Free Online Workshop

Komunikasi dalam Incident Command System (ICS)

Penanganan COVID-19 di Rumah Sakit

Selasa & Kamis, 14 & 16 April 2020

Pengantar

Konsep penanganan pandemi COVID-19 ini pada dasarnya sama dengan konsep penanganan bencana. Perbedaannya hanya ada di prinsip dasar penanganan karena perbedaan sifat agen kausatifnya. Sudah saatnya rumah sakit mengaktifkan ICS yang sudah dibentuk untuk menangani pandemi COVID-19. ICS yang dibentuk dapat dikatakan sudah berjalan jika sudah memenuhi 3 fungsi yaitu what doing what (pembagian tugas), communication (alur komunikasi), dan what if (rencana cadangan).

Permasalahan yang sering dihadapi oleh rumah sakit adalah sudah memiliki SK satuan tugas penanganan COVID-19 beserta tugas dan fungsinya, namun belum memiliki alur komunikasi internal dan alur komunikasi eksternal. Misalnya bidang logistik sudah masuk dalam ICS dan sudah memiliki tugas fungsi yang jelas, namun ketika ada masalah kekurangan APD, bidang logistik tidak mengetahui kemana harus berkoordinasi, apakah langsung meminta ke pihak eksternal atau melalui komandan internal dulu. Alur komunikasi ini penting untuk dipahami oleh tim ICS untuk memudahkan koordinasi secara sistematis antar bidang (internal) dan diluar tim (eksternal). Dengan demikian semua informasi kebutuhan dan pelaporan kegiatan bisa terpenuhi dengan baik.

Apa yang Terjadi Saat Ini dalam Komunikasi Saat Wabah?

Cara berkomunikasi yang saat ini sangat populer adalah WhatssApp Group (WAG). Kemudahan dan kecepatan WAG dapat diandalkan. Akan tetapi WAG mempunyai masalah karena dirancang untuk komunikasi sosial, bukan untuk alat komunikasi mengelola bencana yang sangat kompleks. Terjadi banyak tumpukan pesan, sehingga harus scrolling ke atas untuk mencari berita atau kejadian.

Dalam konteks keterbatasan WAG, ada sistem baru yang disebut Slack yang dirancang mempunyai kanal – kanal untuk diskusi. Kanal – kanal tersebut dapat mendukung komunikasi di dalam sebuah sistem manajemen yang kompleks. Diharapkan akan ada perbaikan komunikasi dengan menggunakan Slack dalam manajemen Wabah COVID-19 ini.

Tujuan Workshop

Divisi Manajemen Bencana Kesehatan akan mengadakan workshop komunikasi dalam ICS Penanganan COVID-19 di rumah sakit, workshop ini akan membahas dasar – dasar komunikasi dalam ICS, alur komunikasi, SOP komunikasi dan alat/platform komunikasi berbasis online (aplikasi Slack). Dalam kondisi bencana, rapat koordinasi klaster kesehatan biasanya dilakukan setiap hari dimana dalam rapat koordinasi tersebut semua sub klaster kesehatan menyampaikan laporan kegiatan dan list kebutuhan melalui pertemuan langsung. Namun dalam kondisi sekarang ini, dengan pandemi COVID-19 yang memiliki karakter penularan sangat tinggi, maka alat komunikasi yang digunakan untuk koordinasi harus berbasis online. Salah satu aplikasi yang dapat digunakan adalah aplikasi Slack.

