BIMBINGAN TEKNIS: Penyusunan Perencanaan Penanggulangan Bencana di Rumah Sakit

{tab Kerangka Acuan Kegiatan}

LATAR BELAKANG

PKMK PKMK FK-KMK UGM bersama dengan Pusat Krisis Kesehatan Kemenkes dan WHO sudah concern mengembangkan dan melakukan pelatihan penyusunan HDP sejak 2008. Pada 2010, PKMK FK-KMK secara mandiri mengadvokasikan dan menyelenggarakan pelatihan penyusunan HDP secara rutin. Selama pandemi COVID-19 pelatihan HDP dilakukan melalui online dan sekarang PKMK hadir kembali menyelenggarakan bimtek penyusunan HDP secara luring dengan tujuan agar semakin banyak rumah sakit terpapar dalam penyusunan HDP. Kami berharap melalui bimtek ini rumah sakit yang baru menyusun HDP dan rumah sakit yang sedang merevisi HDP dapat bergabung dengan PKMK FK-KMK UGM untuk bersama-sama menyusun HDP yang operasional.

TUJUAN

1. Peserta memahami penyusunan rencana penanggulangan bencana di rumah sakit (HDP) harus  menyesuaikan dengan karakteristik di tiap rumah sakit.
2. Peserta mampu memahami komponen-komponen dokumen HDP berdasarkan template yang  ada

OUTPUT KEGIATAN

1. Peserta memahami dan mampu menyusun dokumen hospital disaster plan.
2. Rumah Sakit memiliki draft dokumen HDP

WAKTU PELAKSANAAN 

Hari/Tanggal  : Selasa-Kamis / 12-14 Desember 2023
Pukul            : 08.00 – 16.00 WIB
Tempat         : Yogyakarta

NARASUMBER

MATERI

1. Konsep Manajemen Kesehatan dan Hospital Disaster Plan
2. Akreditasi dan Strategi Penyiapan HDP
3. Analisis Risiko HVA dan HSI dalam HDP
4. Sistem Komando dan Pengorganisasian
5. Penentuan Tupoksi dan Kartu Tugas Tim HDP
6. 6.SOP dalam Hospital Disaster Plan
7. Penentuan Fasilitas untuk situasi Bencana
8. Persiapan logistik, manajemen relawan dan alur pelaporan saat bencana.
9. Kunjungan ke RS Akademik UGM

BIAYA KEPESERTAAN

Biaya kepesertaan Pelatihan dan Pendampingan sebesar: Rp. 4.000.000/orang.

Biaya sudah termasuk:

• Paket meeting full day
• Transportasi bus dan konsumsi pada saat sesi kunjungan ke Rumah Sakit
• Sertifikat dari institusi terakreditasi
• Akses download materi HDP
• Souvenir/Seminar kit

Biaya tidak termasuk:

• Penginapan peserta

PENDAFTARAN :

https://s.id/bimtekHDP2023

Pembayaran peserta dapat dilakukan dengan melalui transfer ke rekening panitia:

Bukti transfer pembayaran tersebut di kirim melalui Whatsapp Messenger ke Nomor 081326116064 (Hagung Putra)

{tab Materi}

{tab Arsip Video}

{tab Reportase} 

Reportase

Bimbingan Teknis Penyusunan Perencanaan Penanggulangan Bencana di Rumah Sakit (Hospital Disaster Plan)

{tab-ex  title=”Hari 1″ class=”red”}

PKMK-Yogyakarta. Pada Selasa, 12 Desember 2023 telah dilaksanakan Bimbingan Teknis Penyusunan Perencanaan Penanggulangan Bencana di Rumah Sakit hari pertama. Kegiatan ini diikuti oleh 7 institusi yakni dari RSUP Dr. Hasan Sadikin, Rumah Sakit Islam Purwokerto, RS Columbia Asia, RS Santo Yusup Boro, RSUD Sumberrejo Bojonegoro, Poltekkes Tasikmalaya, dan FIKES Universitas Brawijaya. Acara dilaksanakan di Hotel Khas Tugu, Jogja.

Kegiatan Bimtek Penyusunan HDP ini menjadi yang pertama dilaksanakan secara luring setelah pandemi selama tiga tahun terakhir. Dalam sambutannya, Madelina Ariani, SKM., MPH. menyampaikan mengenai bentuk pelatihan dan pendampingan yang ditawarkan oleh Divisi Manajemen Bencana Kesehatan PKMK FK-KMK UGM. Madelina juga mengutarakan bagaimana perjalanan Hospital Disaster Plan (HDP) dari awal inisiasi hingga sekarang diakui dan menjadi salah satu muatan dalam akreditasi rumah sakit, bahkan menjadi kurikulum dalam pembelajaran di kampus.

