Angkatan II Aktivasi Hospital Disaster Plan berbasis Incident Command Systemdalam Menghadapi Pandemi COVID-19

Pengantar

Semua rumah sakit yang telah akreditasi pasti memiliki perencanaan penanggulangan bencana untuk rumah sakit atau Hospital Disaster Plan (HDP). Namun, karena nilai untuk HDP hanya 20 persen dan bisa lolos tanpa membuat perencanaan, tidak jarang rumah sakit hanya membuat dokumen dan tidak mensosialisasikannya ke seluruh staff. Lebih kanjut RS sering tidak menjadikan ancaman bencana sebagai budaya di rumah sakit. Oleh karena itu, jika terjadi bencana internal atau pun kedatangan korban eksternal, atau mengirimkan tim ke daerah bencana atau mengalami bencana alam, rumah sakit mengalami kesulitan dalam aplikasi HDP.

Hal yang kerap menjadi masalah, ketika terjadi bencana rumah sakit mengabaikan kembali dokumen perencanaannya. siapa yang sudah ditunjuk sebagai komandan, siapa yang akan bertugas secara operasional, bidang data informasi mengurusi apa, bagaimana analisis risiko rumah sakit sebelumnya untuk perencanaan surge hospital menghadapi lonjakan kasus, bagaimana berkomunikasi dengan dinas kesehatan untuk rujukan pasien, bagaimana memahamkan kalau seluruh staff harus mengikuti alur yang telah dibuat saat aktivasi tim bencana, dan lain sebagainya.

Situasi tersebut lebih berat terjadi pada bencana non alam seperti saat ini, pandemi global COVID-19. Walaupun pada dasarnya konsep penanganan pandemi ini sama dengan konsep penanganan bencana, namun ada perbedaan yang sangat besar. Perbedaannya terletak pada prinsip dasar penanganan karena perbedaan sifat agen kausatifnya. Pandemik saat ini disebabkan virus yang sangat menular. Bukan bencana yang bersifat trauma tidak menular. Oleh karena itu penangannya menjadi lebih sulit karena masalahnya jauh lebih kompleks. Semua rumah sakit yang pernah kami dampingi Hospital Disaster Plan-nya belum ada yang memasukkan pandemic global sebagai ancaman bencana yang mungkin terjadi, yang ada hanya sebatas KLB DBD dan malaria.

Mengingat pentingnya pengorganisasian tim bencana di rumah sakit atau incident command system (ICS) dalam menghadapi situasi bencana, maka diselenggarakan kursus refreshing ini dalam bentuk workshop. Dalam kegiatan ini kejelasan tugas fungsi dan alur pelaporan harian yang diluar dari situasi normal atau birokrasi sehari – hari akan dibahas.

Diharapkan melalui workshop ini Divisi Manajemen Bencana Kesehatan PKMK FK – KMK UGM akan membantu menfasilitasi rumah sakit yang sudah memiliki dokumen HDP dapat segera mengoperasikan dokumen tersebut dan bagi rumah sakit yang belum memiliki dokumen HDP dapat menyusunnya sesuai dengan kebutuhan penanganan COVID-19 khususnya dalam mengaktifkan ICS di rumah sakit.

Tujuan

• refreshing cara pengaktifan Incident Command System (ICS) di rumah sakit dalam kerangka Hospital Disaster Plan.
• mendiskusikan permasalahan dalam pelaksanaan HDP untuk COVID-19

Output

• peserta memahami aktivasi ICS di rumah sakit
• rumah sakit memiliki dan mengaktifkan tim bencana untuk menghadapi COVID-19
• rumahsakit mempunyai dokumen HDP yang diperbaharui karena adanya COVID-19.

Peserta dan persyaratan

Diikuti oleh 3 sampai yang terdiri dari :

• tim HDP rumah sakit,
• pimpinan dan manajemen rumah sakit,
• staf lainnya yang memilik tugas berkaitan dengan pelaksanaan HDP

Ketentuan Kepesertaan

Peserta wajib menjawab 4 survey pertanyaan mengenai HDP dan melalukan self assessment ICS pada link yang akan diberikan setelah menjadi peserta.

