang operasional, perencanaan, logistik dan keuangan/administrasi. Channel ini bisa diatur apakah bisa diakses secara bebas atau hanya orang – orang tertentu. Ini akan memudahkan bagi anggota Slack untuk melihat perkembangan informasi per bidang. Jika ada anggota baru yang dimasukkan, anggota tersebut juga bisa melihat informasi yang sudah ada di Slack, berbeda dengan WAG, anggota baru tidak bisa membaca informasi yang yang ada di grup sebelum bergabung. Setelah pemateri menyampaikan turtorial pembuatan Slack ini, pemateri melakukan demo langsung mulai dari penginstalan sampai dengan penggunaan. Tutorial yang disampaikan adalah pembentukan grup Slack untuk admin dan tutorial bagi anggota yang mendapatkan undangan bergabung Slack.
Pada sesi diskusi, rumah sakit menanyakan apakah admin yang ingin mengundang anggota lainnya harus menggunakan email? Apakah bisa menggunakan nomor telepon, karena kondisi di rumah sakit banyak staf yang tidak menggunakan email. Sejauh ini Slack hanya bisa mengundang dengan menggunakan email, jadi disarankan supaya membuat email terlebih dahulu.
Dok. PKMK FK-KMK UGM “Presentasi Penugasan Kanal Slack oleh RSUD Sleman”
Fasilitator menampilkan hasil review penugasan dari peserta. RS Pondok Indah Bintaro Jaya sudah memiliki alur komunikasi. Jenis informasi yang disampaikan dan kemana informasi disampaikan masing – masing bidang sudah jelas. Ketua Tim Medis (Manager Medis) dalam ICS RS Pondok Indah Bintaro Jaya penyampaikan laporan proses penanganan pasien dan melaporkan dokter yang kontak dengan pasien terkonfirmasi positif COVID-19 secara berkala kepada komandan melalui rapat tim satgas COVID. Hal yang menjadi catatan bagi RS Pondok Indah Bintaro Jaya adalah sistem pencatatannya harus lengkap dan ada orang yang fokus untuk pencatatan dan pelaporan kegiatan dari masing – masing bidang. SOP yang disusun terkait sistem komunikasi ini harus disesuaikan dengan satgas COVID yang sudah dibuat.
STIKES Telogorejo Semarang sudah membangun komunikasi yang terintegrasi dalam internal STIKES. Segala informasi yang disampaikan oleh STIKES Telogorejo Semarang ke masyarakat berupa tindakan dan himbauan terkait penanganan COVID-19, tentu atas persetujuan dari Ketua Yayasan. Masukan untuk STIKES Telogorejo Semarang adalah ada Liaison Officer (LO) yang fokus bertugas sebagai penghubung yayasan dengan pihal luar yang terkait.
Sistem komunikasi di RSUD Sleman terbangun dengan jelas, alur komunikasi antar bidang sudah dituliskan dengan detail termasuk informasi apa saja yang harus disampaikan dan kapan informasi disampaikan. Masing – masing bidang memiliki form pelaporan dan form pelaporan ini dilaporkan rutin setiap hari. Semua laporan dikelola oleh sekretaris, di dalam tim sekretaris ini juga ada juru bicara yang bertugas untuk menyampaikan informasi kepada media atau pihak luar. Segala informasi yang disampaikan oleh juru bicara atas persetujuan dari komandan bencana. RSUD Sleman juga sudah membuat aplikasi Slack untuk tim ICS mereka, channel – channel yang dibuat sesuai dengan bidang – bidang dalam ICS RSUD Sleman. Namun masih banyak kendala yang dihadapi dalam penggunaan Slack ini, misalnya aplikasi berbahasa Inggris, akun berbasi email dan masih terbiasa dengan kemudahan WhatsApp Group (WAG). Melihat kondisi sekarang yang membutuhkan informasi dengan cepat, sementara aplikasi Slack ini masih baru bagi staf dan masih dalam tahap proses belajar maka belum bisa sepenuhnya komunikasi berpindah ke aplikasi Slack. Keunggulan aplikasi Slack ini bisa melakukan thread setiap komentar.
Konsep penanganan pandemi COVID-19 ini pada dasarnya sama dengan konsep penanganan bencana. Perbedaannya hanya ada di prinsip dasar penanganan karena perbedaan sifat agen kausatifnya. Sudah saatnya rumah sakit mengaktifkan ICS yang sudah dibentuk untuk menangani pandemi COVID-19. ICS yang dibentuk dapat dikatakan sudah berjalan jika sudah memenuhi 3 fungsi yaitu what doing what (pembagian tugas), communication (alur komunikasi), dan what if (rencana cadangan).
Permasalahan yang sering dihadapi oleh rumah sakit adalah sudah memiliki SK satuan tugas penanganan COVID-19 beserta tugas dan fungsinya, namun belum memiliki alur komunikasi internal dan alur komunikasi eksternal. Misalnya bidang logistik sudah masuk dalam ICS dan sudah memiliki tugas fungsi yang jelas, namun ketika ada masalah kekurangan APD, bidang logistik tidak mengetahui kemana harus berkoordinasi, apakah langsung meminta ke pihak eksternal atau melalui komandan internal dulu. Alur komunikasi ini penting untuk dipahami oleh tim ICS untuk memudahkan koordinasi secara sistematis antar bidang (internal) dan diluar tim (eksternal). Dengan demikian semua informasi kebutuhan dan pelaporan kegiatan bisa terpenuhi dengan baik.
Apa yang Terjadi Saat Ini dalam Komunikasi Saat Wabah?
Cara berkomunikasi yang saat ini sangat populer adalah WhatssApp Group (WAG). Kemudahan dan kecepatan WAG dapat diandalkan. Akan tetapi WAG mempunyai masalah karena dirancang untuk komunikasi sosial, bukan untuk alat komunikasi mengelola bencana yang sangat kompleks. Terjadi banyak tumpukan pesan, sehingga harus scrolling ke atas untuk mencari berita atau kejadian.
Dalam konteks keterbatasan WAG, ada sistem baru yang disebut Slack yang dirancang mempunyai kanal – kanal untuk diskusi. Kanal – kanal tersebut dapat mendukung komunikasi di dalam sebuah sistem manajemen yang kompleks. Diharapkan akan ada perbaikan komunikasi dengan menggunakan Slack dalam manajemen Wabah COVID-19 ini.
Tujuan Workshop
Divisi Manajemen Bencana Kesehatan akan mengadakan workshop komunikasi dalam ICS Penanganan COVID-19 di rumah sakit, workshop ini akan membahas dasar – dasar komunikasi dalam ICS, alur komunikasi, SOP komunikasi dan alat/platform komunikasi berbasis online (aplikasi Slack). Dalam kondisi bencana, rapat koordinasi klaster kesehatan biasanya dilakukan setiap hari dimana dalam rapat koordinasi tersebut semua sub klaster kesehatan menyampaikan laporan kegiatan dan list kebutuhan melalui pertemuan langsung. Namun dalam kondisi sekarang ini, dengan pandemi COVID-19 yang memiliki karakter penularan sangat tinggi, maka alat komunikasi yang digunakan untuk koordinasi harus berbasis online. Salah satu aplikasi yang dapat digunakan adalah aplikasi Slack.
Workshop ini bertujuan untuk memudahkan dan memperbaiki sistem komunikasi dalam ICS Penanganan COVID-19 di rumah sakit
Output Kegiatan
Peserta memahami alur komunikasi dalam ICS
Peserta memiliki SOP komunikasi internal dan komunikasi eksternal
Peserta memiliki alat komunikasi ICS berbasis online (aplikasi Slack)
Peserta dan Persyaratan
Peserta workshop adalah peserta yang telah mengikuti workshop Aktivasi Hospital Disaster Plan berbasis Incident Command System. Diikuti oleh sejumlah komponen yang terdiri dari :
Komandan ICS RS dalam Penanganan COVID-19
Staf lainnya yang tergabung dalam ICS RS dalam Penanganan COVID-19
Seluruh rumah sakit yang terdaftar mengikuti workshop akan diberikan sertifikat sebagai peserta workshop (participant certificate) dan rumah sakit juga akan mendapatkan sertifikat telah menyelesaikan workshop (accomplishment certificate) dengan memenuhi syarat dibawah ini:
mengirimkan survei
mengerjakan Kirkpatrick evaluation sebelum dan sesudah workshop
kehadiran online diskusi
pengerjakan penugasan 1
{tab title=”Pertemuan 1″ class=”danger”}
Komunikasi dalam ICS dan Alat Komunikasi Menggunakan Aplikasi Slack
Selasa, 14 April 2020
Tujuan Pembelajaran Umum : Memahami Alur Komunikasi dalam ICS
Narasumber:
1. Gde Yulian Yogadhita M.Epid, Apt 2. dr. Dhite Bayu Nugroho, MSc, PhD
Fasilitator : Happy R Pangaribuan SKM, MPH
TPK (Tujuan Pembelajaran Khusus)
Pokok Bahasan dan
Sub Pokok Bahasan
Metode
Memahami dasar – dasar komunikasi
Memahami dasar – dasar komunikasi :
Prinsip
Elemen
Teknik komunikasi
Ceramah
Tanya jawab
Diskusi
Penugasan
Memahami posisi komunikasi dalam struktur ICS
Memahami posisi komunikasi dalam struktur ICS struktur :
Struktur Organisasi
Tugas dan tanggung jawab
Memahami juklak yang dibutuhkan dalam komunikasi
Memahami juklak yang dibutuhkan dalam komunikasi :
SOP komunikasi internal
SOP komunikasi eksternal
Memahami Alat Komunikasi menggunakan aplikasi Slack
Memahami Alat Komunikasi menggunakan aplikasi Slack
Pengenalan Aplikasi Slack
Langkah – Langkah Pembuatan dan Penggunaan Slack
*Hari/Tanggal : Rabu, 15 April 2020
Materi : Mandiri Penugasan dan Membuat Slack
Tujuan Pembelajaran Umum : Untuk memahami alat komunikasi dalam ICS dengan menggunakan aplikasi Slack
Figure 1 Prof. Laksono Trisnantoro membuka rangkaian webinar komunikasi
Divisi Manajemen Bencana Kesehatan PKMK FK – KMK UGM kembali menggelar kursus jarak jauh mengenai komunikasi dalam Incident Command System (ICS) untuk memperkuat penanganan COVID-19 di rumah sakit untuk angkatan kedua. Setidaknya ada 17 rumah sakit dari seluruh Indonesia yang bergabung hari ini. Kursus online yang diselenggarakan secara gratis ini bisa terlaksana atas kerja sama antaa PKMK dan IPMG. Tujuan dari pertemuan kali ini yaitu membahas implementasi komunikasi dan informasi dalam struktur ICS serta memperkenalkan sebuah platform komunikasi yang direkomendasikan untuk ICS ini.
Moderator kursus yang mulai rutin diselenggarakan sejak Maret yang lalu ini adalah Happy Pangaribuan, MPH. Adapun narasumber pertemuan kali ini adalah:
Gde Yulian Yogadhita M.Epid, Apt
Prof. Laksono Trisnantoro selaku guru besar di FK – KMK UGM membuka kursus kali ini dengan menyampaikan bahwa dalam situasi menghadapi pandemik seperti sekarang ini alat pendukung komunikasi menjadi sangat krusial dalam penyampaian informasi. Saat ini, platform yang paling populer digunakan ialah WhatsApp. Namun karena terlalu overrated, informasi di dalam komunikasi WhatsApp sendiri mudah sekali untuk tertimbun dengan pesan – pesan lain. Belum lagi diskusi yang sedang terjadi mudah teralihkan karena seperti candaan maupun hal – hal yang tidak terkait. Pada dasarnya memang WhatsApp ini dirancang lebih condong ke kehidupan sosial bukan ke ICS. Padahal, sistem komunikasi dalam ICS itu sendiri perlu yang tepat guna. Dalam ICS juga harus bisa memaksimalkan pertanggungjawaban tiap bidang serta dapat memperkuat struktur perintah sehingga perlu dicari platform komunikasi yang lain, contohnya adalah Slack.
Selanjutnya, narasumber Gde Yulian M.Epid, Apt menyampaikan implementasi komunikasi dalam ICS. Posisi komunikasi dalam struktur ICS itu bisa lewat internal yaitu alur komunikasi dan informasi, alat komunikasi yang dipakai dan eksternal yaitu masyarakat dan media. Yulian menekankan bahwa penting sekali untuk memahami bagan organisasi ICS. Dimana melalui bagan itu kita dapat melihat bagaimana informasi dalam tim diolah dan dikeluarkan ke luar tim. Di sini Incident Commander (IC) bertanggung jawab untuk menyampaikan instruksi yang jelas kepada staf di bawahnya . Informasi -informasi ini kemudian bisa dikeluarkan kepada penanggung jawab informasi dan juga petugas penghubung. Penting digarisbawahi bahwa sistem komunikasi ICS ini bersifat vertikal sehingga alur komunikasi tidak simpang siur yang akan mempengaruhi konten dari informasi itu sendiri. Kemudian hal yang paling penting adalah saat memberikan instruksi harus selalu ada dokumentasinya. Sangat disarankan untuk ada orang khusus yang ditugaskan untuk merekam semua informasi yang keluar dari IC.
