Pusat Kebijakan dan Manajemen Kesehatan FK-KMK UGM

bekerja sama dengan Badan PPSDM Kesehatan, Kementerian Kesehatan

menyelenggarakan

Free Online Workshop

Logistik dalam Incident Command System (ICS)
Penanganan COVID-19 di Rumah Sakit

Selasa – Kamis/ 28 – 30 April 2020

Pengantar

Penanganan COVID-19 merupakan hal baru bagi rumah sakit. Sekarang ini penanganan COVID-19 tidak bisa hanya mengandalkan rumah sakit rujukan yang telah ditetapkan oleh pemerintah untuk menangani COVID-19. Melihat pengalaman rumah sakit yang bukan rujukan juga menerima dan melayani ODP dan PDP. Maka mau tidak mau semua rumah sakit harus gerak cepat untuk menilai kapasitas yang dimiliki dalam menghadapi penanganan COVID-19. Kapasitas yang dimaksud dalam hal ini termasuk sistem komando, fasilitas, SDM, dan logistik.

Rumah sakit sudah mengaktifkan tim atau satuan tugas untuk penanganan COVID-19. Tim tersebut terbentuk dalam satu struktur organisasi sistem komando berbasis Incident Command System (ICS) yang mencakup komandan, bidang operasional, logistik, perencanaan dan keuangan/administrasi. Dalam struktur organisasi tersebut telah disertakan alur komunikasi antar bidang (internal) dan komunikasi eksternal. Namun, hal yang menjadi pertanyaan adalah bagaimana masing – masing bidang ini bisa memenuhi kebutuhan mereka selama bertugas? Bagaimana RS dapat menjamin kesinambungan pelayanan kesehatannya secara komprehensif yang dapat dicapai dengan menggunakan sistem komando seperti ICS?. Menggunakan pendekatan sistem insiden komando diharapkan RS dapat memanfaatkan struktur yang ada dan komunikasi yang efektif antar bidang, sehingga bidang logistik dapat memenuhi kebutuhan bidang operasional melalui perencanaan yang optimal. Lebih jauh lagi bagaimana RS dapat melakukan identifikasi dan pemetaan sumber daya, baik di dalam maupun di luar RS menggunakan jejaring potensial, baik dari instansi pemerintah maupun non pemerintah seperti relawan dan lembaga swadaya masyarakat.

Seyogyanya masing – masing bidang akan melaporkan permasalahan dan list kebutuhan kepada komandan, kemudian komandan berkoordinasi dengan bidang logistik. Kondisi dan permasalahan yang ada perlu didokumentasikan dan dipetakan untuk dicari jalan keluarnya segera. Situasi ini juga perlu dikomunikasikan dengan baik ke stakeholder lokal maupun nasional sehingga sumber daya dapat terdistribusi dengan baik dan permasalahan kesehatan dapat tertanggulangi. Dengan demikian, tidak hanya rumah sakit, namun stake holder dan masyarakat dengan mudah mengetahui kapasitas dan kebutuhan layanan kesehatan yang dapat diberikan selama penanganan COVID-19.

Tujuan Workshop

Divisi Manajemen Bencana Kesehatan akan mengadakan Workshop Logistik dalam ICS pada Penanganan COVID-19 di rumah sakit, workshop ini akan membahas dasar – dasar aspek logistik dalam ICS, alur identifikasi kebutuhan dan perencanaan sumber daya, SOP –SOP terkait logistik dan alat/platform komunikasi informasi untuk memperlancar dan meningkatkan efektivitas dan efisinensi permintaan kebutuhan logistic. Workshop ini bertujuan untuk menguatkan aspek logistik dalam ICS pada Penanganan COVID-19 di rumah sakit

Output

• Peserta memahami alur, tugas dan fungsi perencanaan kebutuhan dalam ICS,
• Peserta memahami bagaimana mengidentifikasi kebutuhan dan pasokan sumber daya di dalam dan sekitar rumah sakit,
• Peserta memiliki SOP permintaan kebutuhan logistik,

Peserta dan Persyaratan

Peserta workshop adalah peserta yang telah mengikuti workshop Aktivasi Hospital Disaster Plan berbasis Incident Command System (ICS) dan workshop Komunikasi dalam ICS. Diikuti oleh 3 orang yang tergabung dalam ICS RS dalam Penanganan COVID-19