Agenda Kegiatan

{tab title=”Pertemuan 1″ class=”danger”}

HDP dalam SNARS dan Penugasan

Senin, 6 April 2020, Pukul 08.30 -10.00 WIB

Tujuan Umum Pembelajaran:
Memahami Rencana Penanggulangan Bencana di RS (HDP) sesuai SNARS

Pembicara   : dr. Bella Donna, M.Kes
Fasilitator    : Madelina Ariani, SKM, MPH

Materi

Materi dr. Bella Donna, M.Kes

Hasil Survey Peserta Workshop ICS HDP Angkatan 2- Madelina 6 Maret 2020

Rekap Self Assessment Kapasitas ICS berdasarkan HSI- Peserta workshop HDI ICS angkatan 2

Referensi

Major-Incident-Medical-Management-and-Support-Third-Edition

HICS_Guidebook_2014_11

Hospital safety index form

Hospital safety index guideline for evaluator

PENUGASAN

Bahan penugasan di sini

Kirim penugasan di sini

Rekap tugas hingga hari 1- Peserta workshop HDI ICS angkatan 2

 {slider title =”Arsip Video” class=”icon”}

{slider title =”Reportase Kegiatan” class=”icon”}

Senin, 06 April 2020

Dok. PKMK FK-KMK UGM “ Workshop Aktivasi HDP berbasis ICS-Angkatan II”

Peserta yang tergabung pada workshop ini sebanyak 43 rumah sakit yang tersebar di Indonesia. Fasilitator mengawali kegiatan ini dengan menampilkan hasil survei rumah sakit terkait Hospital Disaster Plan (HDP) dan Incident Command System (ICS) yang ada di RS. Hasil survei menunjukkan dari 21 rumah sakit terdapat 5 rumah sakit yang belum memiliki HDP, 6 rumah sakit belum memiliki tim bencana/ICS dan 13 rumah sakit belum mengaktifkan ICS.

Komponen HDP dalam Akreditasi SNARS : Menilai Kesiapan Rumah Sakit Saat Ini

Materi ini disampaikan oleh dr. Bella Donna, M.Kes dari Divisi Manajemen Bencana Kesehatan PKMK FK – KMK UGM. RS yang sudah memiliki HDP seharusnya sudah paham apa yang akan dilakukan dalam penanganan COVID-19 dan sejauh apa kapasitas mereka. Pada komponen HDP yang pertama adalah kebijakan harus siap, kemudian dibentuk sistem pengorganisasian, menyusun analisis risiko dan skenario. Skenario ini disusun berdasarkan kapasitas rumah sakit dan kondisi di daerah. Misalnya rumah sakit berada di wilayah zona merah COVID-19 sementara rumah sakit tidak termasuk rumah sakit rujukan untuk pasien COVID-19 dan faktanya RS menerima banyak pasien ODP dan PDP. Skenario ini yang penting disusun oleh RS, bagaimana rumah sakit menerima pasien dan batas pelayanan yang bisa diberikan untuk perawatan pasien. Bicara tentang ICS, BNPB sejak awal dibentuk sudah menggunakan ICS dalam sistem komando, begitu juga gugus tugas nasional. Terdapat 5 fungsi manajemen yaitu pertama komando, operasional, logistik, perencanaan dan keuangan/administrasi. Komandan lebih kepada manajemen untuk mengatur semuanya sementara operasional untuk menyelesaikan sesuatu (pelaku).

Diskusi :