Gde melanjutkan terdapat dua aspek komunikasi yaitu pertama fisik yang berhubungan dengan peralatan dan alat teknologi yang dipakai dan kedua adalah konsep dalam komunikasi. Di saat sekarang ini, banyak contoh informasi yang benar tapi tidak berhubungan sehingga memberi efek yang tidak produktif. Pengirim dan penerima itu harus terkoneksi. Dalam kasus COVID-19 ini, RS yang yang sudah menjadi RS rujukan harus mengetahui bagaimana memberikan informasi yang benar kepada pasien, keluarga pasien, staf penerima pasien misalnya satpam, petugas admin, dan sebagainya. Saat ini kita sudah masuk dalam situasi komunikasi dalam krisis. Sehingga PR kita adalah menghasilkan informasi yang tepat dan cepat.
Dalam sesi diskusi, pembahasan pertama adalah tentang hasil survei yang dikumpulkan oleh 13 RS. Dari situ, terlihat bahwa 84% platform komunikasi yang digunakan adalah melalui WhatsApp, sedangkan baru 38% RS yang memiliki petunjuk pelasanaan komunikasi. Hanya ada 1 RS yang menggunakan rapat koordinasi dalam berkomunikasi. Padahal menurut narasumber kita, rapat koordinasi maupun diskusi verbal yang pastinya dilakukan oleh hampir semua rumah sakit, pun termasuk dalam sistem komunikasi. Sehingga ini juga harus ada alur maupun pencatatannya. Hal ini lalu ditambahkan oleh RS Bethesda Yogyakarta melalui dr. Pudji yang mengatakan bahwa di RS mereka, setiap pagi jam 8 – 10 dilaksanakan rapat yang dipimpin oleh IC. Di situ dilaporkan berapa banyak ODP, PDP dan pasien yang sedang dirawat hari itu, kebutuhan fasilitas dan maslaah – masalah yang dihadapi, informasi dari dinas kesehatan juga disampaikan. Semua dibuat notulen oleh sekretaris.
Contoh lain dari RSIA Muhamadiyah Malang yang memakai grup WhatsApp sebagai salah satu platform komunikasi dan sudah masuk ke juklak. Namun kekurangannya adalah informasi di WhatsApp itu sendiri sering terlewat. Narasumber Pak Gde Yulian kemudian mengusulkan bahwa di juklak tersebut bisa ditambahkan mengenai personel yang mencatat isi dari informasi maupun info – info yang dikemukakan di WhatsApp. Pada intinya sistem ICS ini pertanggungjawabannya harus jelas. Sehingga ke depannya harus dibuat alur komunikasi jika melalui telepon atau diskusi langsung atau HT atau whatsapp atau platform apapun.
Figure 2. Peserta RSIA Muhamadiyah Malang sedang mengikuti kursus online tentang komunikasi dalam ICD
Kasus dari RSUD Ngudi Waluyo Blitar yang disampaikan oleh dr. Dheka adalah belum memiliki juklak tapi saat ini mobilisasi sumber daya sudah berjalan cukup baik. Sehingga tindak lanjut yang diperlukan selanjutnya adalah mendokumentasikan alur mobilisasi tersebut dalam sebuah prosedur. Adapula drg. Siti Andayani dari RS Khusus Kanker Onkologi Sentani yang menyampaikan bahwa di rumah sakit mereka yang masih baru berjalan ini, mereka telah memiliki tata laksana penanggulangan bencana alam. Namun belum memiliki untuk penanggulangan wabah. Ini juga menjadi perhatian dari banyak rumah sakit lain yang belum siap dalam hal manajemen komunikasi untuk menghadapi pandemic seperti saat ini.
Materi selanjutnya disampaikan oleh dr. Dhite Bayu Nugroho, MSc, PhD dari Clinical Epidemiology and Biostatistics Unit (CEBU) FKKMK UGM yang menyampaikan bahwa dalam bencana kita butuh koordinasi internal dan eksternal. Untuk komunikasi kita butuh strategi komunikasi yang tepat. Media komunikasi di sini berperan penting. Saat ini penggunaan platform berbasis internet telah banyak digunakan. Namun untuk koordinasi ICS itu sendiri dr. Dhite menganjurkan untuk menggunakan Slack. Slack ini tersedia di website di laptop maupun di aplikasi di ponsel pintar. Adapun fitur unggulan slack adalah bisa memiliki channels atau kanal-kanal sehingga bisa mendiskusikan topik yang spesifik. Adapun keunggulan lain dari slack adalah untuk dokumentasi dari informasi yang ada, kejelasan dari distribusi dan delegasi tugas, pembagian topik dalam kanal – kanal hingga bisa integrase ke aplikasi lainnya misalnya ke polling, kalender, email dan twitter.
Selanjutnya peserta kursus ini diberikan tugas untuk mengisi bagan dari ICS dan juga mencoba penerapan alat komunikasi menggunakan platform Slack, untuk kemudian dapat dilihat visibilitas dari aplikasi tersebut. Pertemuan selanjutnya akan dilaksanakan pada Kamis, 16 April 2020.
Reporter: Sandra Frans (PKMK UGM)
{/sliders}
{tab title=”Pertemuan 2″ class=”warning”}
Presentasi Penugasan Peserta dan Pengecekan Slack Peserta
Kamis, 16 April 2020
Tujuan Pembelajaran Umum : Memiliki SOP Alur Komunikasi dalam ICS dan Memiliki Alat Komunikasi menggunakan Aplikasi Slack
Narasumber:
1. Gde Yulian Yogadhita M.Epid, Apt 2. dr. Dhite Bayu Nugroho, MSc, PhD
Fasilitator: Happy R Pangaribuan SKM, MPH
TPK (Tujuan Pembelajaran Khusus)
Pokok Bahasan dan
Sub Pokok Bahasan
Metode
Memahami alur komunikasi dalam ICS dan memahami penggunaan aplikasi Slack
Figure 1 Kursus Online Komunikasi dalam ICS Hari Kedua
Pertemuan kedua kursus jarak jauh mengenai komunikasi dalam Incident Command System (ICS) untuk memperkuat penanganan COVID-19 di rumah sakit telah berhasil digelar berkat kerja sama antara PKMK FK – KMK UGM dan IPMG. Kali ini pertemuan akan membahas mengenai penugasan yang telah diberikan di pertemuan hari pertama yang lalu. Adapun tugas tersebut adalah untuk melihat sistem komunikasi dalam ICS ini yang telah dilakukan di masing – masing rumah sakit. Juga melihat kemungkinan memakai aplikasi Slack sebagai salau satu platform komunikasi untuk ICS. Moderator pertemuan ini adalah Happy Panggaribuan, MPH, dan pembahasnya adalah Gde Yulian Yogadhita M.Epid, Apt dan dr. Dhite Bayu Nugroho, MSc, PhD. Adapun sebanyak 11 rumah sakit bergabung dalam kursus kali ini.
Selanjutnya Gde Yulian membahas tugas yang telah dikumpulkan oleh RST dr. Soedjono Magelang. Dikatakan, bahwa jalur komunikasi rumah sakit ini sudah jelas. Komandan bencana menyampaikan instruksi satu tingkat ke bawahnya, bukan ke mikro manajemen. Mekanismenya sudah ada, form dan diskusi menyampaikan laporan secara lisan dan jelas (diasumsikan dalam rapat dan ada notulensi sehingga instruksi yang diberikan IC terdokumentasi dengan baik). Jika dari bagan yang ada, maka tergambar bahwa staf di beberapa bidang langsung memberikan laporan kepada IC tidak kepada satu tingkat yang ada di atas. Hal ini lalu dikonfirmasi oleh pihak RST dr. Soedjono bahwa dalam situasi bencana ini, rapat komunikasi diadakan setiap pagi dan sore hari. Kemudian, yang memimpin rapat adalah kepala rumah sakit yang juga adalah komandan satgas. Untuk bidang yang langsung melaporkan ke komandan misalnya bidang keuangan itu untuk kejadian insidentil yang butuh penjelasan lebih lanjut sehingga melapor langsung ke atas. Selanjutnya di RS ini, PKRS menyampaikan laporan situasi eksternal, menyampaikan informasi resiko ke media, masayarakat dan tenaga kesehatan, disetujui oleh komandan bencana dan baru diperbolehkan untuk dikeluarkan. Untuk mekanisme pelaporan, yang merekap laporan dari RST dr. Soedjono Magelang adalah Bidang Pelayanan Medis.
Figure 2 Struktur ICS di RSIA Malang
Selanjutnya yang dibahas adalah struktur ICS RSIA Malang. Di sini terlihat bahwa strukturnya sederhana sehingga lebih mudah dalam evaluasi. Komandan IC memberikan instruksi secara insidentil kepada satu tingkat di bawahnya lewat WhatsApp grup. Hal ini harus diperhatikan untuk pencatatan dari konten komunikasi itu sendiri. Selanjutnya terlihat dari bagan bahwa PKRS memberikan informasi dari semua bidang kepada pihak eksternal. Dalam hal ini dari RSIA Malang menanggapi bahwa sebagai rumah sakit jejaring dari Muhamadiyah, ada kewajiban untuk melaporkan ke yayasan dalam hal logistik, obat – obatan, APD dan sebagainya. Hal ini sebenarnya bisa menjadi poin penting untuk sistem jejaring yang dalam situasi bencana ini sangat diperlukan untuk memperlengkapi rumah sakit. Pembahas kemudian menambahkan bahwa yang penting adalah organisasi dalam rumah sakit, misalnya Satgas, itu sudah berbasis ICS. Hal yang penting adalah aplikasi dari tiga unsur ICS, yaitu pembagian tugas, komunikasi dan rencana cadangan itu sudah ada. Untuk rapat koordinasi, dilakukan setiap hari oleh kepala IGD ke komandan dan kemudian laporan tersebut disampaikan ke dinas kesehatan paling lambat pukul 9 pagi setiap harinya.
Pembahasan selanjutnya RSUD Ngudi Waluyo Blitar. Rumah sakit ini mengadaptasi sistem MIMS (Medical Incident Management Systems). Hal ini juga boleh untuk dilakukan, asalkan tetap fleksibel. Karena yang paling utama adalah kejelasan pembagian tugas. Di RSUD Blitar ini, hampir semua informasi komandan bencana, komandan RS semuanya lewat grup WhatsApp. Sehingga penting untuk dilihat bagaimana dengan pencatatannya. Untuk tim medical support itu mereka masukan ke bagan operasional. Terlihat dari bagan bahwa laporan diberikan kepada komandan bencana dan juga ketua medical support. Tentu saja hal ini juga boleh diaplikasikan namun memastikan untuk semua laporan masuk juga ke komandan bencana.
Dalam sesi diskusi peserta bertanya tentang format pelaporan. Gde Yulian mengatakan bahwa harus ada format baku pelaporan yang tertuang di dalam SOP dan juklak. Walaupun itu pelaporan melalui WhatsApp, juga harus ada formatnya. Juga ketika laporan masuk, harus dicatat kembali. Prinsip dalam penanggulangan bencana adalah dinamis, sehingga yang penting diingat adalah semuanya dikonsep terlebih dahulu dan digunakan oleh semua bidang.
Figure 3 RS Onkologi Sentani Menyampaikan Presentasi Tentang Aplikasi Slack
Sesi selanjutnya adalah membahas mengenai aplikasi Slack. Adapun peserta melaporkan beberapa kendala dalam menggunakan Slack yaitu; harus meminta email, belum bisa membagikan link, perlu pembelajran terlebih dahulu, kapasitas memori yang terbatas, tidak ada Bahasa Indonesia, dan tidak semua fitur gratis. Hal ini kemudian dibahas oleh dr. Dhite Bayu Nugroho. Dhite menyatakan bahwa terdapat perbedaan fitur di handphone dan laptop, dimana di laptop itu lebih lengkap, tapi untuk fitur komunikasi dan pembagian kanal yang menjadi fitur utama Slack bisa diakses melalui handphone. Slack yang dianjurkan untuk dipakai adalah Slack versi yang gratis karena itu pun sudah mencukupi kebutuhan dalam berkomunikasi. Selanjutnya RS Onkologi Sentani yang sudah mencoba memakai aplikasi Slack ini mempresentasikan pengalaman mereka saat mencobanya. Dari situ terlihat usaha mereka yang telah membagi kanal – kanal untuk komunikasi sehingga memudahkan setiap bagian dalam berkomunikasi nantinya.
Pertemuan kedua ini kemudian ditutup bahwa sistem komunikasi dalam ICS ini tidak bersifat pakem, namun bisa dimodifikasi. Bisa juga dapat menggunakan MIMS yang kemudian dimodifikasi bagan – bagan koordinasinya. Rangkap jabatan dalam ICS ini pun mungkin saja terjadi, namun sekali lagi yang penting adalah pembagian tugas dan juga alur serta dokumentasi dari isi informasi itu sendiri. Kemudian, yang kedua untuk platform komunikasi boleh mencoba platform yang baru, namun jika merasa terdapat kesulitan dan butuh waktu untuk mempelajari bisa tetap mempertahankan platform yang lama sambil ke depannya beradaptasi dengan media yang lebih baik.