Materi pertama dibuka oleh pemaparan dr. Hendro Wartatmo, Sp.B-KBD mengenai Konsep Manajemen Kesehatan dan Hospital Disaster Plan. HDP adalah rencana respon terhadap situasi bencana di RS pada pra, saat, dan pasca kejadian. Dua hal yang melatarbelakangi terintegrasinya HDP dalam Manajemen Kesehatan adalah terutama Kerangka Kerja Hyogo dan Sendai. Dari sana, muncul konsep safe hospital yang bermakna sebuah fasilitas dikatakan aman ketika pelayanannya tetap aksesibel dan berfungsi pada kapasitas maksimum dengan infrastruktur yang sama pada pra, saat, dan secepatnya pasca kejadian. Salah satu alat yang dapat digunakan untuk mengukur indikator ini adalah Hospital Safety Index (HSI). Berbeda dengan SNARS, HSI khusus menilai bencana dan ketangguhan RS. HSI bersifat berkesinambungan dan diutamakan untuk RS tersier/ universitas/ besar. Hasil akhir yang dilihat adalah kesiapan terhadap bencana.

Materi kedua disampaikan oleh dr. Bella Donna, M.Kes mengenai Akreditasi dan Strategi Penyiapan HDP di RS. Melanjutkan materi sebelumnya, dalam upaya mencapai safe hospital maka perlu mengingat SAFE (S: SDM; A: Alat; F: Fasilitas; dan E: Estimasi kebutuhan). Maka dalam upaya tersebut, dikenal surge capacity sebagai kemampuan sistem pelayanan kesehatan untuk secara cepat menambah kapasitas melebihi dari kondisi pelayanan normal untuk memenuhi kebutuhan pelayanan medis yang meningkat. Strategi yang dapat digunakan adalah melakukan identifikasi risiko, menyusun rencana, menyiapkan pemimpin, dan melakukan implementasi dan pelatihan.

Materi ketiga sekaligus penutup pada sesi hari pertama, disampaikan oleh Madelina Ariani, SKM., MPH. bertajuk Analisis Risiko dan HSI. Madelina mengawali dengan memaparkan 9 proses pembangunan HDP dan 3 proses utama menyusun HDP, salah satunya adalah analisis risiko. Dari analisis risiko, dapat dilakukan penentuan prioritas mitigasi dan kesiapsiagaan. Instrumen analisis risiko sangat banyak, namun ada beberapa cara yang lazim digunakan seperti cara probabilitas dan tabel risiko (umum dipakai oleh BNPB dan BPBD), HVA, dan HSI. HSI terdiri dari 2 formulir di mana formulir checklist terdiri dari 4 modul; modul 1 hazard, modul 2 structural, modul 3 non structural, dan modul 4 manajemen emergensi dan bencana. Setelah melakukan identifikasi risiko, RS dapat melanjutkan dengan menyusun skenario sehingga dapat membentuk incident planning guide dan incident response guide.

Reporter: dr. Alif Indira Larasati (PKMK FK-KMK UGM)

{tab-ex title=”Hari 2″ class=”green”}

PKMK – Hari kedua Bimtek Penyusunan HDP telah terlaksana pada Rabu, 13 Desember 2023 pukul 08.00 – 16.00 WIB di Hotel Khas Tugu, Yogyakarta. Hari kedua kegiatan berisi pemaparan materi dan penugasan. Peserta kegiatan bertambah menjadi 23 orang dengan kehadiran RSUD Provinsi Papua Barat.

Kegiatan langsung dibuka dengan pemaparan Apt. Gde Yulian Yogadhita, M.Epid mengenai “Persiapan Logistik, Manajemen Relawan dan Alur Pelaporan Saat Bencana”. Perencanaan logistik menjadi salah satu komponen penting dalam penyusunan HDP untuk mengantisipasi surge capacity. Pendekatan struktur dalam persiapan logistik disarankan menggunakan struktur ICS dibandingkan MIMS karena sejalan dengan perspektif logistik yang semua harus tercatat dalam satu pintu pencatatan. Hal ini tertampak pada pendekatan ICS yang menunjukkan manajemen logistik medis lebih mudah dikendalikan dan interoperable dengan instansi lain. Sedangkan prinsip alur pelaporan yang harus dipegang adalah transparansi informasi dan akuntabilitas. Terkait manajemen relawan, Gde mengenalkan dua pendekatan berdasarkan jenis bencana onset cepat dan lambat, yang dapat membantu RS memperkirakan kebutuhan SDM dan bagaimana sistem manajemennya dapat diterapkan.