Waktu Pelaksanaan

Hari/Tanggal  : Selasa – Kamis/ 28 – 30 April 2020

Pukul             : 10.30 – 12.00 WIB

Agenda Kegiatan

Persiapan Workshop

1. Seluruh peserta dipastikan masuk ke grup WA Logistik dalam ICS Angkatan III
2. Seluruh peserta mengerjakan Kirkpatrick, silahkan klik link berikut https://forms.gle/EeugWGRpMbkdY3bS6 
3. Seluruh rumah sakit yang terdaftar mengikuti workshop akan diberikan sertifikat sebagai peserta workshop (participant certificate) dan rumah sakit juga akan mendapatkan sertifikat telah menyelesaikan workshop (accomplishment certificate) dengan memenuhi syarat dibawah ini:
   • mengerjakan Kirkpatrick evaluation sebelum dan sesudah workshop
   • kehadiran online diskusi
   • pengerjakan penugasan 1

{tab title=”Pertemuan 1″ class=”danger”}

1. Logistik dalam ICS Rumah Sakit pada COVID-19
2. Memproyeksikan dan Memastikan Kebutuhan APD dengan Standard yang Tepat pada COVID-19

Selasa, 28 April 2020

Tujuan Pembelajaran Umum : Memahami kegiatan logistic dalam ICS

Narasumber  :

1. Gde Yulian Yogadhita M.Epid, Apt
2. Tim PPI RS

Moderator : Happy R Pangaribuan SKM, MPH

MATERI

Materi I – Logistik dalam ICS

Penghitungan kabutuhan APD

Pemakaian APD  & Zona  Risiko Infeksi

REFERENSI 

ASHP Statement on the Role of Health-System Pharmacists in Emergency Preparedness

Comodity package presentation COVID-19

COVID-EFST_v1.1_Shared2_final -Yogyakarta

FIP Statement of Policy

Georgia Dept.of Health – NIMS ICS HICS_2014

Hashikura,M – Stockpile of PPE in Hospital Settings PIP 2009

HICS_Guidebook (log 45x hal 63), 2014

ICS organizational structure and elements, hal 8, 2018

INO COVID_Estimation_Scenario_5_10_20_DCP_V7 (250320)

Kepmenkes-059-tahun-2011-Pedoman-Pengelolaan-Obat-dan-Perbekalan-Kesehatan-Pada-Penanggulangan-Bencana

Logistic Chain in Emergency

Major-Incident-Medical-Management-and-Support-Third-Edition

Perka BNPB no 6 tahun 2009 ttg Pedoman Pergudangan

UJPH – Expanding the Pharmacist’s Role in Public Health

VanVactor-HCLogindisasterplanning

WHO PAHO – HumanitarianSupply, 2001

{slider title =”Arsip Video” class=”icon”}

{slider title =”Reportase” class=”icon”}

{/sliders}

{tab title=”Pertemuan 2″ class=”info”}

Interoperabilitas ICS di Rumah Sakit dengan Sistem Klaster Nasional/Daerah dan antar-Klaster

Rabu, 29 April 2020

Tujuan Pembelajaran Umum : Memahami Komunikasi jejaring untuk menginisiasi permintaan kebutuhan sumber daya ke luar RS (resource mobilization)

Narasumber  : Gde Yulian Yogadhita M.Epid, Apt

Moderator     : Happy R Pangaribuan SKM, MPH

MATERI

Materi II – Interopability ICS dengan Klaster Logistik

COVID-EFST_v1.2_updated-DIY

PENUGASAN

Penugasan Pertemuan 2

Kirim penugasan di sini

{slider title =”Arsip Video” class=”icon”}

{slider title =”Reportase” class=”icon”}

Pusat Kebijakan dan Manajemen Kesehatan (PKMK), Fakultas Kedokteran, Kesehatan Masyarakat dan Keperawatan, UGM bekerja sama dengan Kementrian Kesehatan RI kembali menggelar workshoponline dengan tema Manajemen Logistik dalam Incident Command System (ICS). Adapun workshop ini merupakan angkatan ketiga dari rangkaian workshop untuk manajemen COVID-19 di rumah sakit yang telah diselenggarakan oleh PKMK sejak bulan Maret yang lalu. Tujuan dari pertemuan kali ini untuk membahas interoperabilitas ICS di rumah sakit dengan sistem klaster nasional/daerah dan antar – klaster dan juga membahas tentang proyeksi kebutuhan APD dengan standar yang tepat.