Reporter: Sandra Frans (PKMK FK – KMK UGM)
{/sliders}
{tab title=”Rundown Workshop” class=”green”}
Waktu
Materi/Kegiatan
Narasumber/Fasilitator
Selasa, 14 April 2020
08.30 – 08.40
Pembukaan:
Mengapa kita tidak bisa mengandalkan WAG, dan perlu mempertimbangkan alat komunikasi lainnya.
Prof. Dr. Laksono Trisnantoro
08.40 – 09.00
Materi Komunikasi dalam ICS
Gde Yulian Yogadhita M.Epid, Apt
09.00 – 09.20
Diskusi
Happy R Pangaribuan SKM, MPH
09.20 – 09.40
Materi Alat Komunikasi Menggunakan Aplikasi Slack
dr. Dhite Bayu Nugroho, MSc, PhD
09.40 – 10.00
Diskusi Lanjutan
Happy R Pangaribuan SKM, MPH
Penugasan untuk hari Rabu, 8 April 2020
Menyusun Kanal-kanal di Slack sesuai dengan Struktur ICS
Rabu, 15 April : Bekerja Mandiri mengerjakan penugasan 1 dan menyusun kanal-kanal Slack
Pusat Kebijakan dan Manajemen Kesehatan FK-KMK UGM
Badan PPSDM Kesehatan, Kementerian Kesehatan dan PKMK FK-KMK UGM
Free Online Workshop
Komunikasi dalam Incident Command System (ICS)
Penanganan COVID-19 di Rumah Sakit
Selasa & Kamis, 21 & 24 April 2020
Pengantar
Konsep penanganan pandemic COVID-19 ini pada dasarnya sama dengan konsep penanganan bencana. Perbedaannya hanya ada di prinsip dasar penanganan karena perbedaan sifat agen kausatifnya. Sudah saatnya rumah sakit mengaktifkan ICS yang sudah dibentuk untuk menangani pandemic COVID-19. ICS yang dibentuk dapat dikatakan sudah berjalan jika sudah memenuhi 3 fungsi yaitu what doing what (pembagian tugas), communication (alur komunikasi), dan what if (rencana cadangan).
Permasalahan yang sering dihadapi oleh rumah sakit adalah sudah memiliki SK satuan tugas penanganan COVID-19 beserta tugas dan fungsinya, namun belum memiliki alur komunikasi internal dan alur komunikasi eksternal. Misalnya bidang logistik sudah masuk dalam ICS dan sudah memiliki tugas fungsi yang jelas, namun ketika ada masalah kekurangan APD, bidang logistik tidak mengetahui kemana harus berkoordinasi, apakah langsung meminta ke pihak eksternal atau melalui komandan internal dulu. Alur komunikasi ini penting untuk dipahami oleh tim ICS untuk memudahkan koordinasi secara sistematis antar bidang (internal) dan diluar tim (eksternal). Dengan demikian semua informasi kebutuhan dan pelaporan kegiatan bisa terpenuhi dengan baik.
Apa yang terjadi saat ini dalam komunikasi di wabah?
Cara berkomunikasi yang saat ini sangat popular saat ini adalah WAG. Kemudahan dan kecepatan WAG dapat diandalkan. Akan tetapi WAG mempunyai masalah karena dirancang untuk komunikasi social, bukan untuk alat komunikasi mengelola bencana yang sangat kompleks. Ada masalah terjadinya penimbunan, sehingga harus melakukan Scrolling ke atas untuk mencari berita atau kejadian.
Dalam konteks keterbatasan WAG, ada system baru yang disebit Slack yang dirancang mempunyai kanal-kanal untuk diskusi. Adanya kanal-kanal tersebut dapat mendukung komunikasi di dalam sebuah system manajemen yang kompleks. Diharapkan akan ada perbaikan komunikasi dengan menggunakan Slack dalam manajemen Wabah Covid-19 ini.
Tujuan Workshop
Divisi Manajemen Bencana Kesehatan akan mengadakan Workshop Komunikasi dalam ICS Penanganan COVID-19 di rumah sakit, workshop ini akan membahas dasar-dasar komunikasi dalam ICS, alur komunikasi, SOP komunikasi dan alat/platform komunikasi berbasis online (aplikasi Slack). Dalam kondisi bencana, rapat koordinasi klaster kesehatan biasanya dilakukan setiap hari dimana dalam rapat koordinasi tersebut semua sub-klaster kesehatan menyampaikan laporan kegiatan dan list kebutuhan melalui pertemuan langsung. Namun dalam kondisi sekarang ini, dengan Pandemik COVID-19 yang memiliki karakter penularan sangat tinggi, maka alat komunikasi yang digunakan untuk koordinasi harus berbasis online. Salah satu aplikasi yang dapat digunakan adalah aplikasi Slack.
Workshop ini bertujuan untuk memudahkan dan memperbaiki sistem komunikasi dalam ICS Penanganan COBID-19 di rumah sakit
Output
Peserta memahami alur komunikasi dalam ICS
Peserta memiliki SOP komunikasi internal dan komunikasi eksternal
Peserta memiliki alat komunikasi ICS berbasis online (aplikasi Slack)
Peserta dan Persyaratan
Peserta workshop adalah peserta yang telah mengikuti workshop Aktivasi Hospital Disaster Plan berbasis Incident Command System. Diikuti oleh 3 sampai yang terdiri dari :
Komandan ICS RS dalam Penanganan COVID-19
Staff lainnya yang tergabung dalam ICS RS dalam Penanganan COVID-19
Waktu Pelaksanaan
Hari/Tanggal : Selasa dan Jumat/21 April dan 24 April 2020
Pukul : 08.30 – 10.00 WIB
Catatan:
Hari Rabu dan Kamis merupakan masa untuk mengerjakan tugas dari Hari 1.
Agenda Kegiatan
Persiapan Workshop
Seluruh peserta dipastikan masuk ke grup WA Komunikasi dalam ICS Angkatan II
Seluruh peserta mengerjakan survei pendahuluan sebagai berikut:
Seluruh rumah sakit yang terdaftar mengikuti workshop akan diberikan sertifikat sebagai peserta workshop (participant certificate) dan rumah sakit juga akan mendapatkan sertifikat telah menyelesaikan workshop (accomplishment certificate) dengan memenuhi syarat dibawah ini:
mengirimkan survei
mengerjakan Kirkpatrick evaluation sebelum dan sesudah workshop
kehadiran online diskusi
pengerjakan penugasan 1
{tab title=”Pertemuan 1″ class=”danger”}
Komunikasi dalam ICS dan Alat Komunikasi Menggunakan Aplikasi Slack
Selasa, 21 April 2020
Tujuan Pembelajaran Umum : Memahami Alur Komunikasi dalam ICS
Narasumber:
1. Gde Yulian Yogadhita M.Epid, Apt 2. dr. Dhite Bayu Nugroho, MSc, PhD
Fasilitator : Happy R Pangaribuan SKM, MPH
TPK (Tujuan Pembelajaran Khusus)
Pokok Bahasan dan
Sub Pokok Bahasan
Metode
Memahami dasar – dasar komunikasi
Memahami dasar – dasar komunikasi :
Prinsip
Elemen
Teknik komunikasi
Ceramah
Tanya jawab
Diskusi
Penugasan
Memahami posisi komunikasi dalam struktur ICS
Memahami posisi komunikasi dalam struktur ICS struktur :
Struktur Organisasi
Tugas dan tanggung jawab
Memahami juklak yang dibutuhkan dalam komunikasi
Memahami juklak yang dibutuhkan dalam komunikasi :
SOP komunikasi internal
SOP komunikasi eksternal
Memahami Alat Komunikasi menggunakan aplikasi Slack
Memahami Alat Komunikasi menggunakan aplikasi Slack
Pengenalan Aplikasi Slack
Langkah – Langkah Pembuatan dan Penggunaan Slack
*Hari/Tanggal : Rabu dan Kamis, 22-23 April 2020
Materi : Mandiri Penugasan dan Membuat Slack
Tujuan Pembelajaran Umum : Untuk memahami alat komunikasi dalam ICS dengan menggunakan aplikasi Slack
Badan PPSDM Kementerian Kesehatan bekerja sama dengan FK – KMK (Fakultas Kedokteran, Kesehatan Masyarakat dan Keperawatan) Universitas Gadjah Mada (UGM) menyelenggarakan workshop secara daring dengan tema Hospital Disaster Plan berbasis Incident Command System (ICS). Workshop dilaksanakan dalam 4 tahap yaitu 1) HDP berbasis ICS; 2) komunikasi dalam ICS; 3) logistik dalam ICS; 4) kertas kerja dan diskusi. Pada pelatihan sesi kedua (Komunikasi dalam ICS) akan dilaksanakan selama 2 hari yaitu pada 21 dan 24 April 2020.
Pada workshop sesi kedua, hari pertama pada 21 April 2020 diawali dengan fasilitator ( Happy Pangaribuan) menyampaikan tujuan dari workshop serta rangkaian kegiatan / jadwal workshop. Dimana workshop berlangsung selama 2 hari, hari pertama 21 April 2020 ini untuk penyampaian materi oleh . Gde Yulian Yogadhita M.Epid, Apt dan dr. Dhite Bayu Nugroho, MSc, PhD, di akhir materi akan disampaikan penugasan. Pertemuan hari kedua pada 24 April 2020 akan membahas hasil penugasan dari Peserta/ RS dilanjutkan presentasi dari beberapa RS yang nanti ditunjuk. Disampaikan juga bahwa semua peserta akan mendapat sertifikat. Ada 2 jenis sertifikat, bagi yang mengikuti workshop hingga selesai dan mengerjakan semua penugasan dengan baik, maka mendapat 2 sertifikat yaitu sertifikat sebagai peserta workshop dan sertifikat telah menyelesaikan workshop, sedangkan bagi yang tidak menyelesaikan penugasan-penugasan maka hanya akan mendapat sertifikat sebagai peserta workshop saja.
Dok. PKMK FK-KMK UGM “Diskusi penugasan RS Universitas Airlangga”
Workshop tahap kedua dengan topik Komunikasi dalam ICS dilaksanakan pada Selasa, 21 April 2020 dan Jumat, 24 April 2020. Kegiatan pada hari kedua adalah mendiskusikan tugas yang telah dikerjakan peserta. Diskusi tentang penugasan komunikasi ICS dan aplikasi Slack bersama narasumber Gde Yulian Yogadhita M.Epid, Apt dan dr. Dhite Bayu Nugroho, MSc, PhD dengan moderator Happy Pangaribuan SKM, MPH. Ada 12 rumah sakit yang telah mengirimkan tugasnya yaitu: 1) RSUD Kota Tangerang; 2) RS Unair; 3) RSUD Waled; 4) RSUD Kota Yogyakarta; 5) RS Dewi Sri; 6) RSUD Jombang; 7) RS Awal Bros Batam; 8) RSUD Kota Bekasi; 9) RS Cideres Majalengja; 10) RS Universitas Tanjung Pura; 11) RSUD Depok; 12) RSUD Muntilan. Dari 12 RS yang telah mengirimkan penugasan dipilih 4 RS untuk dibahas dan menjadi pembelajaran bersama yaitu: 1) RSUD Kota Tangerang; 2) RS Unair; 3) RSUD Kota Bekasi dan 4) RSUD Kota Yogyakarta.
Di RS Unair, Ketua Satgas COVID-19 selalu melaporkan kondisi Tim dan kendala yang di lapangan serta berkoordinasi tentang kebijakan yang diambil dengan Direksi RS. Kegiatan tersebut dilaksanakan setiap pagi melalui pertemuan morning report dan melalui Whatapp Grup (WAG). Ketua Satgas COVID-19 juga memberikan instruksi terkait operasional pelayanan harian COVID-19 kepada sekretaris dan seluruh anggota tim setiap pagi sebelum mulai pelayanan melalui pertemuan morning report dan melalui WhatsApp Grup (WAG). KSM dan keperawatan dapat saling berkoordinasi mengenai operasional harian terkait pelayanan pasien COVID-19 ke instalasi dan satgas melalui WAG setiap saat. Sekretaris bertugas memberikan informasi resmi kepada pihak eksternal (media) melalui wawancara. Dalam Sekretariat terdapat bagian Humas dan PKRS disamping memberikan informasi kepada media, juga bertanggungjawab untuk menjawab keluhan pasien dan masyarakat tentang pelayanan COVID-19 secara ad hoc, via online, memberikan edukasi kepada masyarakat seputar COVID-19 melalui media seperti radio, TV, you tube media cetak dan lain – lain.
Dalam penyampaian struktur ICS ada beberapa hal yang ditanyakan oleh narasumber kepada RS Unair untuk mendapatkan penjelasan yang lebih detail, diantaranya mengenai 1) SDM yang berada di struktur yang mana; 2) jika ada klaim, dialamatkan kemana; 3) Rekam medis masuk dibagian apa. Diterangkan oleh tim RS Unair bahwa SDM berada dalam bagian operasional dan rekam medis masuk ke bagian sekretariat sedangkan claim mengacu kepada permenkes. Narasumber memberikan apresiasi tentang struktur ICS RS Unair yang sudah efektif dan efisen karena sudah menjelaskan dengan detail alur komunikasinya, ada rapat harian, ada formulir pelaporan yang sudah disepakati dan ada tranfer ilmu yang disampaikan kepada internal. Namun narasumber juga mengingatkan agar setiap berkomunikasi melalui WAG harus dicatat terutama jika itu berkaitan dengan intruksi dan informasi penting.