• RS Universitas Andalas Padang direncanakan akan masuk ke dalam rumah sakit rujukan penanganan COVID-19. Rumah sakit sudah melakukan MOU dengan Fakultas Kedokteran dan Fakultas Keperawatan Universitas Andalan untuk membantu rumah sakit baik dari segi manajemen dan tenaga medis.
• RSI Siti Aisyah Madiun melakukan merger ruangan, untuk surge capacity di RS rujukan. Namun yang menjadi kendala adalah logistik. Narasumber menyampaikan bahwa dalam persiapan logistik ini dibutuhkan sekali peran pemerintah daerah. Rumah sakit harus berkoordinasi dengan pemerintah daerah dan dinas kesehatan. Jika masing-masing RS rujukan di daerah sudah penuh, maka bisa dialihfungsikan ke RS yang bukan rujukan. Ini yang perlu dibicarakan, terkait surge capacity di daerah.
• RSJ Grhasia Yogyakarta sudah mempunyai Tim Penanggulangan Bencana. Dalam penanganan COVID ini tidak mengaktifkan Tim Penanggulangan Bencana, namun membuat tim baru untuk menangani COVID, sudah ada protokol penanganan dan ada gugus tugas langsung. RS Gracia ditunjuk menjadi RS rujukan. Hal yang menjadi kendala adalah RSJ Grhasia bukan RS umum tetapi rumah sakit jiwa. Ada 2 kasus yang sudah masuk dan rumah sakit hanya merawat ODP. RSJ Grhasia masuk dalam rumah sakit rujukan level 1.
• RSUD Kota Baru Banjarmasin bukan termasuk RS Rujukan. Sampai sekarang belum ada kasus, namun sudah mengantisipasi dengan membentuk tim bencana untuk tim internal RS. Ruang isolasi belum ada, sementara bisa memanfaatkan ruang PONED. Pelayanan yang dilakukan selama ini adalah merawat pasien suspect, dan setelah kita rujuk masih negatif, jadi belum ada kasusnya. Kendala APD terbatas dan distribusi logistik masih terhambat. RS tidak bisa berdiri sendiri, jadi dibutuhkan kebijakan wilayah dan kebijakan dinkes untuk terpenuhnya kebutuhan logistik. Semua RS yang ada di Indonesia harus tetap mempersiapkan mulai dari sistem komando karena ini sudah masuk pandemi. Jika sudah ada tim bencana, artinya tinggal mengaktifkan, bidang logistik yang bertugas menyiapkan APD.

Fasilitator mengakhiri workshop hari ini dengan menjelaskan penugasan, dimana peserta akan mengumpulkan penugasan hari ini maksimal pukul 15.00 WIB. Workshop ini akan berlanjut besok 7 April 2020 dengan membahas topik terkait ICS.

Reporter : Happy R Pangaribuan

Divisi Manajemen Bencana Kesehatan PKMK FK-KMK UGM

{/sliders} 

{tab title=”Pertemuan 2″ class=”warning”}

Prinsip Hospital Incident Command System dan Implementasinya (HICS) dan Penugasan

Selasa,7 April 2020, Pukul 08.30 -10.00 WIB

Tujuan Umum Pembelajaran : Memahami Sistem Komando di RS

Pembicara   : 1. dr. Hendro Wartatmo, Sp.BD(K)BD
                   2. dr. Bella Donna, M.Kes

Fasilitator    : Madelina Ariani, SKM, MPH

MATERI

Materi H2 – Workshop ICS HDP – Hendro 1 April 2020

PENUGASAN

Bahan penugasan di sini

Kirim penugasan di sini

{slider title =”Arsip Video” class=”icon”} dalam Penyusunan

{slider title =”Reportase Kegiatan” class=”icon”}

Hari II : Selasa, 07 April 2020

Dok. PKMK FK-KMK UGM “Penyampaian Materi Organisasi ICS di Rumah Sakit”

Organisasi ICS di Rumah Sakit

Materi ini disampaikan oleh dr. Hendro Wartatmo dari Pokja Bencana FK – KMK UGM. ICS adalah petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis dari struktur organisasi. Tujuannya agar terpenuhi who doing what (pembagian tugas), communication (komunikasi), dan what if (rencana cadangan). Komunikasi ini terjadi antar unit, misalnya poliklinik triase APD – nya habis, bisa minta kemana untuk stoknya. Contoh rencana cadangan harusnya komandan kepala pelayanan bidang medis, kemudian saat emergency ICS, komandan ada di luar kota, maka siapa yang akan menggantikan. ICS ini bukan satu – saatunya sistem, ada MIMMS dan HICS yang bisa digunakan di rumah sakit. Namun, mengenapa menggunakan ICS? DI dalamnya ada sistem komando yang jelas dan fleksibilitas organisasi.