Figure 1 Narasumber dan Peserta Kursus Online Angkatan Ketiga

Moderator kursus adalah Happy Panggaribuan, MPH dengan dua orang narasumber yaitu:

1. Gde Yulian Yogadhita M.Epid, Apt

Konsultan di Divisi Manajemen Bencana PKMK FKKMK UGM

1. Sri Purwaningsih, Skep, NERS, Msc

Komite PPI RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta

Gde Yulian menyampaikan materi pertama mengenai interoperabilitas ICS di rumah sakit dengan sistem klaster. Banyak sekali rumah sakit yang sudah memulai inisiatif untuk mendapatkan bantuan karena susahnya mendapatkan bantuan secara resmi. Di media sosial banyak tersebar poster dari rumah sakit yang menuliskan permintaan bantuan mereka, baik itu kebutuhan APD, ventilator, maupun relawan. Hanya saja, sistem seperti ini jika tidak diorganisir dengan baik akan mengakibatkan penumpukan bantuan di beberapa tempat dan tempat lain yang tidak mendapatkan bantuan sama sekali.

Oleh karena itu penting untuk memetakan bantuan melalui sistem klaster baik itu di tingkat daerah, nasional maupun antar klaster. Sistem klaster dibuat agar memudahkan saat penanganan bencana baik itu becana alam dan bencana non alam, karena sudah ada skema untuk potensi bantuan yang bisa didapat dari dalam rumah sakit, lingkungan sekitar RS, pemda, bantuan swasta sampai ke bantuan luar negeri. Potensi – potensi ini yang harus bisa dimanfaatkan oleh RS. Misalnya untuk pemakaman jenazah, bisa bekerja sama dengan BPPD, seperti di Yogyakarta, dimana BPPD akan menghubungi SAR daerah. Dalam hal crowdfunding, bantuan sosial sampai ke relawan, faktanya negara Indonesia termasuk loyal dalam berkontribusi/ berdonasi.

Saat ini, bantuan makanan maupun Alat Perlindungan Diri (APD) banyak disediakan oleh masyarakat. Bagaimana RS memanfaatkan hal ini? Idealnya di setiap daerah memiliki klaster kesehatan atau gugus tugas. Dimana mereka yang akan mendata kebutuhan dan bantuan yang masuk. Bertindak sebagai katalisator sehingga bantuan dapat didistribusikan secara merata. Sehingga ini menjadi tugas kita untuk membicarakan hal tersebut ke pemerintah daerah untuk dapat membangun sistem pemetaan bantuan. Saat ICS ini diaktifkan tiga komponen, yaitu tata kelola, komunikasi dan logistic, sudah masuk dalam rencana kontingensi daerah. RS sudah tau apa yang harus di lakukan, apa yang dibutuhkandan ke mana meminta bantuan. Untuk skala nasional Indonesia ada website untuk pemetaan bantuan yaitu: https://bit.ly/inventoriCOVID19, yang merupakan kolaborasi multi pihak untuk bersama melawan COVID-19.

Selanjutnya ada pertanyaan dari peserta mengenai hambatan dalam pengelolaan logistik yang selama ini dialami, karena sering terjadi tumpang tindih bantuan akibat tidak berkoordinasi sebelumnya. Hal ini kemudian dijawab oleh narasumber bahwa kejadian seperti itu sering terjadi jika kemampuan manajemen dari pemimpin itu kurang mumpuni. Dalam penganggulangan bencana, biasanya ada dua jalur permintaan bantuan, yaitu jalur resmi dan jalur inisiatif. Untuk jalur resmi yaitu melalui pemerintah daerah, rumah sakit menghitung dulu kebutuhan logistik seperti yan telah dibahas oleh di Kursus ini di minggu sebelumnya. Kemudian perhitungan tersebut dikomunikasikan ke Incident Commander (IC) rumah sakit yang akan melaporkan ke dinas kesehatan setempat atau ke gugus tugas. Selanjutnya IC daerah yang akan melakukan koordinasi dan prioritas bantuan.

Figure 2 Siklus Komunikasi untuk Logistik

Pembahasan selanjutnya adalah memahami alur komunikasi untuk menginisiasi permintaan kebutuhan sumber daya ke luar RS pada COVID-19. Gambar dua menunjukkan bahwa alur komunikasi yang sudah dibahas pada minggu sebelumnya yang dimulai dari manajer medis lalu ke IC dan seterusnya. Dalam pertemuan kali ini penting sekali untuk menyiapkan berita.

Bagaimana mengkomunikasikan bantuan. Ini sudah dibahas di pertemuan yang lalu. Pertemuan kali ini menekankan akan pentingnya rumah sakit untuk menyiapkan BAST Berita Acara Serah Terima (BAST). Hal ini selain untuk dokumentasi bantuan yang masuk ke rumah sakit, juga sebagai dokumen resmi yang berguna saat audit rumah sakit. Selain itu, protokol dalam penerimaan bantuan pun harus diperhatikan. Dalam mempelajari ICS ini, selain komunikasi yang efektif juga sebagai jaminan keamanan untuk pendistribusian bantuan. Supaya jangan sampai relawan ini menjadi celah untuk COVID-19 ini masuk.