Workshop ini bertujuan untuk memudahkan dan memperbaiki sistem komunikasi dalam ICS Penanganan COVID-19 di rumah sakit

Output Kegiatan

• Peserta memahami alur komunikasi dalam ICS
• Peserta memiliki SOP komunikasi internal dan komunikasi eksternal
• Peserta memiliki alat komunikasi ICS berbasis online (aplikasi Slack)

Peserta dan Persyaratan

Peserta workshop adalah peserta yang telah mengikuti workshop Aktivasi Hospital Disaster Plan berbasis Incident Command System. Diikuti oleh sejumlah komponen yang terdiri dari :

• Komandan ICS RS dalam Penanganan COVID-19
• Staf lainnya yang tergabung dalam ICS RS dalam Penanganan COVID-19

Waktu Pelaksanaan

Hari/Tanggal   : Selasa & Kamis, 14 & 16 April 2020
Pukul             : 08.30 – 10.00 WIB

Catatan:
Hari Rabu merupakan masa untuk mengerjakan tugas dari Hari 1.

Agenda Kegiatan

Persiapan Workshop

1. Seluruh peserta dipastikan masuk ke grup WA Komunikasi dalam ICS Angkatan II
2. Seluruh peserta mengerjakan survei pendahuluan sebagai berikut:
   • Survei Awal KLIK https://forms.gle/JCmimwdyDc5UST3Y9
   • Kirkpatrick evaluation KLIK https://forms.gle/2ujbSVywtXsbcEuHA
3. Seluruh rumah sakit yang terdaftar mengikuti workshop akan diberikan sertifikat sebagai peserta workshop (participant certificate) dan rumah sakit juga akan mendapatkan sertifikat telah menyelesaikan workshop (accomplishment certificate) dengan memenuhi syarat dibawah ini:
   • mengirimkan survei
   • mengerjakan Kirkpatrick evaluation sebelum dan sesudah workshop
   • kehadiran online diskusi
   • pengerjakan penugasan 1

{tab title=”Pertemuan 1″ class=”danger”}

Komunikasi dalam ICS dan Alat Komunikasi Menggunakan Aplikasi Slack

Selasa, 14 April 2020

Tujuan Pembelajaran Umum : Memahami Alur Komunikasi dalam ICS

Narasumber:

1. Gde Yulian Yogadhita M.Epid, Apt
2. dr. Dhite Bayu Nugroho, MSc, PhD

Fasilitator : Happy R Pangaribuan SKM, MPH

*Hari/Tanggal : Rabu, 15 April 2020

Materi            : Mandiri Penugasan dan Membuat Slack

Tujuan Pembelajaran Umum : Untuk memahami alat komunikasi dalam ICS dengan menggunakan aplikasi Slack
 

MATERI

Pengantar-Software-Komunikasi-ICS_LT

ICS – Komunikasi Resiko

Tutorial Penggunaan Slack

REFERENSI 

adsf

asdf

asdf

asd

asdf

asdf

PENUGASAN

Penugasan 14 April 2020-Komunikasi dalam ICS

Kirim penugasan di sini

{slider title =”Arsip Video” class=”icon”}

{slider title =”Reportase” class=”icon”}

Figure 1 Prof. Laksono Trisnantoro membuka rangkaian webinar komunikasi

Divisi Manajemen Bencana Kesehatan PKMK FK – KMK UGM kembali menggelar kursus jarak jauh mengenai komunikasi dalam Incident Command System (ICS) untuk memperkuat penanganan COVID-19 di rumah sakit untuk angkatan kedua. Setidaknya ada 17 rumah sakit dari seluruh Indonesia yang bergabung hari ini. Kursus online yang diselenggarakan secara gratis ini bisa terlaksana atas kerja sama antaa PKMK dan IPMG. Tujuan dari pertemuan kali ini yaitu membahas implementasi komunikasi dan informasi dalam struktur ICS serta memperkenalkan sebuah platform komunikasi yang direkomendasikan untuk ICS ini.