Diskusi

• RSUD Ngudi Waluyo Wlingi Blitar ditunjuk sebagai rumah sakit rujukan penanganan COVID-19 dan berada di zona merah. Sekarang rumah sakit memiliki total bed 12, apakah ICS ini akan diaktifkan jika pasien yang datang melampaui total bed?

Secara umum ICS sudah diterapkan ketika belum menerima pasien, ketika ditunjuk jadi RS rujukan harusnya sudah menyusun ICS. Ada 3 hal penting dalam ICS yaitu pembagian tugas, ada komunikasi (protap) dan rencana cadangan. Jika ketiga hal itu sudah ada maka ICS bisa diaktifkan. Rencana cadangan ini akan menjawab kendala yang mungkin bisa terjadi, misalnya rencana cadangan jika pasien yang datang melebihi kapasitas. Ada 3 kondisi dalam pelayanan kesehatan yaitu kondisi normal, kondisi emergency dan krisis. Kembali ke kondisi RSUD yang memiliki bed 12, jika kondisi normal tidak ada COVID-19, jika sudah terpenuhi 12 bed maka masuk pada kondisi emergensi dan kalau misalnya mencapai 20 pasien maka itu masuk kondisi krisis.

• RSUP Fatmawati masuk dalam rujukan rumah sakit dan berada di zona merah. Rumah sakit sudah memiliki HDP, apakah ICS ini bagian dari HDP atau berdiri sendiri? Kemudian siapa yang layak menjadi komando?

ICS adalah petunjuk pelaksana HDP ketika terjadi bencana. ICS akan mengakomodir jika belum ada protap terkait COVID-19 di HDP. Komandan adalah orang yang menguasai semua masalah, bisasanya ada kursus untuk komandan. ICS jangan dikaitkan dengan pangkat atau eselon birokrasi sehari – hari. Siapa saja bisa menjadi komandan, tapi harus menguasai manajerial. Komandan mempunyai kuasa legal, power (kapasitas/kompetensi) dan resources (yang paling menguasai masalah di rumah sakit).

• RSUD Selebesulo Sorong belum memiliki bidang perencanaan dalam ICS. Situasi saat ini terkendala terutama karena penerbangan ditutup jadi kesulitan untuk menerima APD dan tidak bisa mengirimkan sampel ke luar. Kasus positif COVID-19 yaitu 2 orang (1 meninggal dan 1 membaik) dan 2 orang PDP sedang dirawat.

Seksi perencanaan ini sangat penting dalam ICS, karena bidang perencanaan yang akan memikirkan apa yang kemungkinan yang akan terjadi dan kebutuhan apa yang dibutuhkan. Salah satu kelebihan ICS ini adalah organisasi yang fleksibel, jika SDM internal rumah sakit tidak memiliki kompetensi di bidang perencanaan, boleh memanggil dari luar rumah sakit untuk terlibat dalam ICS. Bagian perencanaan ini yang mengurus masalah jika pesawat nya ditahan apa yang harus dilakukan, misalnya bisa tidak menyewa pesawat.

• RS Universitas Andalas Padang baru pertama sekali mengetahui konsep ICS. Rumah sakit sudah memiliki HDP dan ada tim penanggulangan bencana. Dalam kondisi COVID-19 ini, sudah ada tim dan juga sudah ditunjuk Kabid Pelayanan Medik sebagai komandan. Apakah memungkinkan seperti ini sudah bisa berjalan karena tidak menyebutnya ICS?

Kembali pada statement awal, struktur organisasi mau disebut oleh rumah sakit itu bebas, karena ICS ini bukan satu – satunya sistem komando yang bisa dipakai di rumah sakit. Hal yang paling penting sudah terlihat pembagian tugas, sudah ada komunikasi (protap) untuk covid dan sudah disusun rencana cadangan.

Workshop hari ini ditutup dengan penjelasan penugasan 2 terkait pembagian tugas ICS. Pembagian tugas dalam ICS ini harus sampai pada pelaksa langsung. Di dalam ICS tidak perlu disebutkan nama, namanya itu ada di SK atau daftar hadir.