Selanjutnya RS Dewi Sri membagikan pengalaman mereka bahwa untuk pemetaan bantuan dari luar rumah sakit belum ada. Juga belum mengenakan BAST. Sejauh ini pencatatan bantuan yang masuk itu dilakukan di bagian logistik (farmasi). RS Dewi Sri sendiri telah banyak menerima bantuan sejak pandemi COVID-19 ini baik itu dari dinkes, komunitas ojek online, partai politik, maupun bantuan internal karyawan rumah sakit berupa kiriman makanan.

Figure 3 Penggunaan APD Berdasarkan Zonasi

Selanjutnya Sri Purwaningsih selaku Komite PPI RSUP DR Sardjito memaparkan penggunaan APD yang tepat dalam pandemi COVID-19 ini. Sri memulainya dengan mengingatkan kembali tentang transmisi virus Corona yang bisa melalui droplet, kontak dan airborne bila terdapat tindakan/prosedur medis yang menghasilkan aerosol seperti suction, intubasi, nebulisasi dan bronkoskopi. Kewaspadaan standar bukan hanya tentang APD. Implementasi hygiene juga harus diperhitungkan, seperti cuci tangan yang benar dan juga etika batuk.

Pengaturan APD sendiri dilakukan berdasarkan zonasi. Tujuan zonasi adalah mencegah penularan dan pemakaian APD sesuai kebutuhan. Terdapat tiga macam zona warna berdasarkan resiko penularan. Zona merah yaitu area yang langsung berhadapan dengan pelayanan pasien COVID-19, dimana aksesnya sangat terbatas. Petugas yang bertugas atau melalui zona merah ini APD – nya menyesuaikan berdasarkan dimana dia bertugas misalnya APD untuk ruang asesen poli COVID-19. APD yang harus dikenakan adalah kimono/ hacinco khusus poli, penutup kepala, pelindung wajah (google/visor), masker bedah, masker N95 digunakan bisa melakukan tindakan beresiko aerosol, sepatu tertutup dan sarung tangan medis. Jangan lupa pasang papan/tulisan pengumuman, sebagai peringatan supaya orang tidak melewati area tersebut. Sedangkan untuk zona kuning, yaitu area transisi dengan resiko sedang, misalnya di triage IGD, APD yang digunakan adalah kimono atau hacinco khusus IGD, penutup kepala, masker bedah, sepatu tertutup, goggle/faceshield. Serta harus selali menjaga jarak kontak minimal 1 meter. Untuk zona hijau yaitu resiko rendah, APD yang dipakai sangat minimal sekali.

Perlu dibuat peta untuk masing – masing bangsal dan poli, dimana ruangan pemakaian dan pencopotan APD, letak lemari, alur keluar masuk dokter dan pasien. Petugas yang menata ini, mendapatkan penjadwalan yang lebih pendek. Dekontaminasi, melepas APD dengan cara yang tepat dan benar, lalu petugas mandi. Penting juga untuk sediakan cermin dan poster dari panduan cara memakai dan melepas APD.

Pembahasan selanjutnya adalah perhitungan APD layanan COVID-19 yang bisa menggunakan rekomendasi Kemenkes. Perhitungan berdasarkan zonasi dan level APD yang dibutuhkan. Untuk non rawat jalan, dihitung dalam setiap shift jaga, berdasarkan tingkat ketergantungan pasien, jenis tindakan dan jumlah staf yang bertugas. Hal ini untuk memastikan segala kebutuhan dapat terekam dan tercukupi dengan baik.

Materi lanjutan workshop ini bisa dilihat di: www. bencana-kesehatan.net

Reporter: Sandra Frans (PKMK UGM)

 {/sliders}

{tab title=”Pertemuan 3″ class=”success”}

Presentasi Penugasan Peserta

Kamis, 30 April 2020

Narasumber     : 1. Gde Yulian Yogadhita M.Epid, Apt
                       2. Tim PPI RS

Moderator        : Happy R Pangaribuan SKM, MPH

MATERI

Materi II – Interopability ICS dengan Klaster Logistik 

{slider title =”Arsip Video” class=”icon”}

{slider title =”Reportase” class=”icon”}

 {/sliders}

{tab title=”Rundown” class=”yellow”}

{/tabs}