Angkatan III – Free Online Workshop Komunikasi dalam Incident Command System (ICS)

Pusat Kebijakan dan Manajemen Kesehatan FK-KMK UGM

Badan PPSDM Kesehatan, Kementerian Kesehatan dan PKMK FK-KMK UGM

Free Online Workshop

Komunikasi dalam Incident Command System (ICS)

Penanganan COVID-19 di Rumah Sakit

Selasa & Kamis, 21 & 24 April 2020

Pengantar

Konsep penanganan pandemic COVID-19 ini pada dasarnya sama dengan konsep penanganan bencana. Perbedaannya hanya ada di prinsip dasar penanganan karena perbedaan sifat agen kausatifnya. Sudah saatnya rumah sakit mengaktifkan ICS yang sudah dibentuk untuk menangani pandemic COVID-19. ICS yang dibentuk dapat dikatakan sudah berjalan jika sudah memenuhi 3 fungsi yaitu what doing what (pembagian tugas), communication (alur komunikasi), dan what if (rencana cadangan).

Permasalahan yang sering dihadapi oleh rumah sakit adalah sudah memiliki SK satuan tugas penanganan COVID-19 beserta tugas dan fungsinya, namun belum memiliki alur komunikasi internal dan alur komunikasi eksternal. Misalnya bidang logistik sudah masuk dalam ICS dan sudah memiliki tugas fungsi yang jelas, namun ketika ada masalah kekurangan APD, bidang logistik tidak mengetahui kemana harus berkoordinasi, apakah langsung meminta ke pihak eksternal atau melalui komandan internal dulu. Alur komunikasi ini penting untuk dipahami oleh tim ICS untuk memudahkan koordinasi secara sistematis antar bidang (internal) dan diluar tim (eksternal). Dengan demikian semua informasi kebutuhan dan pelaporan kegiatan bisa terpenuhi dengan baik.

Apa yang terjadi saat ini dalam komunikasi di wabah?

Cara berkomunikasi yang saat ini sangat popular saat ini adalah WAG. Kemudahan dan kecepatan WAG dapat diandalkan. Akan tetapi WAG mempunyai masalah karena dirancang untuk komunikasi social, bukan untuk alat komunikasi mengelola bencana yang sangat kompleks. Ada masalah terjadinya penimbunan, sehingga harus melakukan Scrolling ke atas untuk mencari berita atau kejadian.

Dalam konteks keterbatasan WAG, ada system baru yang disebit Slack yang dirancang mempunyai kanal-kanal untuk diskusi. Adanya kanal-kanal tersebut dapat mendukung komunikasi di dalam sebuah system manajemen yang kompleks. Diharapkan akan ada perbaikan komunikasi dengan menggunakan Slack dalam manajemen Wabah Covid-19 ini.

Tujuan Workshop

Divisi Manajemen Bencana Kesehatan akan mengadakan Workshop Komunikasi dalam ICS Penanganan COVID-19 di rumah sakit, workshop ini akan membahas dasar-dasar komunikasi dalam ICS, alur komunikasi, SOP komunikasi dan alat/platform komunikasi berbasis online (aplikasi Slack). Dalam kondisi bencana, rapat koordinasi klaster kesehatan biasanya dilakukan setiap hari dimana dalam rapat koordinasi tersebut semua sub-klaster kesehatan menyampaikan laporan kegiatan dan list kebutuhan melalui pertemuan langsung. Namun dalam kondisi sekarang ini, dengan Pandemik COVID-19 yang memiliki karakter penularan sangat tinggi, maka alat komunikasi yang digunakan untuk koordinasi harus berbasis online. Salah satu aplikasi yang dapat digunakan adalah aplikasi Slack.