Struktur ICS RSUD Kota Tangerang mendapat apresiasi bagus dari narasumber karena bisa menjelaskan dengan baik alur komunikasi yang dijalin dalam ICS. Direktur RS sebagai komandan menyampaikan informasi kepada eksternal diatasnya seperti walikota dan juga kepada kepala Dinas Kesehatan Kota Tangerang serta memberikan arahan dan kebijakan kepada komandan bencana RS. Sedangkan komandan bencana memberikan informasi situasi terkini kepada komandan RS serta meberikan instruksi kepada para ketua tim dibawahnya. Penyampaikan informasi kepada media dan masyarakat dilakukan oleh Humas. Litbang menyampaikan informasi tentang data ketersediaan tempat tidur dan data COVID-19. Kabag TU RS bertindak sebagai Liaison Officer (penghubung) dalam menyampaikan laporan situasi dan menyampaikan permintaan kepada instansi horisontal. Metode komunikasi yang dipakai di RSUD Kota Tangerang antara lain adalah pertemuan tatap muka, aplikasi SIRONA, zoom, WAG dan telepon.
Narasumber menanyakan beberapa hal berkaitan dengan struktur ICS RSUD Kota Tangerang yaitu: 1) litbang ada di posisi mana; 2) seperti apa Pusat Informasi bencana (PIB). Dijelaskan oleh tim RSUD Kota Tangerang bahwa litbang masuk dalam bagian humas, berkaitan dengan data COVID-19 litbang berkoordinasi dengan bagian rekam medik, jika berhubungan dengan swab berkomunikasi dengan RSUD Kabupaten Tangerang dan berkaitan dengan TCM berhubungan dengan Dinas Kesehatan Kota Tangerang. PIB selalu dijaga setiap hari selama 24 jam dengan orang yang berbeda. Terdapat 7 orang yang bertugas secara bergantian di PIB dan menggunakan nomor telepon yang sama untuk mengkomunikasikan jika ada rujukan pasien. Pasien yang akan dirawat tidak perlu langsung ke RS, bisa menghubungi Puskesmas di tempat tinggalnya dan Puskesmas akan berkomunikasi dengan PIB tentang langkah yang akan diambil terhadap pasien yang bersangkutan. Ditambahkan oleh tim RSUD Kota tangerang, bahwa tersedia rumah singgah yang dimanfaatkan untuk merawat pasien ODP dan PDP ringan. Rumah singgah ditunjuk oleh Dinkes Kota Tangerang dan pemanfaatannya berkomunikasi dengan RSUD Kota Tangerang. RSUD Kota Bogor menanyakan tentang konten teknis logistik. Dijawab oleh RSUD Kota Tangerang secara struktur ada 3 bagian yang mengelola logistik yaitu bagian umum, penunjang medis dan penunjang non medis. Logistik bisa berupa pengadaan maupun bantuan/donasi dari pihak luar. bagian umum menerima bantuan berupa makanan minuman vitamin dan sejenisnya. Bantuan tersebut akan diserahkan ke bagian Gizi RS untuk diatur pemanfaatannya. Logistik APD menjadi tanggung jawab penunjang medis untuk diserahkan ke Bagian OK dan diatur pemanfaatnnya. Bagian penunjang non medis bertanggungjawab untuk mengelola transportasi dan penginapan tenaga medis COVID-19.
Dok. PKMK FK-KMK UGM “Diskusi penugasan RSUD Kota Bekasi”
Struktur RSUD Kota Bekasi diapresiasi oleh narasumber karena sudah ada alur komunikasinya, ada pembagian tugas dan ada jenis pertemuan yang digunakan untuk berkomunikasi. Komandan bencana menyampaikan setiap perkembangan dan rencana tindak lanjut yang akan dialaksanakan RS kepada direktur RS. Sekretaris sebagai penanggungjawab informasi menyampaikan laporan situasi eksternal, press release, komunikasi resiko kepada media, masyarakat dan petugas kesehatan, baik secara harian maupun mingguan melalui mekanisme komunikasi yang sudah disepakati. Petugas penghubung menyampaikan instruksi dan masukan yang dikeluarkan oleh komandan bencana kepada instansi horisontal 9unit terkait pelayanan secara ad hoc.
RSUD Kota Yogyakarta menyampaikan struktur ICS yang cukup bagus karena sudah menerangkan tugas dan tanggungjawab masing – masing 2 bagian, memuat alur komunikasi, media komunikasi yang digunakan, namun karena tim RSUD Kota Yogyakarta tidak bisa bergabung pada pertemuan hari ini sehingga tidak diperoleh penjelasan tambahan dari RS yang bersangkutan.
Berkaitan dengan aplikasi SLACK ada beberapa hal yang dirasakan oleh peserta seperti 1) ketika akan expand channel tidak bisa untuk menuliskan simbol, spasi dan tanda, hanya boleh menuliskan huruf saja; 2) setiap anggota yang di – invite harus mempunyai aplikasi slack, padahal banyak yang tidak punya; 3) tampilan seperti sms ( kurang menarik); 4) belum ada pilihan bahasa indonesia; 5) pada kondisi darurat COVID-19 penggunaan aplikasi baru seperti Slack bisa menghambat komunikasi dan koordinasi; 6) beberapa anggota tim menolak mempelajari Slack. Narasumber memahami bahwa memang membutuhkan waktu untuk mempelajari aplikasi baru seperti Slack, namun narasumber meyakini jika RS telah memahami slack dan menggunakan aplikasi ini dalam komunikasi bencana akan sangat membantu dalam mengambil keputusan secara cepat
Reporter : Primus Radixto Prabowo, SKM M.Kes
Bapelkes Semarang
{/sliders}
{tab title=”Rundown Workshop” class=”green”}
Waktu
Materi/Kegiatan
Narasumber/Fasilitator
Selasa, 21 April 2020
08.30 – 08.40
Pembukaan:
Mengapa kita tidak bisa mengandalkan WAG, dan perlu mempertimbangkan alat komunikasi lainnya.
Prof. Dr. Laksono Trisnantoro
08.40 – 09.00
Materi Komunikasi dalam ICS
Gde Yulian Yogadhita M.Epid, Apt
09.00 – 09.20
Diskusi
Happy R Pangaribuan SKM, MPH
09.20 – 09.40
Materi Alat Komunikasi Menggunakan Aplikasi Slack
dr. Dhite Bayu Nugroho, MSc, PhD
09.40 – 10.00
Diskusi Lanjutan
Happy R Pangaribuan SKM, MPH
Penugasan untuk hari Rabu, 8 April 2020
Menyusun Kanal-kanal di Slack sesuai dengan Struktur ICS
Rabu dan Kamis, 22-23 April : Bekerja Mandiri mengerjakan penugasan 1 dan menyusun kanal-kanal Slack
Pusat Kebijakan dan Manajemen Kesehatan FK-KMK UGM
Badan PPSDM Kesehatan, Kementerian Kesehatan dan PKMK FK-KMK UGM
Free Online Workshop
Komunikasi dalam Incident Command System (ICS)
Penanganan COVID-19 di Rumah Sakit
Senin dan Rabu, 18 dan 20 Mei 2020
Pengantar
Konsep penanganan pandemic COVID-19 ini pada dasarnya sama dengan konsep penanganan bencana. Perbedaannya hanya ada di prinsip dasar penanganan karena perbedaan sifat agen kausatifnya. Sudah saatnya rumah sakit mengaktifkan ICS yang sudah dibentuk untuk menangani pandemic COVID-19. ICS yang dibentuk dapat dikatakan sudah berjalan jika sudah memenuhi 3 fungsi yaitu what doing what (pembagian tugas), communication (alur komunikasi), dan what if (rencana cadangan).
Permasalahan yang sering dihadapi oleh rumah sakit adalah sudah memiliki SK satuan tugas penanganan COVID-19 beserta tugas dan fungsinya, namun belum memiliki alur komunikasi internal dan alur komunikasi eksternal. Misalnya bidang logistik sudah masuk dalam ICS dan sudah memiliki tugas fungsi yang jelas, namun ketika ada masalah kekurangan APD, bidang logistik tidak mengetahui kemana harus berkoordinasi, apakah langsung meminta ke pihak eksternal atau melalui komandan internal dulu. Alur komunikasi ini penting untuk dipahami oleh tim ICS untuk memudahkan koordinasi secara sistematis antar bidang (internal) dan diluar tim (eksternal). Dengan demikian semua informasi kebutuhan dan pelaporan kegiatan bisa terpenuhi dengan baik.
Apa yang terjadi saat ini dalam komunikasi di wabah?
Cara berkomunikasi yang saat ini sangat popular saat ini adalah WAG. Kemudahan dan kecepatan WAG dapat diandalkan. Akan tetapi WAG mempunyai masalah karena dirancang untuk komunikasi social, bukan untuk alat komunikasi mengelola bencana yang sangat kompleks. Ada masalah terjadinya penimbunan, sehingga harus melakukan Scrolling ke atas untuk mencari berita atau kejadian.
Dalam konteks keterbatasan WAG, ada system baru yang disebit Slack yang dirancang mempunyai kanal-kanal untuk diskusi. Adanya kanal-kanal tersebut dapat mendukung komunikasi di dalam sebuah system manajemen yang kompleks. Diharapkan akan ada perbaikan komunikasi dengan menggunakan Slack dalam manajemen Wabah Covid-19 ini.
Tujuan Workshop
Divisi Manajemen Bencana Kesehatan akan mengadakan Workshop Komunikasi dalam ICS Penanganan COVID-19 di rumah sakit, workshop ini akan membahas dasar-dasar komunikasi dalam ICS, alur komunikasi, SOP komunikasi dan alat/platform komunikasi berbasis online (aplikasi Slack). Dalam kondisi bencana, rapat koordinasi klaster kesehatan biasanya dilakukan setiap hari dimana dalam rapat koordinasi tersebut semua sub-klaster kesehatan menyampaikan laporan kegiatan dan list kebutuhan melalui pertemuan langsung. Namun dalam kondisi sekarang ini, dengan Pandemik COVID-19 yang memiliki karakter penularan sangat tinggi, maka alat komunikasi yang digunakan untuk koordinasi harus berbasis online. Salah satu aplikasi yang dapat digunakan adalah aplikasi Slack.
Workshop ini bertujuan untuk memudahkan dan memperbaiki sistem komunikasi dalam ICS Penanganan COBID-19 di rumah sakit
Output
Peserta memahami alur komunikasi dalam ICS
Peserta memiliki SOP komunikasi internal dan komunikasi eksternal
Peserta memiliki alat komunikasi ICS berbasis online (aplikasi Slack)
Peserta dan Persyaratan
Peserta workshop adalah peserta yang telah mengikuti workshop Aktivasi Hospital Disaster Plan berbasis Incident Command System. Diikuti oleh 3 sampai yang terdiri dari :
Komandan ICS RS dalam Penanganan COVID-19
Staff lainnya yang tergabung dalam ICS RS dalam Penanganan COVID-19
Waktu Pelaksanaan
Hari/Tanggal : Senin dan Rabu, 18 dan 20 Mei 2020
Pukul : 09.00 – 10.30 WIB
Agenda Kegiatan
Persiapan Workshop
Seluruh peserta dipastikan masuk ke grup WA Komunikasi dalam ICS Angkatan IV
Seluruh peserta mengerjakan survei pendahuluan sebagai berikut:
Seluruh rumah sakit yang terdaftar mengikuti workshop akan diberikan sertifikat sebagai peserta workshop (participant certificate) dan rumah sakit juga akan mendapatkan sertifikat telah menyelesaikan workshop (accomplishment certificate) dengan memenuhi syarat dibawah ini:
mengirimkan survei
mengerjakan Kirkpatrick evaluation sebelum dan sesudah workshop
kehadiran online diskusi
pengerjakan penugasan 1
{tab title=”Pertemuan 1″ class=”danger”}
Komunikasi dalam ICS dan Alat Komunikasi Menggunakan Aplikasi Slack
Tujuan Pembelajaran Umum : Memahami Alur Komunikasi dalam ICS
Narasumber:
1. Gde Yulian Yogadhita M.Epid, Apt 2. dr. Dhite Bayu Nugroho, MSc, PhD
Fasilitator : Happy R Pangaribuan SKM, MPH
TPK (Tujuan Pembelajaran Khusus)
Pokok Bahasan dan
Sub Pokok Bahasan
Metode
Memahami dasar – dasar komunikasi
Memahami dasar – dasar komunikasi :
Prinsip
Elemen
Teknik komunikasi
Ceramah
Tanya jawab
Diskusi
Penugasan
Memahami posisi komunikasi dalam struktur ICS
Memahami posisi komunikasi dalam struktur ICS struktur :
Struktur Organisasi
Tugas dan tanggung jawab
Memahami juklak yang dibutuhkan dalam komunikasi
Memahami juklak yang dibutuhkan dalam komunikasi :
SOP komunikasi internal
SOP komunikasi eksternal
Memahami Alat Komunikasi menggunakan aplikasi Slack
Memahami Alat Komunikasi menggunakan aplikasi Slack
Dok. PKMK FK-KMK UGM “Pemaparan Materi Implementasi Komunikasi dalam ICS”
Rangkaian Workshop Online Aktivasi Hospital Disaster Plan dalam Menghadapi Pandemi Covid-19 memasuki minggu II. Pada minggu ini, peserta mengikuti sesi Workshop Komunikasi dalam Incident Command System Penanganan COVID-19 di Rumah Sakit. Workshop ini bertujuan untuk memudahkan dan memperbaiki sistem komunikasi dalam ICS Penanganan Covid-19 di rumah sakit. Peserta diharapkan mampu memahami dasar – dasar komunikasi, posisi komunikasi dalam struktur ICS, juklak yang dibutuhkan dalam komunikasi dan penggunaan alat komunikasi menggunakan aplikasi Slack.