Materi berikutnya oleh dr. Agung Widianto, Sp.B-KBD menyampaikan mengenai SOP dalam HDP. Penyusunan SOP dalam HDP dilakukan setelah menyelesaikan kegiatan identifikasi dan analisis risiko. SOP hadir untuk memenuhi standar yang dibutuhkan dalam penyelenggaraan penanggulangan bencana dan krisis kesehatan yang tidak terdapat pada kegiatan sehari-hari. SOP yang disusun harus memiliki kemudahan dan kejelasan, efisien dan efektif, keselarasan, keterukuran, dan dinamis. Ada berbagai sumber sebagai dasar penyusunan minimal SOP dalam HDP. Selepas SOP tersusun, tim harus melakukan monitoring dan evaluasi SOP, termasuk uji coba SOP.

Selanjutnya, Happy R Pangaribuan, SKM., MPH. melanjutkan dengan materi Fasilitas saat Bencana di RS. Tiga sub komponen fasilitas saat bencana, yakni fasilitas umum dan penunjang, peta risiko, dan daftar kontak. Fasilitas umum adalah ruang yang biasa digunakan sehari-hari dialih fungsikan menjadi fasilitas bencana. Di dalam fasilitas penunjang, harus disediakan kit manajemen saat bencana yang harus diinventarisir dan dilakukan pengecekan rutin agar selalu siap digunakan kapan pun. Maka, selain dilakukan inventarisir kebutuhan dalam ruangan, diperlukan penyertaan daftar kontak baik internal dan eksternal RS agar dapat membantu alur komunikasi dan koordinasi ketika bencana terjadi.

Materi terakhir mengenai Sistem Pengorganisasian Menggunakan Pendekatan ICS disampaikan oleh dr. Bella Donna, M.Kes. Rencana penyusunan organisasi harus berdasarkan organisasi sehari-hari, karena jika terdapat perubahan yang besar dapat berpotensi gagal. Selain itu, struktur organisasi harus dibuat sesederhana mungkin namun dapat mencakup semua kebutuhan, bukan membentuk organisasi baru namun pengembangan organisasi sehari-hari, dapat dimobilisasi dalam waktu singkat, dan fleksibel karena penyusunannya sesuai dengan tupoksi sehari-hari. Penyusunan struktur organisasi saat bencana dapat menggunakan metode crosswalk dan worksheet. Setelah menyusun struktur organisasi, maka tim juga harus mendefinisikan tugas setiap komponen di dalamnya dan dituangkan dalam bentuk kartu tugas. Kartu tugas dapat berupa kartu yang dibawa ke mana saja bersama nametag kantor atau bisa disimpan dalam kit manajemen bencana yang kemudian diaktifkan ketika bencana terjadi.

Setelah peserta mengikuti semua pemaparan materi, sesi dilanjutkan dengan penugasan. Dalam bentuk penugasan kali ini, peserta melakukan identifikasi terlebih dahulu dari kekurangan pada dokumen HDP institusi masing-masing atau materi yang dirasa ingin diperdalam. Kemudian peserta dibagi menjadi 3 kelompok dengan 3 instruktur dari PKMK FK-KMK UGM. Selama dua hari ini kelas sangat hangat dan diskusi yang terjadi selama pemaparan materi juga menunjukkan keaktifan kelas dan atmosfer yang hidup.

{tab-ex title=”Hari 3″ class=”Blue”}

PKMK – Rangkaian terakhir kegiatan Bimtek HDP telah dilaksanakan pada Kamis, 14 Desember 2023 di RS Akademik Universitas Gadjah Mada. Pada hari terakhir dilakukan kunjungan fasilitas kesehatan dan studi banding terkait dokumen Hospital Disaster Plan dan penerapannya di lingkungan rumah sakit tersebut.

Acara dibuka oleh Kepala Instalasi Rawat Jalan RS Akademik Universitas Gadjah Mada, dr. Agung Widianto, Sp.B-KBD dan dr. Bella Donna, M.Kes selaku perwakilan PKMK FK-KMK UGM. Materi pertama kemudian disampaikan oleh dr. Wahyu Kartiko Tomo, Sp.B(K)-Onk mengenai “Sejarah RSA UGM dalam Penyusunan HDP dan Perannya”. Tomo menjelaskan mengenai latar belakang HDP RSA UGM, susunan organisasi dan tupoksi, serta pengalaman peran HDP RSA UGM. Kemudian penjelasan terkait implementasi HDP di RSA UGM juga diberikan oleh perwakilan tim HDP RSA UGM.

Setelah pemaparan, para peserta diajak untuk melihat fasilitas bencana yang dimiliki RSA UGM dan bagaimana tata cara pengaktifan maupun pengimplementasian HDP. Di akhir kegiatan, peserta diajak untuk melakukan refleksi sembari duduk dan makan siang bersama di The Westlake Resto.

Reporter: dr. Alif Indiralarasati

{/tabs-ex}

{/tabs}