Workshop ini bertujuan untuk memudahkan dan memperbaiki sistem komunikasi dalam ICS Penanganan COBID-19 di rumah sakit

Output

• Peserta memahami alur komunikasi dalam ICS
• Peserta memiliki SOP komunikasi internal dan komunikasi eksternal
• Peserta memiliki alat komunikasi ICS berbasis online (aplikasi Slack)

Peserta dan Persyaratan

Peserta workshop adalah peserta yang telah mengikuti workshop Aktivasi Hospital Disaster Plan berbasis Incident Command System. Diikuti oleh 3 sampai yang terdiri dari :

• Komandan ICS RS dalam Penanganan COVID-19
• Staff lainnya yang tergabung dalam ICS RS dalam Penanganan COVID-19

Waktu Pelaksanaan

Hari/Tanggal : Selasa dan Jumat/21 April dan 24 April 2020

Pukul : 08.30 – 10.00 WIB

Catatan:

Hari Rabu dan Kamis merupakan masa untuk mengerjakan tugas dari Hari 1.

Agenda Kegiatan

Persiapan Workshop

1. Seluruh peserta dipastikan masuk ke grup WA Komunikasi dalam ICS Angkatan II
2. Seluruh peserta mengerjakan survei pendahuluan sebagai berikut:
   1. Survei Awal KLIK https://forms.gle/4CLSWfr2upd1KHqp8
   2. Kirkpatrick SEBELUM KLIK https://forms.gle/84hPkHDKpbWPaQcN7
3. Seluruh rumah sakit yang terdaftar mengikuti workshop akan diberikan sertifikat sebagai peserta workshop (participant certificate) dan rumah sakit juga akan mendapatkan sertifikat telah menyelesaikan workshop (accomplishment certificate) dengan memenuhi syarat dibawah ini:
   1. mengirimkan survei
   2. mengerjakan Kirkpatrick evaluation sebelum dan sesudah workshop
   3. kehadiran online diskusi
   4. pengerjakan penugasan 1

{tab title=”Pertemuan 1″ class=”danger”}

Komunikasi dalam ICS dan Alat Komunikasi Menggunakan Aplikasi Slack

Selasa, 21 April 2020

Tujuan Pembelajaran Umum : Memahami Alur Komunikasi dalam ICS

Narasumber:

1. Gde Yulian Yogadhita M.Epid, Apt
2. dr. Dhite Bayu Nugroho, MSc, PhD

Fasilitator : Happy R Pangaribuan SKM, MPH

*Hari/Tanggal             : Rabu dan Kamis, 22-23 April 2020

Materi                       : Mandiri Penugasan dan Membuat Slack

Tujuan Pembelajaran Umum : Untuk memahami alat komunikasi dalam ICS dengan menggunakan aplikasi Slack

MATERI

Pengantar-Software-Komunikasi-ICS_LT

Pertemuan I – Implementasi Komunikasi dalam ICS (ver.2)

Pertemuan I – Tutorial Slack V.3

REFERENSI 

Hawkins, Dan – Communication in ICS

ICS_COMU_Implement Best Practices Guide

NIMS Communication and Information Management

NIMS, Component II page 23 – Communication and Information Mgmt

Nimsgen, Craig – Role of the Communications in ICS

WHO – Communicating Risk in PHE

WHO WPRO, Risk-Communication-for-HCF (ID.ver10mar)

PENUGASAN

Penugasan 1

Kirim penugasan di sini

{slider title =”Arsip Video” class=”icon”}

{slider title =”Reportase” class=”icon”}

Badan PPSDM Kementerian Kesehatan bekerja sama dengan FK – KMK (Fakultas Kedokteran, Kesehatan Masyarakat dan Keperawatan) Universitas Gadjah Mada (UGM) menyelenggarakan workshop secara daring dengan tema Hospital Disaster Plan berbasis Incident Command System (ICS). Workshop dilaksanakan dalam 4 tahap yaitu 1) HDP berbasis ICS; 2) komunikasi dalam ICS; 3) logistik dalam ICS; 4) kertas kerja dan diskusi. Pada pelatihan sesi kedua (Komunikasi dalam ICS) akan dilaksanakan selama 2 hari yaitu pada 21 dan 24 April 2020.