Narasumber pada hari ini adalah Gde Yulian Yogadhita M.Epid, Apt dan dr. Dhite Bayu Nugroho, MSc, PhD dari PKMK FK – KMK UGM dengan fasilitator Happy R Pangaribuan SKM, MPH. Gde Yulian Yogadhita M.Epid, Apt menyampaikan materi Implementasi Komunikasi dalam ICS (ver.2). Narasumber kedua, dr. Dhite Bayu Nugroho, MSc, PhD menjelaskan materi Tutorial Slack V.3.
Sebelum pemaparan materi, moderator menyampaikan hasil dari penugasan minggu sebelumnya bahwa RS sudah mempunyai struktur organisasi berdasarkan ICS dimana sudah ada pembagian tugas dan planning jika terjadi lonjakan apa yang akan dilakukan RS, bagaimana alur komunikasinya dan sarana komunikasi yang digunakan. Materi komunikasi ini diantarkan terlebih dahulu oleh Prof. Laksono Trisnantoro dari PKMK FK – KMK UGM yang menyebutkan bahwa survei awal 100% RS komunikasinya menggunakan WhatsApp Group (WAG) dan belum ada yang menggunakan aplikasi Slack. WA lebih populer itu dikarenakan kestabilan koneksi, adanya notifikasi, PIN – nya menggunakan nomor ponsel, adanya tanda pesan terkirim, sudah diterima dan sudah dibaca serta adanya fitur yang menarik. Selain itu Prof. Laksono menyebutkan kelebihan menggunakan WA diantaranya terintegrasi dalam sistem, broadcast kirim pesan bisa ke banyak pengguna dan memiliki fitur “Tarik pesan”. Namun WAG bisa mengakibatkan pesan penting yang disampaikan tertimbun sehingga harus scroll up agar tidak tertinggal informasi dan bisa juga terjadi “ngeplang” atau membelokkan arah pembicaraan diskusi. Sedangkan dalam ICS diperlukan sistem komunikasi untuk memastikan sistem manajemen dalam COVID-19 dapat dicapai, memaksimalkan pertanggungjawaban tiap bidang/subbidang, dan untuk memantapkan rentang kendali.
Gde Yulian Yogadhita M.Epid, Apt mengatakan bahwa pada sesi ini beliau bukan memberi materi melainkan mengingatkan kembali bahwa komunikasi ini tergantung dari pimpinan. Posisi komunikasi dalam ICS bersifat vertical diusahakan komunikasi horizontal itu diminimalkan untuk mengurangi terjadinya konflik. Aspek komunikasi dalam ICS perlu ditekankan dalam SOP untuk memastikan penerima pesan memahami isi pesan sehingga bisa memberikan respon. Komunikasi dalam ICS harus terdokumentasi dengan baik dan dicatat semua sehingga dapat digunakan untuk evaluasi.
Setelah paparan dari narasumber pertama, moderator memaparkan hasil survey awal. Sebanyak 16 RS yang sudah mengerjakan survei awal sampai dengan hari Minggu 17 Mei 2020 pukul 21.00 WIB, antara lain: RSUD Pandan, RSI Pati, RS Undata, RSNU Jombang, RS Sari MUlia Banjarmasin, RS Islam Jakarta Cempaka, RS Woodward Palu, RSIA Graha Medika, RS Permata Bekasi, RSI Unisma, RSU Sis Aldjufrie Palu, RS Permata, RSUD Wonosari, RSUD DR. H. Abdul Moeloek, RSNU Banyuwangi. Dari hasil survei didapatkan ada 69% yang sudah menunjuk Juru Bicara / posko informasi COVID-19. Dan 31 % belum memiliki juru bicara informasi COVID-19 dan akan diadakan. Sebanyak 87% sudah ada mekanisme yang menjamin bahwa semua informasi yang keluar ke masyarakat, media, staf RS, Dinas Kesehatan, disetujui oleh Incident Commander / Ketua Satgas RS Sedangkan 13% RS yaitu RSNU Jombang dan RS Woodward Palu belum ada mekanisme tersebut dan akan diadakan. Sebanyak 69% sudah melakukan pencatatan semua intervensi dan hasil rapat, sedangkan 31% pencatatan masih belum rapi. Sebanyak 56% sudah ada mekanisme atau SOP untuk mengkomunikasikan kebutuhan RS ke masyarakat / pemberi bantuan non-formal selain dinkes dan BPBD. Sedangkan 44% belum ada mekanisme dan akan diadakan. Instrument yang digunakan tim COVID-19/ komunikasi internal RS dalam sistem komando / ICS/ tim bencana paling banyak adalah melalui WAG (96,9%), ada rapat rutin tatap muka setiap hari (28,1%) sedangkan melalui grup telegram dan grup Slack sebanyak 0%.
RS yang sudah melaksanakan poin-poin di dalam survei awal antara lain RS Sari Mulia Banjarmasin, RS Permata Bekasi, RSI Unisma, RSUD Wonosari yaitu sudah menunjuk juru bicara RS dan ruang /posko informasi Covid-19, informasi yang keluar atas persetujuan Incident Commander, ada tenaga khusus yang mencatat informasi di grup WA / notulensi saat rapat, emberikan informasi pasien/ jumlah ruang isolasi ke Dinkes, ada mekanisme atau SOP untuk mengkomunikasikan kebutuhan RS ke masyarakat / pemberi bantuan non- formal.
Diskusi sesi pertama RSUD Ungaran menyampaikan untuk komunikasi internal menggunakan WAG, dan ada rapat setiap hari. LO masih dipegang oleh 1 orang saja yaitu Kasie. Pelayanan Medik dan masuk dalam Tim Covid-19 Kabupaten. Beliau ditunjuk karena pejabat yang mempunyai hubungan dengan pihak lain (menhubungkan antar RS dan Dinas Kesehatan). RSUD Ungaran juga menanyakan kepada narasumber apakah LO memang bisa dipegang 1 orang saja atau seperti apa.
Narasumber menanggapi pertanyaan dari RSUD ungaran. Beliau menyampaikan sebaiknya RS memiliki LO lebih dari 1 orang, tidak harus pejabat, karena akan menghubungkan RS dengan pihak luar. Tetapi memang semakin tinggi jabatan LO, maka akan lebih berpengaruh dengan relasi ke pihak luar. Narasumber menceritakan pengalaman pada saat penanganan gempa di Palu, ada RS yg mempunyai hubungan baik dengan NGO yang memberikan ARV ke penderita HIV. Dikarenakan penderita HIV tidak bisa datang sendiri ke RS, maka ARV nya diberikan di posko RS. Jadi dari RS ada LO khusus , ada orang yang khusus menangani konseling kepada penderita HIV/AIDS sekaligus menjadi LO dengan NGO tersebut. Narasumber mengatakan bahwa di RSUD Ungaran mungkin ada LO khusus yang berhubungan dengan Dinas Kesehatan, dengan Pemerinta Daerah, dengan RS lain, dengan organisasi kemasyarakatan misalnya dengan UNDIP. Dimunkinkan LO ada banyak tidak hanya 1 orang. LO juga bersifat fleksibel. Apabila hanya dijabat oleh 1 orang, maka akan banyak sekali informasi yang menumpuk dan akan menjadi beban bagi orang tersebut. LO bisa diberikan kepada staf yang mungkin tingkat penanganan kepada pasien covid-19 tidak terlalu tinggi. Apabila dimungkinkan dari masing-masing bidang memiliki LO sendiri tetapi tetap ada sarana komunikasi tersendiri.
Dari chat room ada yang menanyakan bagaimana jika RS memiliki sumber daya yang terbatas, apakah dimungkinkan adanya kerjasama misalnya dari pihak eksternal yang ditarik menjadi LO dan dimasukkan dalam struktur ICS. Narasumber memberikan tanggapan dengan menekankan untuk melihat terlebih dahulu hubungan RS dengan pihak luar. Apakah hubungannya sangat kuat. Apabila hubungannya RS dengan Dinas Kesehatan maka tidak bisa dipihak ketigakan. Tetapi apabila ada kejadian luar biasa misalnya dalam kondisi bencana, maka dimungkinkan untuk memobilisasi pihak luar, misal dari STIKES. Dengan catatan Untuk mobilisasi SDM eksternal harus ada MOU sebelumnya dan tetap ada komunikasi internal dan eksternal.
RSU Sari Mulia Banjarmasin memberikan tanggapan terkait survei awal. Mereka menyampaikan bahwa sudah menyiapkan mekanisme untuk pencatatan dan yang menjadi fokus adalah Juru Bicara adalah tim hukum dari RS, jadi semua informasi yang akan keluar ke masyarakat selalu dikoordinasikan dengan tim hukum, sehingga apabila ada informasi – informasi terkait pasien, maka tim hukum yang akan menyampaikan. Untuk infromasi yang keluar atas persetujuan Incident Commander. Pencatatan informasi dilakukan oleh sekretaris, baik informasi melalui Grup WA ataupun pada saat rapat. Ada 2 sekretaris. Internal RS pada saat rapat dan eksternal untuk pencatatan dan pelaporan yang ke Dinas Kesehatan. Untuk pemberian informasi pasien / jumlah ruang isolasi ke dinkes sudah dilakukan melalui tim eksternal. Mekanisme/ sop untuk komunikasi kebutuhan RS ke masyarakat dilakukan kepada masyarakat yang datang ke IGD ataupun ke poliklinik. Untuk informasi ke masyaratkat hanya lewat media di RS saja. Misal informasi tentang pembatasan jam pelayanan di RS dan jam berkunjung.Narasumber menanggapi apa yang disampaikan oleh RSU Sari Mulia Banjarmasin bahwa penting untuk dilakukan pencatatan pada setiap informasi yang masuk dan dimasukkan dalam SOP.Narasumber juga mengapresiasi adanya Tim Hukum RS yang ditunjuk sebagai juru bicara. Hal tersebut dirasa tepat untuk menyampaikan informasi karena memiliki pengetahuan yang lebih untuk meyampaikan informasi ke masyarakat.
RSUD Dr. H. Abdul Moeloek Lampung menyampaikan bahwa ada ketetapan dari Dinas Kesehatan untuk juru bicara terkait COVID-19 hanya Dinas Kesehatan yang boleh menyampaikan. Berkaitan dengan hal tersebut apakah RS menetapkan juru bicara. Narasumber memberikan jawaban singkat apabila sudah ada ketetapan untuk juru bicara dari Dinas Kesehatan dan 1 pintu maka harus mengikuti dan menghormati ketetapan tersebut. Apabila ada informasi dari rumah sakit maka akan disampaikan ke Dinas Kesehatan terlebih dahulu.
Sesi selanjutnya penyampaian tutorial aplikasi Slack oleh dr. Dhite Bayu Nugroho, MSc, PhD. Dhite mengatakan bahwa masa darurat bencana diperlukan komunikasi efektif baik internal maupun eksternal. Mengatasi keterbatasan WAG, ada sistem baru yang disebut Slack yang dirancang mempunyai kanal – kanal untuk diskusi. Untuk membuat Slack hanya dibutuhkan email dan pertama – tama yang dilakukan membuat workspace. Kelebihan dari Slack ini salah satunya pesan yang sudah dikirim bisa diedit. Untuk Slack ini tidak dipaksa semua RS memakai tetapi ini memperkenalkan saja.
Diskusi sesi kedua diawali oleh RSI Unisma yang menyampaikan beberapa kesulitan dalam mengoperasikan aplikasi Slack, antara lain : kesulitan untuk melakukan evaluasi terhadap kegiatan dari masing – masing anggota dan kegiatan di dalam kelompok. Setelah itu meng – invite peserta dan dikirim ke WAG, tetapi ketika ingin melihat aktivitas tidak berhasil dan juga belum memahami fitur-fitur yang ada di Slack. Narasumber menanggapi pertanyaan dengan memberikan apresiasi kepada RSI Unisma yang sudah berhasil membuat workspace. Narasumber juga mengulang Kembali tutorial Slack agar peserta memahami kembali cara penggunaan aplikasi Slack tersebut.