Moderator kursus yang mulai rutin diselenggarakan sejak Maret yang lalu ini adalah Happy Pangaribuan, MPH. Adapun narasumber pertemuan kali ini adalah:

1. Gde Yulian Yogadhita M.Epid, Apt

Prof. Laksono Trisnantoro selaku guru besar di FK – KMK UGM membuka kursus kali ini dengan menyampaikan bahwa dalam situasi menghadapi pandemik seperti sekarang ini alat pendukung komunikasi menjadi sangat krusial dalam penyampaian informasi. Saat ini, platform yang paling populer digunakan ialah WhatsApp. Namun karena terlalu overrated, informasi di dalam komunikasi WhatsApp sendiri mudah sekali untuk tertimbun dengan pesan – pesan lain. Belum lagi diskusi yang sedang terjadi mudah teralihkan karena seperti candaan maupun hal – hal yang tidak terkait. Pada dasarnya memang WhatsApp ini dirancang lebih condong ke kehidupan sosial bukan ke ICS. Padahal, sistem komunikasi dalam ICS itu sendiri perlu yang tepat guna. Dalam ICS juga harus bisa memaksimalkan pertanggungjawaban tiap bidang serta dapat memperkuat struktur perintah sehingga perlu dicari platform komunikasi yang lain, contohnya adalah Slack.

Selanjutnya, narasumber Gde Yulian M.Epid, Apt menyampaikan implementasi komunikasi dalam ICS. Posisi komunikasi dalam struktur ICS itu bisa lewat internal yaitu alur komunikasi dan informasi, alat komunikasi yang dipakai dan eksternal yaitu masyarakat dan media. Yulian menekankan bahwa penting sekali untuk memahami bagan organisasi ICS. Dimana melalui bagan itu kita dapat melihat bagaimana informasi dalam tim diolah dan dikeluarkan ke luar tim. Di sini Incident Commander (IC) bertanggung jawab untuk menyampaikan instruksi yang jelas kepada staf di bawahnya . Informasi -informasi ini kemudian bisa dikeluarkan kepada penanggung jawab informasi dan juga petugas penghubung. Penting digarisbawahi bahwa sistem komunikasi ICS ini bersifat vertikal sehingga alur komunikasi tidak simpang siur yang akan mempengaruhi konten dari informasi itu sendiri. Kemudian hal yang paling penting adalah saat memberikan instruksi harus selalu ada dokumentasinya. Sangat disarankan untuk ada orang khusus yang ditugaskan untuk merekam semua informasi yang keluar dari IC.

Gde melanjutkan terdapat dua aspek komunikasi yaitu pertama fisik yang berhubungan dengan peralatan dan alat teknologi yang dipakai dan kedua adalah konsep dalam komunikasi. Di saat sekarang ini, banyak contoh informasi yang benar tapi tidak berhubungan sehingga memberi efek yang tidak produktif. Pengirim dan penerima itu harus terkoneksi. Dalam kasus COVID-19 ini, RS yang yang sudah menjadi RS rujukan harus mengetahui bagaimana memberikan informasi yang benar kepada pasien, keluarga pasien, staf penerima pasien misalnya satpam, petugas admin, dan sebagainya. Saat ini kita sudah masuk dalam situasi komunikasi dalam krisis. Sehingga PR kita adalah menghasilkan informasi yang tepat dan cepat.

Dalam sesi diskusi, pembahasan pertama adalah tentang hasil survei yang dikumpulkan oleh 13 RS. Dari situ, terlihat bahwa 84% platform komunikasi yang digunakan adalah melalui WhatsApp, sedangkan baru 38% RS yang memiliki petunjuk pelasanaan komunikasi. Hanya ada 1 RS yang menggunakan rapat koordinasi dalam berkomunikasi. Padahal menurut narasumber kita, rapat koordinasi maupun diskusi verbal yang pastinya dilakukan oleh hampir semua rumah sakit, pun termasuk dalam sistem komunikasi. Sehingga ini juga harus ada alur maupun pencatatannya. Hal ini lalu ditambahkan oleh RS Bethesda Yogyakarta melalui dr. Pudji yang mengatakan bahwa di RS mereka, setiap pagi jam 8 – 10 dilaksanakan rapat yang dipimpin oleh IC. Di situ dilaporkan berapa banyak ODP, PDP dan pasien yang sedang dirawat hari itu, kebutuhan fasilitas dan maslaah – masalah yang dihadapi, informasi dari dinas kesehatan juga disampaikan. Semua dibuat notulen oleh sekretaris.