Pada workshop sesi kedua, hari pertama pada 21 April 2020 diawali dengan fasilitator ( Happy Pangaribuan) menyampaikan tujuan dari workshop serta rangkaian kegiatan / jadwal workshop. Dimana workshop berlangsung selama 2 hari, hari pertama 21 April 2020 ini untuk penyampaian materi oleh . Gde Yulian Yogadhita M.Epid, Apt dan dr. Dhite Bayu Nugroho, MSc, PhD, di akhir materi akan disampaikan penugasan. Pertemuan hari kedua pada 24 April 2020 akan membahas hasil penugasan dari Peserta/ RS dilanjutkan presentasi dari beberapa RS yang nanti ditunjuk. Disampaikan juga bahwa semua peserta akan mendapat sertifikat. Ada 2 jenis sertifikat, bagi yang mengikuti workshop hingga selesai dan mengerjakan semua penugasan dengan baik, maka mendapat 2 sertifikat yaitu sertifikat sebagai peserta workshop dan sertifikat telah menyelesaikan workshop, sedangkan bagi yang tidak menyelesaikan penugasan-penugasan maka hanya akan mendapat sertifikat sebagai peserta workshop saja.

SELENGKAPNYA

{/sliders}

{tab title=”Pertemuan 2″ class=”warning”}

Presentasi Penugasan Peserta dan Pengecekan Slack Peserta

Jumat, 24 April 2020

Tujuan Pembelajaran Umum :
Memiliki SOP Alur Komunikasi dalam ICS dan Memiliki Alat Komunikasi menggunakan Aplikasi Slack

Narasumber:

1. Gde Yulian Yogadhita M.Epid, Apt
2. dr. Dhite Bayu Nugroho, MSc, PhD

Fasilitator: Happy R Pangaribuan SKM, MPH

HASIL PENUGASAN

{slider title =”Arsip Video” class=”icon”}

dalam Proses

{slider title =”REPORTASE” class=”icon”}

Dok. PKMK FK-KMK UGM “Diskusi penugasan RS Universitas Airlangga”

Workshop tahap kedua dengan topik Komunikasi dalam ICS dilaksanakan pada Selasa, 21 April 2020 dan Jumat, 24 April 2020. Kegiatan pada hari kedua adalah mendiskusikan tugas yang telah dikerjakan peserta. Diskusi tentang penugasan komunikasi ICS dan aplikasi Slack bersama narasumber Gde Yulian Yogadhita M.Epid, Apt dan dr. Dhite Bayu Nugroho, MSc, PhD dengan moderator Happy Pangaribuan SKM, MPH. Ada 12 rumah sakit yang telah mengirimkan tugasnya yaitu: 1) RSUD Kota Tangerang; 2) RS Unair; 3) RSUD Waled; 4) RSUD Kota Yogyakarta; 5) RS Dewi Sri; 6) RSUD Jombang; 7) RS Awal Bros Batam; 8) RSUD Kota Bekasi; 9) RS Cideres Majalengja; 10) RS Universitas Tanjung Pura; 11) RSUD Depok; 12) RSUD Muntilan. Dari 12 RS yang telah mengirimkan penugasan dipilih 4 RS untuk dibahas dan menjadi pembelajaran bersama yaitu: 1) RSUD Kota Tangerang; 2) RS Unair; 3) RSUD Kota Bekasi dan 4) RSUD Kota Yogyakarta. 