Reporter : Happy R Pangaribuan

Divisi Manajemen Bencana Kesehatan FK-KMK UGM

{/sliders}

{tab title=”Pertemuan 3″ class=”info”}

HICS dalam Penanggulangan COVID-19 dan Penugasan

Rabu, 8 April 2020, Pukul 08.30 -10.00 WIB

Tujuan Umum Pembelajaran: Memahami Sistem Komando di RS

Pembicara  : 1. dr. Hendro Wartatmo, Sp.BD(K)BD
                  2. dr. Bella Donna, M.Kes

Fasilitator   : Madelina Ariani, SKM, MPH

MATERI

MIIMS-strukturOrg

OrganisasiICS-RS

PENUGASAN

Bahan penugasan di sini

Kirim penugasan di sini

{slider title =”Arsip Video” class=”icon”}

{slider title =”Reportase” class=”icon”}

Kegiatan dimulai dengan review penugasan dan diskusi tentang kondisi beberapa rumah sakit selama pengalaman menangani COVID-19. Rumah sakit yang ditunjuk sebagai rumah sakit rujukan berdasarkanAPD yang dimiliki oleh rumah sakit. Jika APD tidak memenuhi standar artinya rumah sakit bisa menjadi rumah sakit rujukan level 2, artinya hanya bisa menangani pasien yang non kritis. Daerah sebaiknya melakukan leveling rumah sakit di daerahnya, sehingga sistem rujukan ini lebih tersistematis. Rumah sakit yang bukan rujukan jika menerima pasien COVID-19, langsung dirujuk ke rumah sakit rujukan. Terkait kebutuhan APD ini harus sudah dihitung berapa kebutuhannya, berapa yang sudah ada dan untuk berapa lama. HDP ini fleksibel dan tidak terkait dengan birokrasi sehari hari namun tergantung pada situasi sekarang.

Dok. PKMK FK-KMK “Review Penugasan”

Major Incident Medical Management and Support (MIMMS) The Practical Approach in Hospital

Materi ini disampaikan oleh dr. Hendro Wartatmo dari Pokja Bencana FK – KMK UGM. Rumah sakit bisa mengikuti MIMMS dalam membuat struktur organisai sistem komando penanganan COVID. MIMMMS ini mengikuti prinsip – prinsip dasar ICS. Struktur pokok yang ada dalam MIMMS adalah koordinator, bidang manajemen, bidang keperawatan dan bidang medis. Dalam tim COVID, safety itu mengurus APD yaitu mengurus pencegahan transmisi penyakit. APD ada 3 level, APD untuk periksa pasien ODP, APD untuk periksa pasien PDP dan APD untuk ruangan PDP konfirmasi positif.

RSUD Ngudi Waluyo Wlingi Blitar sudah merawat ODP dan PDP. Rumah sakit mendapat APD dari segala penjuru namun ada beberapa APD yang dipalsukan (masker N95 palsu), dan masih ditahan di gudang. APD secara keseluruhan dicek oleh komite Pengendalian Penyakit Infeksi (PPI).

Fasilitator menutup workshop hari ini dengan menjelaskan penugasan 3. Hasil penugasan ini akan dipresentasikan oleh peserta besok 9 April 2020. Informasi selengkapnya simak di http://bencana-kesehatan.net/index.php/73-full-page/serial-hdp-rs/3918-angkatan-ii-aktivasi-hospital-disaster-plan-berbasis-incident-command-systemdalam-menghadapi-pandemi-covid-19#pertemuan-3.