Contoh lain dari RSIA Muhamadiyah Malang yang memakai grup WhatsApp sebagai salah satu platform komunikasi dan sudah masuk ke juklak. Namun kekurangannya adalah informasi di WhatsApp itu sendiri sering terlewat. Narasumber Pak Gde Yulian kemudian mengusulkan bahwa di juklak tersebut bisa ditambahkan mengenai personel yang mencatat isi dari informasi maupun info – info yang dikemukakan di WhatsApp. Pada intinya sistem ICS ini pertanggungjawabannya harus jelas. Sehingga ke depannya harus dibuat alur komunikasi jika melalui telepon atau diskusi langsung atau HT atau whatsapp atau platform apapun.

Figure 2. Peserta RSIA Muhamadiyah Malang sedang mengikuti kursus online tentang komunikasi dalam ICD

Kasus dari RSUD Ngudi Waluyo Blitar yang disampaikan oleh dr. Dheka adalah belum memiliki juklak tapi saat ini mobilisasi sumber daya sudah berjalan cukup baik. Sehingga tindak lanjut yang diperlukan selanjutnya adalah mendokumentasikan alur mobilisasi tersebut dalam sebuah prosedur. Adapula drg. Siti Andayani dari RS Khusus Kanker Onkologi Sentani yang menyampaikan bahwa di rumah sakit mereka yang masih baru berjalan ini, mereka telah memiliki tata laksana penanggulangan bencana alam. Namun belum memiliki untuk penanggulangan wabah. Ini juga menjadi perhatian dari banyak rumah sakit lain yang belum siap dalam hal manajemen komunikasi untuk menghadapi pandemic seperti saat ini.

Materi selanjutnya disampaikan oleh dr. Dhite Bayu Nugroho, MSc, PhD dari Clinical Epidemiology and Biostatistics Unit (CEBU) FKKMK UGM yang menyampaikan bahwa dalam bencana kita butuh koordinasi internal dan eksternal. Untuk komunikasi kita butuh strategi komunikasi yang tepat. Media komunikasi di sini berperan penting. Saat ini penggunaan platform berbasis internet telah banyak digunakan. Namun untuk koordinasi ICS itu sendiri dr. Dhite menganjurkan untuk menggunakan Slack. Slack ini tersedia di website di laptop maupun di aplikasi di ponsel pintar. Adapun fitur unggulan slack adalah bisa memiliki channels atau kanal-kanal sehingga bisa mendiskusikan topik yang spesifik. Adapun keunggulan lain dari slack adalah untuk dokumentasi dari informasi yang ada, kejelasan dari distribusi dan delegasi tugas, pembagian topik dalam kanal – kanal hingga bisa integrase ke aplikasi lainnya misalnya ke polling, kalender, email dan twitter.

Selanjutnya peserta kursus ini diberikan tugas untuk mengisi bagan dari ICS dan juga mencoba penerapan alat komunikasi menggunakan platform Slack, untuk kemudian dapat dilihat visibilitas dari aplikasi tersebut. Pertemuan selanjutnya akan dilaksanakan pada Kamis, 16 April 2020.

Reporter: Sandra Frans (PKMK UGM)

{/sliders}

{tab title=”Pertemuan 2″ class=”warning”}

Presentasi Penugasan Peserta dan Pengecekan Slack Peserta

Kamis, 16 April 2020

Tujuan Pembelajaran Umum :
Memiliki SOP Alur Komunikasi dalam ICS dan Memiliki Alat Komunikasi menggunakan Aplikasi Slack

Narasumber:

1. Gde Yulian Yogadhita M.Epid, Apt
2. dr. Dhite Bayu Nugroho, MSc, PhD

Fasilitator: Happy R Pangaribuan SKM, MPH

PENUGASAN 

Hasil Penugasan Pertemuan 1

{slider title =”Arsip Video” class=”icon”}

dalam Proses

{slider title =”REPORTASE” class=”icon”}

Figure 1 Kursus Online Komunikasi dalam ICS Hari Kedua

Pertemuan kedua kursus jarak jauh mengenai komunikasi dalam Incident Command System (ICS) untuk memperkuat penanganan COVID-19 di rumah sakit telah berhasil digelar berkat kerja sama antara PKMK FK – KMK UGM dan IPMG. Kali ini pertemuan akan membahas mengenai penugasan yang telah diberikan di pertemuan hari pertama yang lalu. Adapun tugas tersebut adalah untuk melihat sistem komunikasi dalam ICS ini yang telah dilakukan di masing – masing rumah sakit. Juga melihat kemungkinan memakai aplikasi Slack sebagai salau satu platform komunikasi untuk ICS. Moderator pertemuan ini adalah Happy Panggaribuan, MPH, dan pembahasnya adalah Gde Yulian Yogadhita M.Epid, Apt dan dr. Dhite Bayu Nugroho, MSc, PhD. Adapun sebanyak 11 rumah sakit bergabung dalam kursus kali ini.

Selanjutnya Gde Yulian membahas tugas yang telah dikumpulkan oleh RST dr. Soedjono Magelang. Dikatakan, bahwa jalur komunikasi rumah sakit ini sudah jelas. Komandan bencana menyampaikan instruksi satu tingkat ke bawahnya, bukan ke mikro manajemen. Mekanismenya sudah ada, form dan diskusi menyampaikan laporan secara lisan dan jelas (diasumsikan dalam rapat dan ada notulensi sehingga instruksi yang diberikan IC terdokumentasi dengan baik). Jika dari bagan yang ada, maka tergambar bahwa staf di beberapa bidang langsung memberikan laporan kepada IC tidak kepada satu tingkat yang ada di atas. Hal ini lalu dikonfirmasi oleh pihak RST dr. Soedjono bahwa dalam situasi bencana ini, rapat komunikasi diadakan setiap pagi dan sore hari. Kemudian, yang memimpin rapat adalah kepala rumah sakit yang juga adalah komandan satgas. Untuk bidang yang langsung melaporkan ke komandan misalnya bidang keuangan itu untuk kejadian insidentil yang butuh penjelasan lebih lanjut sehingga melapor langsung ke atas. Selanjutnya di RS ini, PKRS menyampaikan laporan situasi eksternal, menyampaikan informasi resiko ke media, masayarakat dan tenaga kesehatan, disetujui oleh komandan bencana dan baru diperbolehkan untuk dikeluarkan. Untuk mekanisme pelaporan, yang merekap laporan dari RST dr. Soedjono Magelang adalah Bidang Pelayanan Medis.

Figure 2 Struktur ICS di RSIA Malang

Selanjutnya yang dibahas adalah struktur ICS RSIA Malang. Di sini terlihat bahwa strukturnya sederhana sehingga lebih mudah dalam evaluasi. Komandan IC memberikan instruksi secara insidentil kepada satu tingkat di bawahnya lewat WhatsApp grup. Hal ini harus diperhatikan untuk pencatatan dari konten komunikasi itu sendiri. Selanjutnya terlihat dari bagan bahwa PKRS memberikan informasi dari semua bidang kepada pihak eksternal. Dalam hal ini dari RSIA Malang menanggapi bahwa sebagai rumah sakit jejaring dari Muhamadiyah, ada kewajiban untuk melaporkan ke yayasan dalam hal logistik, obat – obatan, APD dan sebagainya. Hal ini sebenarnya bisa menjadi poin penting untuk sistem jejaring yang dalam situasi bencana ini sangat diperlukan untuk memperlengkapi rumah sakit. Pembahas kemudian menambahkan bahwa yang penting adalah organisasi dalam rumah sakit, misalnya Satgas, itu sudah berbasis ICS. Hal yang penting adalah aplikasi dari tiga unsur ICS, yaitu pembagian tugas, komunikasi dan rencana cadangan itu sudah ada. Untuk rapat koordinasi, dilakukan setiap hari oleh kepala IGD ke komandan dan kemudian laporan tersebut disampaikan ke dinas kesehatan paling lambat pukul 9 pagi setiap harinya.