Pertanyaan selanjutnya dari RS Tarakan Jakarta yang menanyakan apakah data Slack bisa diretas oleh hacker, berapa jumlah maksimal member di dalam grup dan perbedaan dengan telegram dan keunggulan Slack. Narasumber menyampaikan bahwa telegram juga menggunakan sistem cloud seperti Slack, sehingga file yang diupload dapat diunduh dengan mudah di plafon manapun selama kita memiliki akses terhadap akun tersebut. Tidak ada isu dari sisi keamanan dan belum ada laporan peretasan data dari Slack. Ada 2 versi untuk pembatasan, ada slack yang free dan ada yang berbayar. Kemudian yang berbayar memang mahal sekali, tetapi yang free sudah cukup powerfull untuk memfasilitasi komunikasi internal di dalam ICS. Untuk yang free, pesan yang bisa disimpan dalam sistem Slack hanya 10.000 pesan saja setelah itu pesannya tidak bisa tersimpan dalam sistem. Dapat menggunakan fasilitas google drive yang bisa diintegrasikan dengan Slack. Sehingga file yang dikirimkan tidak disimpan di Slack tetapi disimpan di google drive. Anggota maksimal 2000 dalam 1 workspace.
Pertanyaan ketiga dari RSI Cempaka Putih Jakarta yang menanyakan terkait email dan link pada saat pertama kali mendaftar, informasi-informasi apakah bisa di back up dan untuk admin apakah bisa lebih dari 1 orang. Narasumber memberikan tanggapan yaitu bahwa email dan link dua hal yang berbeda. Yang dikirimkan email bisa masuk ke dalam Slack, yang hanya mendapatkan link via wa juga bisa masuk. Hanya saja memang lebih cepat untuk masuk Slack apabila melalui email. Peran administrasi ada 3 peran yaitu owner, administrator dan member. Lalu yang tertinggi adalah owner. Administrator bisa lebih 1 dari orang. Akan ada informasi seberapa banyak pesan yang sudah terjadi, kuota yang sudah dipakai bisa diakses dengan mudah dan versi laptop memiliki lebih banyak fitur daripada versi hp.
Workshop hari pertama Komunikasi dalam Incident Command System Penanganan COVID-19 di Rumah Sakit ditutup dengan fasilitator mengingatkan Kembali untuk mengirimkan penugasan paling lambat Selasa, 19 Mei 2020 pukul 15.00 WIB yang akan di presentasikan oleh peserta pada Rabu, 20 Mei 2020.
Reporter:
Indrawati Wurdianing
Ajeng Choirin
Bapelkes Semarang
{/sliders}
{tab title=”Pertemuan 2″ class=”warning”}
Presentasi Penugasan Peserta dan Pengecekan Slack Peserta
Tujuan Pembelajaran Umum : Memiliki SOP Alur Komunikasi dalam ICS dan Memiliki Alat Komunikasi menggunakan Aplikasi Slack
Narasumber:
1. Gde Yulian Yogadhita M.Epid, Apt 2. dr. Dhite Bayu Nugroho, MSc, PhD
Fasilitator: Happy R Pangaribuan SKM, MPH
TPK (Tujuan Pembelajaran Khusus)
Pokok Bahasan dan
Sub Pokok Bahasan
Metode
Memahami alur komunikasi dalam ICS dan memahami penggunaan aplikasi Slack
Dok. PKMK FK-KMK UGM “Pembahasan hasil penugasan peserta”
Hari kedua sesi Workshop Komunikasi dalam Incident Command System Penanganan Covid-19 di Rumah Sakit peserta diminta mempresentasikan penugasan yang di moderatori oleh Happy R Pangaribuan SKM, MPH dengan narasumber pada hari ini adalah Gde Yulian Yogadhita M.Epid, Apt dan dr. Dhite Bayu Nugroho, MSc, PhD dari PKMK FK-KMK UGM.Ada 9 Rumah Sakit yang telah mengirimkan tugasnya yaitu: 1) RS H.L Manambai Abdulkadir; 2) RSI Pati; 3) RSUD Dr. H. Abdul Moeloek Lampung; 4) RSUD Pandan Tapanuli Tengah; 5) RSUD Tarakan Jakarta; 6) RSNU Jombang; 7) RS Sari Mulia Banjarmasin; 8) RS Awal Bros Bekasi; dan 9) RS Woodward Palu. Moderator menyampaikan hasil review dari penugasan komunikasi dalam ICS dimana dari 9 RS yang sudah mengirim penugasan hampir semuanya sistem komunikasinya sudah dibangun dan sudah ada RS yang sistem komunikasinya sudah detail dan bisa dijadikan pembelajaran RS lainnya diantaranya RSUD Tarakan Jakarta dan RS Sari Mulia.
Selanjutnya narasumber Gde Yulian Yogadhita M.Epid, Apt mempresentasikan dummy dari 4 RS, yang pertama adalah RSI Pati. Narasumber menyampaikan bahwa sistem komunikasi sudah ada dan sudah terlihat jelas kepada siapa informasi disampaikan. Dalam struktur ICS Di dalam sistem komando RSI Pati didapatkan posisi Direktur sebagai Komandan Insiden yang langsung memberi perintah kepada koordinator-koordinator, yaitu koordinator bidang operasional, koordinator bidang perencanaan dan koordinator bidang pendanaan. Direktur memberikan informasi mengenai kebutuhan penambahan ruang isolasi Covid-19 dan pembangunan triase IGD Covid-19, ke komandan ICS pengalihan poli umum menjadi poli ODP, pembuatan alur triase untuk pasien ODP/ PDP dan disampaikan dalam grup WA. Diasumsikan 2 hal yang berbeda antara direktur dengan Komandan Insiden. Kemudian ada koordinator penasehat ahli diasumsikan ada di dekat Komandan Insiden dan menyampaikan pemeriksaan pasien PDP di ruang isolasi delakukan dengan minimal contact yaitu dengan media telepon, CCTV, dan HP ke koordinator operasional dan disampaikan dalam grup WA. Ada koordinator bidang operasional yang menyampaikan bahwa pasien ODP/PDP yang sampai di IGD dilakukan anamnesis dan screening awal di ruang triase depan IGD, jika pasien ODP/PDP langsung diarahkan menuju IGD Covid yang bersebelahan dengan ruang isolasi Covid ke Kepala ruang IGD dan Ruang Isolasi Covid-19 dan disampaikan melalui rapat koordinasi pelayanan IGD. Karena sarana komunikasi ada dua yaitu melalui grup WA dan rapat koordinasi sebaiknya dibuatkan SOP yang menyatakan tentang pencatatan.Koordinator bidang perencanaan membawahi bagian pengadaan obat dan alat Kesehatan dan juga tim lapangan. Bagian pengadaan obat dan alat Kesehatan memberikan informasi untuk menambah persediaan. Sedangkan tim lapangan tentang penyediaan relawan dan untuk menjamin keamanan dan keselamatan tenaga Kesehatan yang bekerja di RS, jadi pada saat penyediaan relawan sebaiknya berkoordinasi dengan penasehat ahli atau PPI karena standar – standar keamanan dan keselamatan perlu diperhatikan. Jangan sampai relawan tidak memahami komunikasi internal dan eksternal. SOP apa yang ada dalam RS ataupun ICS dikomunikasikan ke relawan yang masuk. Atau relawan yang bekerja di luar untuk RS tersebut jangan sampai ada kebocoran. Ada Mou Khusus untuk relawan.
Narasumber meminta klarifikasi kepada RSI Pati mengenai mekanisme rutin koordinator bidang perencanaan kebagian pengadaan obat dan alat kesehatan atau tim lapangan, struktur IC apabila Direktur langsung ke koordinator-koordinator, apakah direktur merangkap IC.Klarifikasi dari RSI Pati antara lain: ICS ini baru disusun setelah mengikuti worksop HDP, sebelumnya hanya memiliki tim HDP secara umum tetapi tim HDP pun baru dibentuk setelah tanggal 16 Maret 2020. Belum spesifik tergambar mekanisme komunikasi secara vertical, semua masih dipegang direktur. Walaupun sudah menunjuk komandan, tetapi di setiap rapat, dari manajemen masih memberikan instruksi kepada bidang-bidang yang terkait. Jadi untuk peran komandan memang pada awal-awal pandemi belum begitu menonjol . Peran komandan diandalkan pada saat berkoordinasi langsung dengan bidang-bidang terkait. Setelah mengikuti workshop, mencoba untuk Menyusun ICS. Komunikasi sudah berjalan seperti biasanya, hanya untuk notulensi dan pendokumentasian belum rapi dan belum tertib dilakukan. Untuk mekanisme rapat sudah mulai dilakukan per tanggal 16 Maret 2020 dengan mulai melakukan penertiban jumlah pengunjung, melarang jam besuk, membatasi pendamping pasien di rawat inap sudah dilakukan melalui rapat – rapat rutin dan dilakukan berdasarkan trend perkembangan wabah di daerah Pati. Koordinasi ke bagian perencanaan dan ke bagian logistic memang langsung dari manajemen ke instalasi farmasi, karena memang belum memahami struktur ICS. Terkait relawan ada instruksi dari Dinas Kesehatan Kabupaten untuk semua RS lini 2 dan lini 3 menyediakan tenaga Kesehatan untuk diperbantukan di hotel karantina dan mendapat jatah 1 bulan ada 3 kali jatah shift siaga dan sebelum mengirim tenaga Kesehatan sudah dibriefing terlebih dahulu tentang PPI. Tetapi memang belum ada SOP dan tidak didokumentasikan. Direktur langsung ke koordinator, karena memang belum memiliki struktur ICS.
Dok. PKMK FK-KMK UGM “Diskusi hasil penugasan RSUD Pandan dan RSI Pati”
Narasumber menyampaikan struktur RSUD Pandan Tapanuli Tengah dimana struktur organisasi sudah sesuai dan cukup sederhana. Direktur sebagai executive agency memberikan arahan 1 tingkat dibawahnya (IC) setiap hari dengan komunikasi langsung, telepon. IC (Ketua Tim Covid-19) memberikan instruksi ke 1 tingkat ke bawahnya setiap hari. Staf Ahli (tim klinis) memberi laporan klinis yang memberikan laporan 1 tingkat ke atas komunikasi langsung dan WA. Humas (sekretaris) memberikan laporan Covid-19 (laporan horizontal, eksternal) ke masyarakat melalui media massa dan WA grup. Ada 3 seksi yaitu seksi operasional, seksi logistic dan seksi pendanaan dan administrasi. Narasumber juga meminta klarifikasi kepada RSUD Pandan mengenai komunikasi langsung dari direktur seperti apa, Safety (PPI RS) dimanakah letaknya apakah dibawah atau di atas dekat dengan staf ahli dan apabila tidak mempunyai LO siapakah yang menyampaikan informasi ke eksternal.Klarifikasi dari RSUD Pandan antara lain Komunikasi langsung berupa arahan dari direktur ke ketua tim kemudian juga melalui telepon. Untuk bagian safety memang lupa belum membuat di dalam bagan, sebenarnya sejajar dengan staf ahli dan humas. Yang tidak ada LO dan seksi perencanaan. Untuk penyampaian informasi baik internal dan eksternal disampaikan oleh Humas. Ada seksi pelaporan yang membantu humas untuk pelaporan ke bagian eksternal dan juga informasi di WA grup. Belum menggunakan formulir yang belum disepakati tiap bagian jadi dibuat sendiri-sendiri oleh bagian. Narasumber menanggapi kembali klarifikasi RSUD Pandan bahwasannya formulir harus ada dan mencakup semua kebutuhan dari masing – masing bidang. Apabila tidak ada formulir yang disepakati khawatirnya ada informasi – informasi yang tidak tersampaikan. Meskipun tidak ada di struktur, fungsi LO ataupun perencanaan, tetapi tetap menempel pada fungsi-fungsi yang ada di struktur.
Narasumber selanjutnya memaparkan ICS dari RSUD Abdul Moeloek Lampung dan menyampaikan bahwa struktur organisasi sudah ada dan sebaiknya lebih dirampingkan. Dalam ICS dibatasi maksimal 4-5 tim/bagian/seksi supaya komunikasi berjalan efektif. Penanggung jawab (direktur) menyampaikan kebijakan dari pimpinan daerah dan pejabat pusat ke komandan. Komandan menyampaikan laporan ke 1 tingkat ke atasnya dan menyampaikan instruksi 1 tingkat ke bawahnya dan kesemua koordinator. Koordinator Liason Officer menyampaikan permintaan dan instruksi, koordinasi horizontal, internal dan eksternal. Koordinator dan anggota humas menyampaikan informasi eksternal. Keamanan dan keselamatan menyampaikan ke seluruh petugas dan ke komandan. Tim Operasional melaporkan secara horizontal dan ke atas ke staff ahli dan komandan. Tim logistic melaporkan secara horizontal dan ke bawah. Perencanaan menyampaikan laporan secara horizontal dan eksternal. Staf ahli menyampaikan laporan ke atas. Keuangan menyampaikan laporan ke atas dan horizontal.