Di RS Unair, Ketua Satgas COVID-19 selalu melaporkan kondisi Tim dan kendala yang di lapangan serta berkoordinasi tentang kebijakan yang diambil dengan Direksi RS. Kegiatan tersebut dilaksanakan setiap pagi melalui pertemuan morning report dan melalui Whatapp Grup (WAG). Ketua Satgas COVID-19 juga memberikan instruksi terkait operasional pelayanan harian COVID-19 kepada sekretaris dan seluruh anggota tim setiap pagi sebelum mulai pelayanan melalui pertemuan morning report dan melalui WhatsApp Grup (WAG). KSM dan keperawatan dapat saling berkoordinasi mengenai operasional harian terkait pelayanan pasien COVID-19 ke instalasi dan satgas melalui WAG setiap saat. Sekretaris bertugas memberikan informasi resmi kepada pihak eksternal (media) melalui wawancara. Dalam Sekretariat terdapat bagian Humas dan PKRS disamping memberikan informasi kepada media, juga bertanggungjawab untuk menjawab keluhan pasien dan masyarakat tentang pelayanan COVID-19 secara ad hoc, via online, memberikan edukasi kepada masyarakat seputar COVID-19 melalui media seperti radio, TV, you tube media cetak dan lain – lain.

Dalam penyampaian struktur ICS ada beberapa hal yang ditanyakan oleh narasumber kepada RS Unair untuk mendapatkan penjelasan yang lebih detail, diantaranya mengenai 1) SDM yang berada di struktur yang mana; 2) jika ada klaim, dialamatkan kemana; 3) Rekam medis masuk dibagian apa. Diterangkan oleh tim RS Unair bahwa SDM berada dalam bagian operasional dan rekam medis masuk ke bagian sekretariat sedangkan claim mengacu kepada permenkes. Narasumber memberikan apresiasi tentang struktur ICS RS Unair yang sudah efektif dan efisen karena sudah menjelaskan dengan detail alur komunikasinya, ada rapat harian, ada formulir pelaporan yang sudah disepakati dan ada tranfer ilmu yang disampaikan kepada internal. Namun narasumber juga mengingatkan agar setiap berkomunikasi melalui WAG harus dicatat terutama jika itu berkaitan dengan intruksi dan informasi penting.

Struktur ICS RSUD Kota Tangerang mendapat apresiasi bagus dari narasumber karena bisa menjelaskan dengan baik alur komunikasi yang dijalin dalam ICS. Direktur RS sebagai komandan menyampaikan informasi kepada eksternal diatasnya seperti walikota dan juga kepada kepala Dinas Kesehatan Kota Tangerang serta memberikan arahan dan kebijakan kepada komandan bencana RS. Sedangkan komandan bencana memberikan informasi situasi terkini kepada komandan RS serta meberikan instruksi kepada para ketua tim dibawahnya. Penyampaikan informasi kepada media dan masyarakat dilakukan oleh Humas. Litbang menyampaikan informasi tentang data ketersediaan tempat tidur dan data COVID-19. Kabag TU RS bertindak sebagai Liaison Officer (penghubung) dalam menyampaikan laporan situasi dan menyampaikan permintaan kepada instansi horisontal. Metode komunikasi yang dipakai di RSUD Kota Tangerang antara lain adalah pertemuan tatap muka, aplikasi SIRONA, zoom, WAG dan telepon.