Pembahasan selanjutnya RSUD Ngudi Waluyo Blitar. Rumah sakit ini mengadaptasi sistem MIMS (Medical Incident Management Systems). Hal ini juga boleh untuk dilakukan, asalkan tetap fleksibel. Karena yang paling utama adalah kejelasan pembagian tugas. Di RSUD Blitar ini, hampir semua informasi komandan bencana, komandan RS semuanya lewat grup WhatsApp. Sehingga penting untuk dilihat bagaimana dengan pencatatannya. Untuk tim medical support itu mereka masukan ke bagan operasional. Terlihat dari bagan bahwa laporan diberikan kepada komandan bencana dan juga ketua medical support. Tentu saja hal ini juga boleh diaplikasikan namun memastikan untuk semua laporan masuk juga ke komandan bencana.

Dalam sesi diskusi peserta bertanya tentang format pelaporan. Gde Yulian mengatakan bahwa harus ada format baku pelaporan yang tertuang di dalam SOP dan juklak. Walaupun itu pelaporan melalui WhatsApp, juga harus ada formatnya. Juga ketika laporan masuk, harus dicatat kembali. Prinsip dalam penanggulangan bencana adalah dinamis, sehingga yang penting diingat adalah semuanya dikonsep terlebih dahulu dan digunakan oleh semua bidang.

Figure 3 RS Onkologi Sentani Menyampaikan Presentasi Tentang Aplikasi Slack

Sesi selanjutnya adalah membahas mengenai aplikasi Slack. Adapun peserta melaporkan beberapa kendala dalam menggunakan Slack yaitu; harus meminta email, belum bisa membagikan link, perlu pembelajran terlebih dahulu, kapasitas memori yang terbatas, tidak ada Bahasa Indonesia, dan tidak semua fitur gratis. Hal ini kemudian dibahas oleh dr. Dhite Bayu Nugroho. Dhite menyatakan bahwa terdapat perbedaan fitur di handphone dan laptop, dimana di laptop itu lebih lengkap, tapi untuk fitur komunikasi dan pembagian kanal yang menjadi fitur utama Slack bisa diakses melalui handphone. Slack yang dianjurkan untuk dipakai adalah Slack versi yang gratis karena itu pun sudah mencukupi kebutuhan dalam berkomunikasi. Selanjutnya RS Onkologi Sentani yang sudah mencoba memakai aplikasi Slack ini mempresentasikan pengalaman mereka saat mencobanya. Dari situ terlihat usaha mereka yang telah membagi kanal – kanal untuk komunikasi sehingga memudahkan setiap bagian dalam berkomunikasi nantinya.

Pertemuan kedua ini kemudian ditutup bahwa sistem komunikasi dalam ICS ini tidak bersifat pakem, namun bisa dimodifikasi. Bisa juga dapat menggunakan MIMS yang kemudian dimodifikasi bagan – bagan koordinasinya. Rangkap jabatan dalam ICS ini pun mungkin saja terjadi, namun sekali lagi yang penting adalah pembagian tugas dan juga alur serta dokumentasi dari isi informasi itu sendiri. Kemudian, yang kedua untuk platform komunikasi boleh mencoba platform yang baru, namun jika merasa terdapat kesulitan dan butuh waktu untuk mempelajari bisa tetap mempertahankan platform yang lama sambil ke depannya beradaptasi dengan media yang lebih baik.

Reporter: Sandra Frans (PKMK FK – KMK UGM)

{/sliders}

 {tab title=”Rundown Workshop” class=”green”}

{/tabs}