RSUD Abdul Moeloek Lampung memberikan tanggapan bahwa struktur organisasi yang ditayangkan masih yang lama setelah mengikuti workshop sudah disesuaikan dengan ICS. RSUD Abdul Moeloek Lampung untuk laporan kasus pasien, PDP dan ODP dilakukan setiap hari ke Dinkes secara online sedangkan laporan logistic (APD, PCR, obat, dll) dilakukan setiap hari rabu ke Dinas Kesehatan secara online. Komunikasi dengan menggunakan WAG dan saat ini masih mempelajari aplikasi Slack. Untuk staf ahli masuk ke tim operasional. Video edukasi ke masyarakat yang melakukan adalah bagian humas.
Narasumber selanjutnya membahas penugasan dari RSUD Tarakan Jakarta dan menyampaikan bahwa struktur organisasi sudah detail dan sesuai dengan ICS. Komunikasi dilakukan secara vertical kepada ICS setiap ada perkembangan dengan menggunakan telepon, zoom meeting dan tele-conference. Humas menyampaikan informasi pengendalian bencana baik internal ke IC maupun eksternal jika diperintah oleh IC. Direktur RS sebagai executive agent yang menyampaikan hasil pengawasan dan pertimbangan ke Gubernur, Kepala Dinas dan Dewan Pengawas. RS besar tetapi memiliki struktur yang sederhana. RSUD Tarakan Jakarta memberikan klarifikasi bahwa bagian humas menginformasikan baik internal maupun eksternal RS. Executive agent dilaksanakan oleh direktur dan secara rutin melalui zoom meeting dengan dewan pengawas maupun dinas Kesehatan. Pada saat pertemuan maka executive agent yang menyampaikan data dan informasi yang dibutuhkan.
Narasumber juga menjawab pertanyaan yang ada di chat zoom antara lain : perbedaan peran LO dengan humas dan bagaimana kalau di dalam struktur organisasi ada ketua 1, ketua 2 dan wakil ketua. Narasumber menjelaskan bahwa LO itu lebih pada kegiatan mengkomunikasikan tentang kebutuhan dan permintaan ke dalam maupun keluar sedangkan humas komunikasinya hanya searah. LO sendiri adalah suatu kebutuhan , misalnya RS ke Dinas Kesehatan. Sedangkan untuk struktur organisasi dalam ICS hanya ada 1 ketua kalaupun ada lebih dari satu orang maka bertugasnya secara bergantian.
Sesi selanjutnya pengecekan aplikasi Slack oleh dr. Dhite Bayu Nugroho, MSc, PhD. Dilihat dari hasil penugasan ini sudah ada yang membuat sampai kanal logistic. Memang untuk masuk Slack dibutuhkan email dan ini terkait isu keamanan agak lebih spesifik dan verifikasi ke email jika akan masuk ke Slack. Slack ini sudah banyak digunakan untuk memfasilitasi komunikasi internal dalam penangulangan bencana oleh Negara lain. Kesulitan/kendala yang dihadapi dalam Slack diantaranya yang disinvite menjadi anggota harus memiliki Slack, membutuhkan waktu untuk beradaptasi, kesulitan upload dokumen, menggunakan Bahasa asing, kesulitan sign in pada akun Slack, jika tidak aktif kemungkinan pesan tidak tersampaikan dan kesulitan untuk join channel. Untuk mengatasi kesulitan-kesulitan ini akan dibuat kanal troubleshooting Slack.
Workshop hari kedua Komunikasi dalam Incident Command System Penanganan Covid-19 di Rumah Sakit ditutup dengan fasilitator mengingatkan kembali untuk mengisi evaluasi Kirkpatrick setelah mengikuti workshop untuk melihat apakah workshop ini bermanfaat dan untuk mengatahui hal – hal yang penting untuk diperbaiki.
Reporter:
Indrawati Wurdianing
Ajeng Choirin
Bapelkes Semarang
{/sliders}
{tab title=”Rundown Workshop” class=”green”}
Waktu
Materi/Kegiatan
Narasumber/Fasilitator
Senin
Pembukaan:
Mengapa kita tidak bisa mengandalkan WAG, dan perlu mempertimbangkan alat komunikasi lainnya.
Prof. Dr. Laksono Trisnantoro
Materi Komunikasi dalam ICS
Gde Yulian Yogadhita M.Epid, Apt
Diskusi
Happy R Pangaribuan SKM, MPH
Materi Alat Komunikasi Menggunakan Aplikasi Slack
dr. Dhite Bayu Nugroho, MSc, PhD
Diskusi Lanjutan
Happy R Pangaribuan SKM, MPH
Penugasan untuk hari Rabu, 8 April 2020
Menyusun Kanal-kanal di Slack sesuai dengan Struktur ICS
Semua rumah sakit yang telah akreditasi pasti memiliki perencanaan penanggulangan bencana untuk rumah sakit atau Hospital Disaster Plan (HDP). Namun, karena nilai untuk HDP hanya 20 persen dan bisa lolos tanpa membuat perencanaan, tidak jarang rumah sakit hanya membuat dokumen dan tidak mensosialisasikannya ke seluruh staff. Lebih kanjut RS sering tidak menjadikan ancaman bencana sebagai budaya di rumah sakit. Oleh karena itu, jika terjadi bencana internal atau pun kedatangan korban eksternal, atau mengirimkan tim ke daerah bencana atau mengalami bencana alam, rumah sakit mengalami kesulitan dalam aplikasi HDP.
Hal yang kerap menjadi masalah, ketika terjadi bencana rumah sakit mengabaikan kembali dokumen perencanaannya. siapa yang sudah ditunjuk sebagai komandan, siapa yang akan bertugas secara operasional, bidang data informasi mengurusi apa, bagaimana analisis risiko rumah sakit sebelumnya untuk perencanaan surge hospital menghadapi lonjakan kasus, bagaimana berkomunikasi dengan dinas kesehatan untuk rujukan pasien, bagaimana memahamkan kalau seluruh staff harus mengikuti alur yang telah dibuat saat aktivasi tim bencana, dan lain sebagainya.
Situasi tersebut lebih berat terjadi pada bencana non alam seperti saat ini, pandemi global COVID-19. Walaupun pada dasarnya konsep penanganan pandemi ini sama dengan konsep penanganan bencana, namun ada perbedaan yang sangat besar. Perbedaannya terletak pada prinsip dasar penanganan karena perbedaan sifat agen kausatifnya. Pandemik saat ini disebabkan virus yang sangat menular. Bukan bencana yang bersifat trauma tidak menular. Oleh karena itu penangannya menjadi lebih sulit karena masalahnya jauh lebih kompleks. Semua rumah sakit yang pernah kami dampingi Hospital Disaster Plan-nya belum ada yang memasukkan pandemic global sebagai ancaman bencana yang mungkin terjadi, yang ada hanya sebatas KLB DBD dan malaria.
Mengingat pentingnya pengorganisasian tim bencana di rumah sakit atau incident command system (ICS) dalam menghadapi situasi bencana, maka diselenggarakan kursus refreshing ini dalam bentuk workshop. Dalam kegiatan ini kejelasan tugas fungsi dan alur pelaporan harian yang diluar dari situasi normal atau birokrasi sehari – hari akan dibahas.
Diharapkan melalui workshop ini Divisi Manajemen Bencana Kesehatan PKMK FK – KMK UGM akan membantu menfasilitasi rumah sakit yang sudah memiliki dokumen HDP dapat segera mengoperasikan dokumen tersebut dan bagi rumah sakit yang belum memiliki dokumen HDP dapat menyusunnya sesuai dengan kebutuhan penanganan COVID-19 khususnya dalam mengaktifkan ICS di rumah sakit.
Tujuan
refreshing cara pengaktifan Incident Command System (ICS) di rumah sakit dalam kerangka Hospital Disaster Plan.
mendiskusikan permasalahan dalam pelaksanaan HDP untuk COVID-19
Output
peserta memahami aktivasi ICS di rumah sakit
rumah sakit memiliki dan mengaktifkan tim bencana untuk menghadapi COVID-19
rumahsakit mempunyai dokumen HDP yang diperbaharui karena adanya COVID-19.
Peserta dan persyaratan
Diikuti oleh 3 sampai yang terdiri dari :
tim HDP rumah sakit,
pimpinan dan manajemen rumah sakit,
staf lainnya yang memilik tugas berkaitan dengan pelaksanaan HDP
Ketentuan Kepesertaan
Peserta wajib menjawab 4 survey pertanyaan mengenai HDP dan melalukan self assessment ICS pada link yang akan diberikan setelah menjadi peserta.
Agenda Kegiatan
{tab title=”Pertemuan 1″ class=”danger”}
HDP dalam SNARS dan Penugasan
Senin, 6 April 2020, Pukul 08.30 -10.00 WIB
Tujuan Umum Pembelajaran: Memahami Rencana Penanggulangan Bencana di RS (HDP) sesuai SNARS
Peserta yang tergabung pada workshop ini sebanyak 43 rumah sakit yang tersebar di Indonesia. Fasilitator mengawali kegiatan ini dengan menampilkan hasil survei rumah sakit terkait Hospital Disaster Plan (HDP) dan Incident Command System (ICS) yang ada di RS. Hasil survei menunjukkan dari 21 rumah sakit terdapat 5 rumah sakit yang belum memiliki HDP, 6 rumah sakit belum memiliki tim bencana/ICS dan 13 rumah sakit belum mengaktifkan ICS.
Komponen HDP dalam Akreditasi SNARS : Menilai Kesiapan Rumah Sakit Saat Ini
Materi ini disampaikan oleh dr. Bella Donna, M.Kes dari Divisi Manajemen Bencana Kesehatan PKMK FK – KMK UGM. RS yang sudah memiliki HDP seharusnya sudah paham apa yang akan dilakukan dalam penanganan COVID-19 dan sejauh apa kapasitas mereka. Pada komponen HDP yang pertama adalah kebijakan harus siap, kemudian dibentuk sistem pengorganisasian, menyusun analisis risiko dan skenario. Skenario ini disusun berdasarkan kapasitas rumah sakit dan kondisi di daerah. Misalnya rumah sakit berada di wilayah zona merah COVID-19 sementara rumah sakit tidak termasuk rumah sakit rujukan untuk pasien COVID-19 dan faktanya RS menerima banyak pasien ODP dan PDP. Skenario ini yang penting disusun oleh RS, bagaimana rumah sakit menerima pasien dan batas pelayanan yang bisa diberikan untuk perawatan pasien. Bicara tentang ICS, BNPB sejak awal dibentuk sudah menggunakan ICS dalam sistem komando, begitu juga gugus tugas nasional. Terdapat 5 fungsi manajemen yaitu pertama komando, operasional, logistik, perencanaan dan keuangan/administrasi. Komandan lebih kepada manajemen untuk mengatur semuanya sementara operasional untuk menyelesaikan sesuatu (pelaku).
Diskusi :
RS Universitas Andalas Padang direncanakan akan masuk ke dalam rumah sakit rujukan penanganan COVID-19. Rumah sakit sudah melakukan MOU dengan Fakultas Kedokteran dan Fakultas Keperawatan Universitas Andalan untuk membantu rumah sakit baik dari segi manajemen dan tenaga medis.
RSI Siti Aisyah Madiun melakukan merger ruangan, untuk surge capacity di RS rujukan. Namun yang menjadi kendala adalah logistik. Narasumber menyampaikan bahwa dalam persiapan logistik ini dibutuhkan sekali peran pemerintah daerah. Rumah sakit harus berkoordinasi dengan pemerintah daerah dan dinas kesehatan. Jika masing-masing RS rujukan di daerah sudah penuh, maka bisa dialihfungsikan ke RS yang bukan rujukan. Ini yang perlu dibicarakan, terkait surge capacity di daerah.
RSJ Grhasia Yogyakarta sudah mempunyai Tim Penanggulangan Bencana. Dalam penanganan COVID ini tidak mengaktifkan Tim Penanggulangan Bencana, namun membuat tim baru untuk menangani COVID, sudah ada protokol penanganan dan ada gugus tugas langsung. RS Gracia ditunjuk menjadi RS rujukan. Hal yang menjadi kendala adalah RSJ Grhasia bukan RS umum tetapi rumah sakit jiwa. Ada 2 kasus yang sudah masuk dan rumah sakit hanya merawat ODP. RSJ Grhasia masuk dalam rumah sakit rujukan level 1.
RSUD Kota Baru Banjarmasin bukan termasuk RS Rujukan. Sampai sekarang belum ada kasus, namun sudah mengantisipasi dengan membentuk tim bencana untuk tim internal RS. Ruang isolasi belum ada, sementara bisa memanfaatkan ruang PONED. Pelayanan yang dilakukan selama ini adalah merawat pasien suspect, dan setelah kita rujuk masih negatif, jadi belum ada kasusnya. Kendala APD terbatas dan distribusi logistik masih terhambat. RS tidak bisa berdiri sendiri, jadi dibutuhkan kebijakan wilayah dan kebijakan dinkes untuk terpenuhnya kebutuhan logistik. Semua RS yang ada di Indonesia harus tetap mempersiapkan mulai dari sistem komando karena ini sudah masuk pandemi. Jika sudah ada tim bencana, artinya tinggal mengaktifkan, bidang logistik yang bertugas menyiapkan APD.