Narasumber menanyakan beberapa hal berkaitan dengan struktur ICS RSUD Kota Tangerang yaitu: 1) litbang ada di posisi mana; 2) seperti apa Pusat Informasi bencana (PIB). Dijelaskan oleh tim RSUD Kota Tangerang bahwa litbang masuk dalam bagian humas, berkaitan dengan data COVID-19 litbang berkoordinasi dengan bagian rekam medik, jika berhubungan dengan swab berkomunikasi dengan RSUD Kabupaten Tangerang dan berkaitan dengan TCM berhubungan dengan Dinas Kesehatan Kota Tangerang. PIB selalu dijaga setiap hari selama 24 jam dengan orang yang berbeda. Terdapat 7 orang yang bertugas secara bergantian di PIB dan menggunakan nomor telepon yang sama untuk mengkomunikasikan jika ada rujukan pasien. Pasien yang akan dirawat tidak perlu langsung ke RS, bisa menghubungi Puskesmas di tempat tinggalnya dan Puskesmas akan berkomunikasi dengan PIB tentang langkah yang akan diambil terhadap pasien yang bersangkutan. Ditambahkan oleh tim RSUD Kota tangerang, bahwa tersedia rumah singgah yang dimanfaatkan untuk merawat pasien ODP dan PDP ringan. Rumah singgah ditunjuk oleh Dinkes Kota Tangerang dan pemanfaatannya berkomunikasi dengan RSUD Kota Tangerang. RSUD Kota Bogor menanyakan tentang konten teknis logistik. Dijawab oleh RSUD Kota Tangerang secara struktur ada 3 bagian yang mengelola logistik yaitu bagian umum, penunjang medis dan penunjang non medis. Logistik bisa berupa pengadaan maupun bantuan/donasi dari pihak luar. bagian umum menerima bantuan berupa makanan minuman vitamin dan sejenisnya. Bantuan tersebut akan diserahkan ke bagian Gizi RS untuk diatur pemanfaatannya. Logistik APD menjadi tanggung jawab penunjang medis untuk diserahkan ke Bagian OK dan diatur pemanfaatnnya. Bagian penunjang non medis bertanggungjawab untuk mengelola transportasi dan penginapan tenaga medis COVID-19.

Dok. PKMK FK-KMK UGM “Diskusi penugasan RSUD Kota Bekasi”

Struktur RSUD Kota Bekasi diapresiasi oleh narasumber karena sudah ada alur komunikasinya, ada pembagian tugas dan ada jenis pertemuan yang digunakan untuk berkomunikasi. Komandan bencana menyampaikan setiap perkembangan dan rencana tindak lanjut yang akan dialaksanakan RS kepada direktur RS. Sekretaris sebagai penanggungjawab informasi menyampaikan laporan situasi eksternal, press release, komunikasi resiko kepada media, masyarakat dan petugas kesehatan, baik secara harian maupun mingguan melalui mekanisme komunikasi yang sudah disepakati. Petugas penghubung menyampaikan instruksi dan masukan yang dikeluarkan oleh komandan bencana kepada instansi horisontal 9unit terkait pelayanan secara ad hoc.

RSUD Kota Yogyakarta menyampaikan struktur ICS yang cukup bagus karena sudah menerangkan tugas dan tanggungjawab masing – masing 2 bagian, memuat alur komunikasi, media komunikasi yang digunakan, namun karena tim RSUD Kota Yogyakarta tidak bisa bergabung pada pertemuan hari ini sehingga tidak diperoleh penjelasan tambahan dari RS yang bersangkutan.

Berkaitan dengan aplikasi SLACK ada beberapa hal yang dirasakan oleh peserta seperti 1) ketika akan expand channel tidak bisa untuk menuliskan simbol, spasi dan tanda, hanya boleh menuliskan huruf saja; 2) setiap anggota yang di – invite harus mempunyai aplikasi slack, padahal banyak yang tidak punya; 3) tampilan seperti sms ( kurang menarik); 4) belum ada pilihan bahasa indonesia; 5) pada kondisi darurat COVID-19 penggunaan aplikasi baru seperti Slack bisa menghambat komunikasi dan koordinasi; 6) beberapa anggota tim menolak mempelajari Slack. Narasumber memahami bahwa memang membutuhkan waktu untuk mempelajari aplikasi baru seperti Slack, namun narasumber meyakini jika RS telah memahami slack dan menggunakan aplikasi ini dalam komunikasi bencana akan sangat membantu dalam mengambil keputusan secara cepat

Reporter : Primus Radixto Prabowo, SKM M.Kes

Bapelkes Semarang

{/sliders}

{tab title=”Rundown Workshop” class=”green”}

{/tabs}