Reporter : Happy R Pangaribuan

Divisi Manajemen Bencana Kesehatan FK-KMK UGM

{/sliders}

{tab title=”Pertemuan 4 ” class=”green”}

Presentasi dan Evaluasi

Kamis, 9 April 2020, Pukul 08.30 -10.00 WIB

Tujuan Pembelajaran Umum :
memahami penerapan dan aktivasi ICS untuk covid-19

Pembicara :  1. Dr. Hendro Wartatmo, Sp.BD(K)BD
                  2. Dr. Bella Donna, M.Kes

Fasilitator  : Madelina Ariani, SKM, MPH

{slider title =”Arsip Video” class=”icon”}

{slider title =”Reportase” class=”icon”}

Fasilitator memulai kegiatan dengan menyampaikan akan ada workshop komunikasi dalam ICS, untuk memperdalam kesiapan rumah sakit selama operasional ICS di rumah sakit. Kemudian beberapa rumah sakit mempresentasikan hasil penugasan mereka. RSIA Muhammadyah Malang sudah menyusun struktur organisasi dalam penanganan COVID-19 berbasis ICS. Tugas dan fungsi masing – masing bidang sudah tercatat dengan baik. RS Bethesda menyampaiakn HDP yang dibuat sebelumnya masih dalam rangka kesiapsiagaan terhadap bencana alam dan trauma, mulai Februari 2020 RS Bethesda mengadaptasi dengan bencana wabah pandemik. Tenaga kesehatan yang bertugas di RS Bethesda sudah dibagi dalam shift untuk menghindari kelelahan petugas kesehatan.

Secara keseluruhan tugas bidang operasional ini sangat banyak, karena terjun langsung ke perawatan pasien. Bidang operasional melaporkan pelayanan yang mereka lakukan kepada komandan. Komandan yang melaporkan semua kegiatan ke eksternal termasuk ke dinkes dan BPBD, artinya bukan Ketua Bidang Operasional yang langsung menyampaikan ke eksternal. Komandan ini sebaiknya ditunjuk 2 atau 3 orang, karena load pekerjaan yang banyak, biar tetap ada pergantian.

Dalam HDP, RSUP dr. M. Djamil sudah ada struktur organisasi bencana yang sudah sesuai dengan ICS. Namun dalam struktur ini belum tergambar dimana peran Komite PPI terkait wabah. Komandan bencana adalah direktur medik dan keperawatan. Pada awal kasus COVID-19 di Sumatera Barat , RSUP dr. M. Djamil hanya mempunyai 7 tempat tidur, namun sekarang sudah dikembangkan menjadi 30 tempat tidur. Selain itu untuk penginapan petugas sudah disiapkan oleh pemerintah provinsi yaitu 2 buah hotel.

Masalah penting yang diperhatikan juga dalam ICS ini adalah masalah safety dan logistik. Kedua hal ini yang membedakan COVID-19 dengan bencana yang biasa. Safety fokus untuk mencegah transmisi COVID-19. Salah satunya dengan melihat apakah laporan harian dari masing – masing bidang sudah memanfaatkan online. Logistik terkait dengan ketersediaan APD.

Masalah berikutnya adalah masalah sistem jejaring dan rujukan. Kembali ke prinsip rumah sakit tidak mengalami bencana sendirian, artinya ada rumah sakit yang lain yang bisa diajak bekerja sama (jejaring rumah sakit). Kerja sama ini dibangun oleh staf incident commander. Kondisi sekarang, pada pandemic COVID-19 belum ada kelas rumah sakit rujukan, sistem rujukan dan manajemen data dan informasi belum tersistem dengan baik. Sistem rujukan RS COVID-19 di bawah koordinasi oleh dinas kesehatan. Dalam sistem manajemen data dan informasi terdapat informasi yang terintegrasi. Dalam data juga termasuk data APD dan ketersediaan SDM. RS Onkologi Sentani Malang termasuk rumah sakit level 1 karena rumah sakit hanya bisa melakukan triase, jika ada pasien datang langsung dirujuk. Rumah sakit level 1 adalah rumah sakit yang hanya bisa melakukan triase, Rumah Sakit Level 2 adalah rumah sakit yang bisa menangani pasien non kritis dan RS Level 3 adalah rumah sakit yang menangani pasien kritis. Meskipun RS Onkologi Sentani Malang ada di level 1, minimal rumah sakit harus menyiapkan APD sesuai standar rumah sakit level 2.

Reporter : Happy R Pangaribuan

Divisi Manajemen Bencana Kesehatan FK-KMK UGM

{/sliders}

{/tabs}