Fasilitator mengakhiri workshop hari ini dengan menjelaskan penugasan, dimana peserta akan mengumpulkan penugasan hari ini maksimal pukul 15.00 WIB. Workshop ini akan berlanjut besok 7 April 2020 dengan membahas topik terkait ICS.
{slider title =”Arsip Video” class=”icon”} dalam Penyusunan
{slider title =”Reportase Kegiatan” class=”icon”}
Hari II : Selasa, 07 April 2020
Dok. PKMK FK-KMK UGM “Penyampaian Materi Organisasi ICS di Rumah Sakit”
Organisasi ICS di Rumah Sakit
Materi ini disampaikan oleh dr. Hendro Wartatmo dari Pokja Bencana FK – KMK UGM. ICS adalah petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis dari struktur organisasi. Tujuannya agar terpenuhi who doing what (pembagian tugas), communication (komunikasi), dan what if (rencana cadangan). Komunikasi ini terjadi antar unit, misalnya poliklinik triase APD – nya habis, bisa minta kemana untuk stoknya. Contoh rencana cadangan harusnya komandan kepala pelayanan bidang medis, kemudian saat emergency ICS, komandan ada di luar kota, maka siapa yang akan menggantikan. ICS ini bukan satu – saatunya sistem, ada MIMMS dan HICS yang bisa digunakan di rumah sakit. Namun, mengenapa menggunakan ICS? DI dalamnya ada sistem komando yang jelas dan fleksibilitas organisasi.
Diskusi
RSUD Ngudi Waluyo Wlingi Blitar ditunjuk sebagai rumah sakit rujukan penanganan COVID-19 dan berada di zona merah. Sekarang rumah sakit memiliki total bed 12, apakah ICS ini akan diaktifkan jika pasien yang datang melampaui total bed?
Secara umum ICS sudah diterapkan ketika belum menerima pasien, ketika ditunjuk jadi RS rujukan harusnya sudah menyusun ICS. Ada 3 hal penting dalam ICS yaitu pembagian tugas, ada komunikasi (protap) dan rencana cadangan. Jika ketiga hal itu sudah ada maka ICS bisa diaktifkan. Rencana cadangan ini akan menjawab kendala yang mungkin bisa terjadi, misalnya rencana cadangan jika pasien yang datang melebihi kapasitas. Ada 3 kondisi dalam pelayanan kesehatan yaitu kondisi normal, kondisi emergency dan krisis. Kembali ke kondisi RSUD yang memiliki bed 12, jika kondisi normal tidak ada COVID-19, jika sudah terpenuhi 12 bed maka masuk pada kondisi emergensi dan kalau misalnya mencapai 20 pasien maka itu masuk kondisi krisis.
RSUP Fatmawati masuk dalam rujukan rumah sakit dan berada di zona merah. Rumah sakit sudah memiliki HDP, apakah ICS ini bagian dari HDP atau berdiri sendiri? Kemudian siapa yang layak menjadi komando?
ICS adalah petunjuk pelaksana HDP ketika terjadi bencana. ICS akan mengakomodir jika belum ada protap terkait COVID-19 di HDP. Komandan adalah orang yang menguasai semua masalah, bisasanya ada kursus untuk komandan. ICS jangan dikaitkan dengan pangkat atau eselon birokrasi sehari – hari. Siapa saja bisa menjadi komandan, tapi harus menguasai manajerial. Komandan mempunyai kuasa legal, power (kapasitas/kompetensi) dan resources (yang paling menguasai masalah di rumah sakit).
RSUD Selebesulo Sorong belum memiliki bidang perencanaan dalam ICS. Situasi saat ini terkendala terutama karena penerbangan ditutup jadi kesulitan untuk menerima APD dan tidak bisa mengirimkan sampel ke luar. Kasus positif COVID-19 yaitu 2 orang (1 meninggal dan 1 membaik) dan 2 orang PDP sedang dirawat.
Seksi perencanaan ini sangat penting dalam ICS, karena bidang perencanaan yang akan memikirkan apa yang kemungkinan yang akan terjadi dan kebutuhan apa yang dibutuhkan. Salah satu kelebihan ICS ini adalah organisasi yang fleksibel, jika SDM internal rumah sakit tidak memiliki kompetensi di bidang perencanaan, boleh memanggil dari luar rumah sakit untuk terlibat dalam ICS. Bagian perencanaan ini yang mengurus masalah jika pesawat nya ditahan apa yang harus dilakukan, misalnya bisa tidak menyewa pesawat.
RS Universitas Andalas Padang baru pertama sekali mengetahui konsep ICS. Rumah sakit sudah memiliki HDP dan ada tim penanggulangan bencana. Dalam kondisi COVID-19 ini, sudah ada tim dan juga sudah ditunjuk Kabid Pelayanan Medik sebagai komandan. Apakah memungkinkan seperti ini sudah bisa berjalan karena tidak menyebutnya ICS?
Kembali pada statement awal, struktur organisasi mau disebut oleh rumah sakit itu bebas, karena ICS ini bukan satu – satunya sistem komando yang bisa dipakai di rumah sakit. Hal yang paling penting sudah terlihat pembagian tugas, sudah ada komunikasi (protap) untuk covid dan sudah disusun rencana cadangan.
Workshop hari ini ditutup dengan penjelasan penugasan 2 terkait pembagian tugas ICS. Pembagian tugas dalam ICS ini harus sampai pada pelaksa langsung. Di dalam ICS tidak perlu disebutkan nama, namanya itu ada di SK atau daftar hadir.
Reporter : Happy R Pangaribuan
Divisi Manajemen Bencana Kesehatan FK-KMK UGM
{/sliders}
{tab title=”Pertemuan 3″ class=”info”}
HICS dalam Penanggulangan COVID-19 dan Penugasan
Rabu, 8 April 2020, Pukul 08.30 -10.00 WIB
Tujuan Umum Pembelajaran: Memahami Sistem Komando di RS
Pembicara : 1. dr. Hendro Wartatmo, Sp.BD(K)BD 2. dr. Bella Donna, M.Kes
Fasilitator : Madelina Ariani, SKM, MPH
Tujuan Pembelajaran Khusus (TPK)
Pokok Bahasan dan Sub Pokok Bahasan
Metode
1. Memahami sistem pengorganisasian di rumah sakit pada saat bencana COVID-19
Sistem pengorganisasian di rumahsakit pada saat bencana:
Organisasi tentang penanganan bencana (organisasi fungsi)
Sistem komando di rumahsakit dalam penanggulangan bencana COVID-19
Standar SDM (leadership) dalam organisasi penanggulangan bencana
Penjelasan tentang tugas pusat pengendalian, keuangan, logistik, dan operasional
Kegiatan dimulai dengan review penugasan dan diskusi tentang kondisi beberapa rumah sakit selama pengalaman menangani COVID-19. Rumah sakit yang ditunjuk sebagai rumah sakit rujukan berdasarkanAPD yang dimiliki oleh rumah sakit. Jika APD tidak memenuhi standar artinya rumah sakit bisa menjadi rumah sakit rujukan level 2, artinya hanya bisa menangani pasien yang non kritis. Daerah sebaiknya melakukan leveling rumah sakit di daerahnya, sehingga sistem rujukan ini lebih tersistematis. Rumah sakit yang bukan rujukan jika menerima pasien COVID-19, langsung dirujuk ke rumah sakit rujukan. Terkait kebutuhan APD ini harus sudah dihitung berapa kebutuhannya, berapa yang sudah ada dan untuk berapa lama. HDP ini fleksibel dan tidak terkait dengan birokrasi sehari hari namun tergantung pada situasi sekarang.
Dok. PKMK FK-KMK “Review Penugasan”
Major Incident Medical Management and Support (MIMMS) The Practical Approach in Hospital
Materi ini disampaikan oleh dr. Hendro Wartatmo dari Pokja Bencana FK – KMK UGM. Rumah sakit bisa mengikuti MIMMS dalam membuat struktur organisai sistem komando penanganan COVID. MIMMMS ini mengikuti prinsip – prinsip dasar ICS. Struktur pokok yang ada dalam MIMMS adalah koordinator, bidang manajemen, bidang keperawatan dan bidang medis. Dalam tim COVID, safety itu mengurus APD yaitu mengurus pencegahan transmisi penyakit. APD ada 3 level, APD untuk periksa pasien ODP, APD untuk periksa pasien PDP dan APD untuk ruangan PDP konfirmasi positif.
RSUD Ngudi Waluyo Wlingi Blitar sudah merawat ODP dan PDP. Rumah sakit mendapat APD dari segala penjuru namun ada beberapa APD yang dipalsukan (masker N95 palsu), dan masih ditahan di gudang. APD secara keseluruhan dicek oleh komite Pengendalian Penyakit Infeksi (PPI).
Tujuan Pembelajaran Umum : memahami penerapan dan aktivasi ICS untuk covid-19
Pembicara : 1. Dr. Hendro Wartatmo, Sp.BD(K)BD 2. Dr. Bella Donna, M.Kes
Fasilitator : Madelina Ariani, SKM, MPH
Tujuan Pembelajaran Khusus
Pokok Bahasan dan Sub Pokok Bahasan
Metode
Memahami menyusun ICS, jadwal, dan rencana kegiatan tim selama tanggap darurat
Presentasi oleh peserta
Komentar dan masukan dari pembicara
Presentasi
Tanya jawab
Diskusi
Kesimpulan
Penutupan
{slider title =”Arsip Video” class=”icon”}
{slider title =”Reportase” class=”icon”}
Fasilitator memulai kegiatan dengan menyampaikan akan ada workshop komunikasi dalam ICS, untuk memperdalam kesiapan rumah sakit selama operasional ICS di rumah sakit. Kemudian beberapa rumah sakit mempresentasikan hasil penugasan mereka. RSIA Muhammadyah Malang sudah menyusun struktur organisasi dalam penanganan COVID-19 berbasis ICS. Tugas dan fungsi masing – masing bidang sudah tercatat dengan baik. RS Bethesda menyampaiakn HDP yang dibuat sebelumnya masih dalam rangka kesiapsiagaan terhadap bencana alam dan trauma, mulai Februari 2020 RS Bethesda mengadaptasi dengan bencana wabah pandemik. Tenaga kesehatan yang bertugas di RS Bethesda sudah dibagi dalam shift untuk menghindari kelelahan petugas kesehatan.
Secara keseluruhan tugas bidang operasional ini sangat banyak, karena terjun langsung ke perawatan pasien. Bidang operasional melaporkan pelayanan yang mereka lakukan kepada komandan. Komandan yang melaporkan semua kegiatan ke eksternal termasuk ke dinkes dan BPBD, artinya bukan Ketua Bidang Operasional yang langsung menyampaikan ke eksternal. Komandan ini sebaiknya ditunjuk 2 atau 3 orang, karena load pekerjaan yang banyak, biar tetap ada pergantian.
Dalam HDP, RSUP dr. M. Djamil sudah ada struktur organisasi bencana yang sudah sesuai dengan ICS. Namun dalam struktur ini belum tergambar dimana peran Komite PPI terkait wabah. Komandan bencana adalah direktur medik dan keperawatan. Pada awal kasus COVID-19 di Sumatera Barat , RSUP dr. M. Djamil hanya mempunyai 7 tempat tidur, namun sekarang sudah dikembangkan menjadi 30 tempat tidur. Selain itu untuk penginapan petugas sudah disiapkan oleh pemerintah provinsi yaitu 2 buah hotel.
Masalah penting yang diperhatikan juga dalam ICS ini adalah masalah safety dan logistik. Kedua hal ini yang membedakan COVID-19 dengan bencana yang biasa. Safety fokus untuk mencegah transmisi COVID-19. Salah satunya dengan melihat apakah laporan harian dari masing – masing bidang sudah memanfaatkan online. Logistik terkait dengan ketersediaan APD.
Masalah berikutnya adalah masalah sistem jejaring dan rujukan. Kembali ke prinsip rumah sakit tidak mengalami bencana sendirian, artinya ada rumah sakit yang lain yang bisa diajak bekerja sama (jejaring rumah sakit). Kerja sama ini dibangun oleh staf incident commander. Kondisi sekarang, pada pandemic COVID-19 belum ada kelas rumah sakit rujukan, sistem rujukan dan manajemen data dan informasi belum tersistem dengan baik. Sistem rujukan RS COVID-19 di bawah koordinasi oleh dinas kesehatan. Dalam sistem manajemen data dan informasi terdapat informasi yang terintegrasi. Dalam data juga termasuk data APD dan ketersediaan SDM. RS Onkologi Sentani Malang termasuk rumah sakit level 1 karena rumah sakit hanya bisa melakukan triase, jika ada pasien datang langsung dirujuk. Rumah sakit level 1 adalah rumah sakit yang hanya bisa melakukan triase, Rumah Sakit Level 2 adalah rumah sakit yang bisa menangani pasien non kritis dan RS Level 3 adalah rumah sakit yang menangani pasien kritis. Meskipun RS Onkologi Sentani Malang ada di level 1, minimal rumah sakit harus menyiapkan APD sesuai standar rumah sakit level 2.
Pengantar-Software-Komunikasi-ICS_LT
Kirim penugasan di sini
Penugsan 9 April 2020
